过分析高校院系办公室管理工作的特点，阐述了办公室管理工作中的面临的问题，从健全规章制度、提高综合素质、强化科技意识、引进先进管理理念等方面详细探讨了新时期如何加强院系办公室的管理工作。
　　关键词：院系办公室；管理工作；综合素质；管理理念
　　中图分类号：g47 文献标识码：a
　　文章编号：1009-0118（2012）09-0043-02
　　
　　高校院系办公室是院系完成学校下达的教学、科研和其他管理任务的办事机构。其主要职能是协助院系领导处理日常事务，承办学校及有关部门、院系领导交办的有关工作。随着高校教育体制改革的不断深化，由此带来的管理权限的下放和管理内容的增加，使得高校院系办公室承担的管理工作任务更重、难度更大、要求更高。教育改革的新形势要求院系管理干部要审时度势，不断地总结经验、开拓思路、励精图治，只有认真研究新时期高校院系办公室的工作特点，分析院系办公室工作中存在的主要问题，创新管理理念，才能提高院系办公室的管理水平，确保圆满完成学校下达的教学、科研和其他任务。
　　一、新时期院系办公室管理工作的特点
　　院系办公室在高等学校的管理活动中，是一个学校的管理机构、办事枢纽，起着承上启下、协调内外、保证各项工作顺利进行的桥梁和纽带的作用，代表着一个院系的形象和管理水平。随着高校改革的深入，学校的管理权限不断下移，新时期院系办公室工作的特点主要表现为：
　　(一)独立自主性增强
　　作为基层运行的中枢机构，院系办公室除了发挥其联系内外、承上启下、协调左右的作用，还要更多地参与到院系建设的方向与重点的探讨、实践当中去，以院系发展的方向和重点为主导，自主规划出一条富有活力、对院系建设和发展起到促进作用、体现院系特色风貌的运作模式。www.11665.coM
　　(二)参谋助手作用提高
　　在高校不断深化改革与不断发展的形势下，办公室作为院系的综合管理机构，接触面广、信息量大，对学校的一些重要情况有较全面的掌握，更是院系建设、中心任务、阶段性工作重点的直接践行者。这就进一步要求院系办公室的工作人员要主动抓好信息管理工作以及反馈工作，为领导进行决策提供较为全面、系统、周密的信息，提供参谋服务。
　　(三)工作任务更加繁重
　　学校行政机关与院系的工作联系都是通过院系办公室开展起来的，在新形势下，院系逐步成为相对独立的教学和科研单位。院系办公室不仅是负责单纯的教务和学生管理工作，还要开展教学、科研、图书资料、师生管理和后勤服务等诸方面的组织，院系在发展建设过程中遇到的纷繁复杂的问题也需要院系办公室协调解决。
　　(四)管理工作更加社会化
　　当前各高校都在探索教育推向社会、推向市场，走教育产品市场化、教育形式多样化、教育手段现代化的新路子。这就要求院系办公室管理干部要有较强的经济意识，开拓思路，协助院系领导做好各项工作。
　　二、院系办公室管理工作面临的问题
　　(一)人员的综合素质不高
　　办公室工作要讲效率、讲质量，工作人员的综合素质是关键。办公室的工作人员,相对于院系的专业教师来说，一般不是学校培养的专门人才，学历、知识结构各不相同，水平层次参差不齐，综合型、复合型的高素质人才较少,这在很大程度上影响了院系整体实力的提升与全面发展。
　　(二)作用发挥不充分
　　长期以来，受传统思维、传统管理模式的影响,“办事、办会、办文”成了办公室工作的主要任务,“接接听听、收收发发、抄抄写写”成了办公室的主要工作，这就影响了办公室作用的充分发挥。高校院系办公室既是枢纽机构，又是领导的参谋和助手部门，起着承上启下、沟通左右的重要作用，既是窗口又是形象，要充分挖掘办公室的作用和职能，实现高校的跨越式发展，使高校院系办公室大显身手。
　　(三)管理手段滞后
　　目前，各行各业都在向信息化方向发展，对办公室处理信息的系统化、时效性要求越来越高。办公室现有的办公设备和传统的工作方法、模式不利于教学、科研及其它事务的管理，在一定程度上严重影响了办公室发挥其参谋、助手、耳目、协调、桥梁的作用。
　　三、新时期加强院系办公室管理工作的相关思考
　　针对院系办公室管理所具有的特点和问题，要适应改革的浪潮，院系办公室只有实现更全面、更深入、更规范的建设，才能适应环境，满足内外的需求。

　　(一)建立健全办公室规章制度
　　建立健全各种规章制度，并与时俱进地及时修订和完善，充分发挥制度的约束力，是实现办公室资源的合理化、办公人员的行为规范化，提高办学效益和办学水平的有力保障。科学的管理制度是强化时效性的“硬件”。院系办公室工作繁杂琐碎，常规工作面广量大，要做到杂而不乱、规范有序，就必须依靠完善的规章制度来约束。只有通过加强制度建设，做到制度完善、责任明确、程序合理，才能保证院系办公室工作的高效运转。
　　1、要建立严格的岗位责任制。要明确院系办公室各岗位的工作职责，制定工作细则和量化标准，把工作任务分解并落实到具体人身上，做到岗位到人、责任到人。当然，在明确岗位责任制的同时，还要提倡协作精神和奉献精神，做到岗位分工不分家，互相支持，团结协作。
　　2、要制定监督、考核、奖惩等具体工作制度，保障岗位职责的落实。同时，要加大制度的约束力度。院系办公室及其人员必须增强照章办事的自觉性，增强规章制度本身的约束力和透明度，严格执行所制定的各项规章制度，并诚恳接受广大师生的监督。
　　(二)努力提高办公室人员综合素质
　　办公室人员素质的高低，是能否做好服务工作的前提和基础。政治思想是做好工作的前提，业务知识则是做好工作的基础。
　　1、办公室人员应当加强政治理论学习和党性修养，提高思想认识水平。通过政治理论学习和党性教育，提高办公室人员的思想认识，增强办公室的服务意识。只有学习和掌握科学的理论，才能使办公室人员站得高、看得远，增强服务的主动性，从而有效地提高办公室的工作水平、质量和效率。 室人员应当提高文化素质。合理的文化知识结构和广博的知识，是视野开阔、思想敏锐、富于开拓创新的前提。办公室人员只有全方位地提高文化素质，才能全面提高文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、处理突发事件的应变能力、操作现代化办公设备的能力，从而提高办公室的服务质量和绩效。
　　3、办公室人员还必须提高业务素质。业务素质是顺利完成岗位工作任务的根本保证。随着科学技术的发展，知识更新的速度日益加快，办公室人员必须具有超前意识，树立终身学习的理念，不断提高自身的业务素质，更新知识，掌握办公现代化管理的方法和手段，从而适应不断复杂化的高校管理工作。
　　(三)强化科技意识，建立信息化管理平台，实现办公自动化
　　一方面要建立信息化管理平台。这就要求院系要跟随时代步伐，加强硬件建设，改善办公条件，充分利用现代办公设备来提高工作质量和效率。另一方面，办公室人员要及时更新理念。要自觉树立现代科技意识，努力学习和掌握先进的办公自动化技能，并将其应用于自己的本职工作中，推进无纸化办公。要建立适应高等学校发展所需的院系信息管理系统，实现事务处理信息化、咨询决策智能化、指挥调控现代化。
　　(四)引进新的管理理念，营造良好的工作氛围
　　改进和完善院系办公室管理，要求办公室整体建设不断引入先进的管理方法和理念，构建新的管理模式，才能开创办公室工作的新局面。
　　1、引进企业战略管理理念
　　办公室要在未来的发展中适应学校的发展，就要有自己的定位，围绕学校、学院的中心工作制定自己的发展计划、发展目标。办公室人员要科学地、有步骤地、一环接一环地制定办公室工作计划，形成办公室管理目标体系。期间再对目标进行细分并落实到人，实现目标责任制和岗位责任制。
　　2、引进学习型组织管理理念
　　在办公室建设中引进学习型组织管理理论，是提高运作效能的需要。作为院系的运行中枢，办公室必须强调其结构的弹性化与灵活性，才能临危不惧，迅速做出应变与部署。院系办公室可以通过以下几个方面的努力，实现学习型组织的要求。
　　（1）明确目标愿景。通过树立共同的目标、价值观与使命，增强集体的凝聚力和向心力；通过协调，改善各部门、各事项之间的关系，以学校大局为出发点，以统一目标为聚力点，发挥各方面的积极性，形成合力，齐抓共管。
　　（2）增强组织的学习能力。强调全员学习、全程学习，进而不断提高学习力和创新力，实现持久学习力和知识创新能力。
　　（3）优化组织结构。理顺办公室的管理体制，实现办公室结构的扁平化、低复杂化、分权化的办公室结构，提高组织的应变、沟通能力。
　　总之，高校院

系办公室管理工作的建设和发展是一个长期的过程，办公室的工作人员应当积极、优质、高效地做好办公室的各项工作，坚持与时俱进，不断创新机制和方式方法。只有不断地完善，不断地更新，向着不断优化的方向发展，才能促进办公室管理的科学化、智能化、信息化，才能使办公室管理工作达到一个新的台阶，使之真正起到管理枢纽和桥梁的作用，才能适应现代高校的要求，从而有序推动高等学校的健康和谐发展。
　　
　　参考文献：
　　［1］郝应广.新形势下的高校院系办公室管理模式探索［j］.赤峰学院学报(汉文哲学社会科学版),2008,(2).
　　［2］赵振.浅析高校院系办公室管理优化的途径［j］.科技信息,2010,(17)：150.