摘要:档案作为社会整体记忆的一部分,承担着艰巨的社会责任。在现实中,存在着对档案专业社会化服务内容的认识误区。对于建设高质优效的公众服务体系等深层次问题,更缺乏深入的思考,建立一个总体明确、分步实施的战略规划迫在眉睫。本文对档案馆、档案中介机构、档案行政管理部门各自在服务领域应该发挥的职能进行了综合分析,并分别从公益性、商业性、协调发展三方面制定了对应的具体实施途径,以求打破档案部门内在的惰性,凝聚社会力量,建立档案社会化服务的完整体系,做到纵横结合,实现优势互补,共同实现档案专业社会化服务,以进一步扩大档案的社会影响力,最终提高档案的社会化程度。
　　关键词:档案社会化服务体系战略思考
　　
　　档案是一种特殊的社会资源,来源于社会实践,最终又服务于社会实践。狭义地看,档案专业社会化服务似乎仅是档案界的“内部事务”。而在另一些人的意识中,档案专业社会化服务的内容又是局限于由类似档案服务中心这样的机构提供的商业性服务。这两种认识其实都存在误区。档案专业社会化服务不是档案馆功能的简单扩展,也并不仅等同于市场化服务。事实上,“档案专业社会化服务是档案事业的发展与社会对档案、档案工作需要的有机结合,是档案、档案工作融入社会、服务社会的动态过程”。①
　　目前,很多档案部门在创新服务方式方面做出了有益的尝试。但这些在总体上不能掩盖档案社会服务水平仍然较低的现实。对于建设高效优质的公众服务体系和社会发展机制等深层次问题,还缺乏深入的思考。大多数论述档案社会化服务的文章,看上去更像是档案馆服务创新的经验总结。www.11665.coM由于缺乏系统的理论指导,档案社会化服务显现出的基本是一幅各自为阵、无序经营的局面。当务之急,则是需要我们真正认清档案社会化服务的内涵,确立清晰的指导思想,建立一个总体明确、分步实施、积极稳妥、循序渐进、持续发展的档案专业社会化服务战略规划,进而在战术框架下有组织、有领导、有计划、有步骤地做好各项具体工作,最终促成服务社会目标的实现。
　　
　　一、提高档案馆社会公益性服务能力,拓展社会服务空间
　　
　　档案馆是档案工作的主体,既具有收集、保管、利用档案资料的基本功能,还具备完善政治、发展经济、繁荣科研、宣传教育等社会功能。前苏联把档案馆的职能划分为“业务职能”和“社会职能”,②其中“社会职能”主要是组织利用档案为社会各项事业和公民个人服务。欧美等西方国家的档案馆在服务社会方面更是先行一步,档案馆面向社会各个方面全方位开放,且大部分服务内容都属于免费,档案意识已经深深渗入到社会公众脑海之中。反观我国的档案馆,在过去很长一段时间内,服务理念封闭,服务对象单一,服务手段落后,社会化程度较低,与实现档案馆社会属性的要求不相符合。而无论是从公共行政的发展趋势,还是从档案专业的角度来审视档案事业的未来发展,档案馆工作最终是面向社会大众。在此背景下,档案界对社会化服务从理论和实践上作出了及时的调整和回应。要真正提高档案馆为社会提供公益性服务的能力,努力拓展社会服务空间,应致力于积极做好以下工作:
　　1.拓宽收集渠道:“无米之炊,巧妇难为”,丰富的馆藏是服务社会的前提。尽管近些年档案馆在此方面取得一些进步,但总体上离社会的需求还有很大距离。只有从不同层面反映历史全貌的馆藏,才能满足社会的不同需求。接收和征集的重点应是与各地发展联系紧密的,与公众要求密切相连的档案。尤其是历史照片、名人档案、地方特色档案、家谱档案等,要充分发动社会公众参与到档案资源建设中来。
　　2.发挥基地作用:在重要节、假日或者纪念日举办档案展览的做法很好,值得肯定,但仅这样还不够。除了展览的内容应该更加宽泛,还应该配以与展览内容相关的讲座、学术研讨会、报告会,甚至可佐以播放电影、电视等方式,将档案信息、国家历史、典型人物等内容向社会广泛宣传,吸引更多的人到档案馆来。同时在保证社会效益的前提下,档案馆应该大胆吸纳社会力量和民间资本进行合理开发,创新陈列方式、创新展示手段、丰富展出内容,拓展自身建设和发展的空间。
　　3.加强信息开发利用:广泛开展纵横向的联合,动员运用社会力量共同开发馆藏信息资源,为社会提供专业性、知识性、个性化的档案信息,尤其是要注重网络信息资源的采集、开发、共享,使信息服务覆盖政府部门、专家学者、学生、专业技术人员、普通群众等所有利用者,并形成一种相对稳定的信息提供和利用的渠道。各档案馆应注意针对不同社会群体的档案信息需求,突出服务目标和运行状况的个性和特色。
　　4.加快信息化建设:档案信息化建设包括了信息网络建设、信息技术应用、信息产品与服务、信息化人力资源、相关政策标准制定等内容。从目前我国情况来看,大多数档案馆是以基础设施建设和档案原文数字化为主,离实际利用者的需求还有不小的差距。通过加快信息化建设,建立各种专题数据库(尤其是融入编写者创作智慧和思维活动的独创性数据库,如图片资料库、科研成果库、大事记数据库、专家学者库等),对已完成数字化的信息进行拆分、整理、合并,进行专题开发,强化与用户的互动与交流。
　　5.做好政府信息公开查阅:档案馆作为依法指定的政府信息公开查阅场所之一,应抓住全社会普遍关注的时机,认真做好信息的收集、管理、利用工作,向公众提供集中、规范、权威、系统的政务信息,切实保障公众的知情权、参与权、监督权。要总结已开展的现行文件阅览服务工作的经验和问题,完善政府信息公开查阅工作。整合馆藏档案和已公开政府信息两种资源,编制专题文件汇编或专题摘编等,为公众提供有效服务。
　　6.组织各种社会活动:档案馆应根据活动对象和特点,组织多种形式的社会活动,发动公众更多地参与到档案馆策划的文化和休闲活动中。例如举办“档案馆日”活动,吸引公众走进档案馆,扩大档案馆的影响力;例如在长假期间向公众开放,树立档案馆为民服务的新形象;例如将“家庭档案”作为“一种贴近民众的先进文化”服务于社区和家庭等等,使档案观念深入人心。
　　
　　二、推进档案中介机构商业性服务进程,培育社会服务市场
　　
　　目前,我国的档案中介机构从运营模式上看,大致可以分为两种:
　　一是行政扶持的模式,由档案部门设立,面向社会提供服务,也可称为“体制内中介机构”。这种模式的机构并不存在独立性,不是独自承担市场风险和资金运转,因此严格地说,并不能算是真正的社会服务中介机构,只能说是档案部门对社会服务的一种新形式。
　　二是以法人资格存在的、市场化运作的商业性档案中介机构,也可称为“体制外中介机构”。它们由社会力量独立创办,资本直接来源于民间投入,与档案行政管理部门在人员、财务、职能等方面完全脱钩,权责明晰,独立经营,自负盈亏。尽管独立的档案中介机构已经在不少地区出现,而且也体现出明显的社会效益和经济效益,但总体上仍处于发展的初级阶段,在社会上没有培育出一个成熟完善的市场,这就决定了我国大部分档案中介机构暂时摆脱不了与档案行政部门千丝万缕的关系。但随着社会主义市场经济体制日益完善,档案中介机构的市场趋势是不可逆转的。
　　档案部门需要做的,就是承认并接受这种现实情况,并把它作为制定社会化服务规划的前提。在目前以行政手段扶持仍不可避免的过渡性情况下,要立足长远,打破行业垄断,通过行政引导,营造和培育市场空间,为商业性中介机构提供适宜生长、繁荣的土壤,并在时机成熟的条件下进行职能“让位”和“退位”。这需要壮士断腕的勇气和高瞻远瞩的眼光,毕竟从短期效益来看,这会改变不同群体的利益分配格局。但从长远来看,恰恰是因为新生力量的产生和推动,档案事业才能真正根植于民,回归社会。当然,仅仅依靠行政管理部门的帮助是不够的,档案中介机构必须要积极主动,练好“内功”,提供给社会优质高效的服务。

　　1.打造核心竞争力:中介机构要在市场竞争中站稳脚跟,必须具备自身的核心竞争力。概括起来,应该做到“四化”:个性化、专业化、知识化、网络化。首先要把用户的需求作为风向标,准确及时地提供有针对性的个性服务。其次要能够为社会提供专业性强的技术事务服务,如价值评估鉴定、修裱、缩微制作、消毒杀虫等。第三要能将显性和隐性知识进行集成整合,有效地解决用户某方面急需的知识空缺,实现档案信息内容的增值。第四是要充分利用现代化技术管理和传播,利用内容丰富、功能完备的网络平台提高服务效率。
　　2.积极向新领域拓展:随着社会的转型和发展,对档案的需求拓展到多个领域。中介机构要善于把握市场的变化,积极介入到新领域的档案服务中。如为大量民营中小企业制定档案管理方法和体系,长期帮助其整理档案;代存、整理撤并企业的档案;为重点建设项目单位提供咨询、评估等服务。还有比如物业管理档案、信用档案、破产清算档案等多个领域都有待档案中介机构去挖掘开发。
　　3.构建良好营销渠道:要做好市场服务,必须有稳定并高效成长的用户群体。良好的营销渠道可以有效培育用户,促进市场的启动与拓展。中介机构可以通过聘请信息员,提供一定量的需求信息,并提供相应奖励。根据收集的信息,建立用户信息平台,全面掌握用户群甚至是潜在用户群的基本情况,据此制定不同的服务策略。要根据用户对服务满意度的调查和反馈,随时调整改进服务内容和质量。
　　4.加强与档案部门联系:一方面中介机构要接受档案行政管理部门的监督指导,另一方面中介结构应该积极主动加强与档案部门进行具体业务的沟通交流,要及时学习档案法律法规和业务标准,以便更好地承接由档案部门转移出来的微观管理职能。目前很多档案馆已经开展了部分业务外包,甚至有些政府机关和企事业单位已经将档案业务进行了整体外包。因此中介机构要争取获得档案部门的推荐,积极参与到档案业务的外包项目中。
　　5.做好行业自律:中介机构要自觉接受工商行政管理部门的行政监督和档案行政管理部门的业务监督,依照《公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》、《档案法》开展各项业务活动。市场经济是法治经济,行业自律是市场机制作用的重要形式,比行政监督更具有针对性和及时性。中介机构唯有自我约束,依法经营,增加服务的透明度,做到公正、规范、守信,才能树立良好的信用度,得到用户的认同,令用户满意。
　　
　　三、统筹档案行政部门与中介机构的协调发展,促进档案事业与社会融合
　　
　　档案中介机构伴随着档案事业的发展而出现,反过来又推动档案事业的发展。虽然档案行政管理部门与中介机构的职能不同,但两者必须以科学发展观为指导,既分工,又合作,实现统筹协调发展。档案行政管理部门要通过行政引导,培育市场,不失时机地把档案工作延伸到社会各领域,形成社会与档案事业的良性互动关系,真正构建相互促进的档案专业社会化服务体系,使档案的价值和精神在社会利用中熠熠生辉。
　　1.开展立法研究:目前国家层面上还没有关于档案中介服务方面统一的档案行政法规或行政规章,这就要求各地区的档案行政管理部门紧密结合地方实际,先行加强立法和政策研究,这方面上海、浙江、广东等沿海经济发达地区已经走在前列。地方性档案法规主要应限定中介机构的经营范围、执业人员素质、接受档案行政机关监督等方面内容。
　　2.加大宏观调控:档案行政管理部门应该对本地区的档案中介服务问题进行专题调研,掌握中介机构的数量、规模、经营范围、业务开展情况、存在的问题,制定科学的规划,引导不同规模、不同类型的机构发展,使其根据市场需求呈现出应有的层次性,必要时可以考虑一些资源的共享与整合,以培养规模化的中介机构,避免重复建设和无序竞争,从而形成合理的总体布局。
　　3.加强市场监管:按照《中华人民共和国行政许可法》规定,多数档案中介机构的设立可以不经过档案行政管理部门行政许可,这为中介机构的发展创造了宽松的环境。但档案行政管理部门应完善备案登记制度,建立中介机构信息数据库,并开展不定期的抽查。对各类中介机构应进行事后监督,例如中介服务的质量、服务场所及库房设施情况、执业人员的培训情况和业务水平等。
　　4.组建行业协会:行业协会作为中介机构维权、服务和行业自律的组织,是中介行业发展的龙头。培育和发展档案中介机构的行业协会应该尽快纳入档案行政管理部门的议事日程。档案中介机构行业协会一方面通过搭建市场平台、信息平台和技术平台,协调行业事务为会员提供服务,向行政部门反映会员的诉求;另一方面从公平追求利益的原则出发,通过会员间的充分认可,塑造档案社会服务行业的整体形象。
　　5.适度行政让位:在政府职能尚未完全转变的情况下,档案行政管理部门要本着“让利于民”的思想,逐步把具体档案工作的微观指导职能让出来,更好地发挥中介机构在推进档案专业社会化服务中的积极作用。比如可以适当参照审计制度,将一些档案年度检查或阶段性验收工作委托档案中介机构进行,在制度设计、整理方案和评估报告等环节中增强中介机构的权威性和公信力。
　　6.多种手段扶持:除了适度的职能让位,档案行政管理部门还应该利用自身的优势和掌握的资源对中介机构予以扶持。比如组织专家学者为中介机构提供创业培训、跟踪指导、诊断服务等;召开各种研讨会、交流会、报告会,为中介机构提供理论和实践上的帮助;聘请成功机构传授经验,总结教训;制定人才培养计划,为中介服务人员举办业务培训等多种方式。
　　综上所述,通过档案馆、档案中介机构、档案行政管理部门三方面的共同努力,突破界限,打破档案部门内的惰性,凝聚社会力量,扩大交流与合作,做到纵横结合,实现优势互补,共同实现档案专业社会化服务,档案的社会影响力就会进一步扩大,档案的社会化程度就会越高。
　　
　　注释:
　　① 王萍,王志才,张卫东.档案馆社会化服务的若干问题研究.档案学研究,2006(6) .
　　② 韩玉梅主编.外国现代档案管理教程.中国人民大学出版社,1995.
　　
　　参考文献:
　　1. 任汉中.档案馆社会化服务的理论探讨.档案管理,2009(3).
　　2. 赵屹,陈晓辉,朱久兰.美国的档案工作与信息服务社会化.档案学通讯,2001(3).
　　3. 春风秋水.档案中介,掀起你的盖头来,http://chunfengqiushui.blog.tianya.cn.
　　4. 郑金月.论档案中介机构与档案行政管理部门的互动关系.浙江档案,2007(1).
　　5. 王平,徐莹,张爱华.档案中介机构与档案专业服务社会化.湖北档案,2009(4).
　　6. 《浙江省档案中介服务管理办法(试行)》 2004年.