电子档案与传统档案比较与发展

　档案是记录人类论文联盟http://活动信息的载体，社会的发展给档案管理工作提出了新的更高的要求。而随着计算机技术的日新月异，电子档案管理逐渐显示出其优越性。所谓电子档案，就是将馆藏传统档案资料通过计算机进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为电子形式的二次文献信息。由于电子档案和纸质档案各自具有独特的优势与缺点，二者在以后一段时期内将并存，共同发挥作用完成档案管理工作。
　　一、电子档案与传统档案的比较
　　1、归档的时限不同
　　电子档案可以在文件办理结案后随时归档，或者以一定的周期进行统一归档，这样一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷。而传统档案管理中，每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，但还是不能保证档案的及时归档，这一点和电子档案的差距比较大。
　　2、存储空间比较
　　纸质档案存在信息容量小，占据空间大，随着社会与经济的发展，各类纸质档案还将不断增加，档案存放需要更大的空间。而电子档案信息容量大，所占空间却极小。随着多媒体电脑、扫描仪的使用和光盘、移动硬盘等海量存储技术在档案管理中的运用，文件原文（包括文字和图像）完整文体的输入成为可能，它不但能够提高档案管理的工作效率，也能减少档案的存储体积，避免纸质文件占用大量的存储空间。
　　3、完整性问题比较
　　档案价值需要以归档文件的完整性来维护。纸质文件形式简单，纸质文件的关联可以通过信息实体的排列、组合及著录加以保持。WWW.11665.cOm而电子文件的格式、结构和存储方式都比较复杂，文件的内容及文件之间可以建立复杂、多维、动态、虚拟的连接，如多媒体文件需要将多种格式文件集成后才能展示图文声情并茂的效果；数据库须由许多相关数据库文件及辅助文件的结构化组合，才能记载千姿百态的信息世界。因此，维护归档电子文件的完整性又遇到严峻的挑战。
　　4、原始性问题比较
　　纸质档案内容的原始性附着在形式的原始性上，表现为内容和形式的统一，因此，从这个角度而言，传统档案载体更能够证明内容的原始性，具有权威的参考价值。相比之下，电子文件由于可重复性和可逆性强，而且可以编辑修改并不留痕迹，这使得电子档案真实性的辨别变得比较复杂，不如传统档案权威性高。
　　5、利用方式不同
　　传统档案的利用方式主要有：档案阅览服务、档案外借服务、档案展览与陈列服务、制发档案副本、制发档案证明、档案目录信息服务等。电子文件查询利用方式和传统档案不同，只有符合一定条件，利用者才能注册、登录，才可以查询自己阅读权限内的电子档案信息。
　　6、对计算机系统的依赖性不同
　　与传统的纸质文件不同，电子文件使用的是二进制代码，人工不可识别，必须通过使用计算机特定的程序解码，才能读取电子文件的信息。电子文件从形成、传输，以至最后的门档都依赖于计算机系统，而传统的纸质文件不依赖任何辅助设备。
　　7、安全性问题
　　电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，因此电子档案的安全性受到威胁，再加上电脑病毒与“黑客”攻击的情况也时有发生，导致电子档案安全性保护问题成为重中之重。而相比之下纸质档案的保存比较简单，只要将其锁入仓库或文件柜，一般不会受到破坏或丢失。
　　二、电子档案与传统档案的未来发展
　　随着科技的不断进步，电子技术、计算机技术和网络技术迅猛发展，随之而来的便是大量电子文件的