电子档案与传统档案的发展刍议

  随着计算机技术、网络信息论文联盟http://技术的普及与发展，电子档案的发展也越来越被人们所关注。电子档案是随现代信息技术的发展应运而生的，由于它具有成本低、信息容量大、检索快捷、传输方便等传统纸质档案无法比拟的优点，它的产生受到了社会各界的青睐。尤其是档案的开发利用信息资源共享和网络查询服务将成为一种必然的发展趋势，在未来数字化时代电子档案能否完全替代传统档案的作用和功能，是新时期档案管理人员面对的新课题。对此，笔者从以下方面谈几点看法。
　　 一、传统档案的利与弊
　　 传统档案历来是历史的真凭实证，它的这种凭证作用，构成了传统档案的基本价值——凭证价值。“传统档案是以纸质文件材料为对象，是原始的历史记录。也是传统档案的主要特点和本质属性”。传统档案之所以具有凭证作用，是由传统档案的形成规律及其本身的特点所决定的。从档案的形成看，它是原始形态的记录品，也是当时、当地、当事人真实留下来的历史记录。未经任何人改动的原稿和原本，比较真实地记录和反映了当时人们的思想和活动，可靠性强，是管理者经过长期实践已总结出的一套工作流程及工作方法、原则。如：归档立卷制度，一年归档一次等，是令人信服的证凭实据，白纸黑字、铁证如山。但随着社会的发展，网络技术的兴起，传统档案与社会发展的要求矛盾日益突现。主要表现在两个方面：（1）传统档案受时空制约。传统档案的利用方式较多，因是实物，查证、借阅、陈列展览、咨询、函调、编史修志、公布等一目了然。wWW.11665.cOm这些方式在一定程度上对开发档案信息资源和发挥档案的功效起到了积极的作用，但又都受到一定的时空限制，利用者为了获取关于某一领域、某一主题的档案不得不花费大量的人力、物力、财力在室内查询，若主题不明确就会增加查找的难度，花费大量时间和精力。（2）传统档案受存放制约。传统档案以实物的形式存放，在馆藏方面需要大投入、大资金、大空间。而我国许多基层档案馆由于受资金等方面的制约，不可能达到馆藏所要求的条件，因而会造成许多门类载体的档案流失，这给档案管理部门提出了新的要求。
　　 二、电子档案面临的难题
　　 我们在青睐电子档案优越性的同时，还须高度关注电子文件给档案管理工作带来的一系列棘手难题。在这些难题没有妥善解决之前，传统的纸质文件绝不能轻易退出历史舞台，传统文件和电子文件的长期共存必须延续相当长的历史时期。当前电子文件及其归档管理的问题，主要集中在如何确保和鉴别电子文件的“四性”难题上，即原始性、完整性、安全性和可读性。（1）原始性难题。原始记录性是档案的本质属性，这种原始记录一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如：当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，难以判定是否真是可靠。而对于纸质文件我们可以说“白纸黑字、铁证如山”对“虚拟”的电子文件却很难确认其凭证价值，这是电子档案管理遇到的最大困惑。（2）完整性难题。档案价值需要以归档文件的完整性来维护。纸质文件形式简单，纸质文件的关联可以通过信息实体的排列、组合及著录加以保持。而电子文件的格式、结构和存储方式都比较复杂，文件的内容及文件之间可以建立复杂、多维、虚拟的连接，如多媒体文件需要将多种格式文件集成后才能展示图文声茂的效果；数据库须由许多数据库文件及辅助文件的结构化组合，才能记载千姿百态的信息世界；反映文件制作、运行过程的背景信息是形成文件“附加值”的必要组成部分，而收集、维护电子文件的背景信息要比纸质文件困难得多，如归档文件的附件、图纸、图表及批复件的请示难以组成一整套的归档文件。因此，维护电子文件归档的完整性又面临严峻的挑战。（3）安全性难题。归档文件保护和保密是档案工作的重要任务。电子文件和传统的文件管理形式不同，纸质文件专人管理，安全保密责任明确。而电子文件由于在计算机上存储，载体的转换性、信息的易改性、复制的简单性、传输的快捷性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，不仅造成电子档案与载体的分离性，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险，而且，也长期处于共享计算机网络资源环境下的使用者淡薄了对电子档案存储的关心，从而影响了电子档案信息的真实性、完整性和可靠性；容易受计算机病毒侵袭、黑客攻击等特点，使它的安全保密成了管理中薄弱环节，稍有疏忽就会造成信息的泄露和严重的损失。（4）可读性难题。电子文件与传统文件显著区别在于电子必须借助特定的计算机软件、硬件进行阅读和运行。而计算机系