浅谈电子文档对档案管理工作的影响

　　一、信息化技术的发展与档案管理信息化趋势
　　电脑、网络与通讯等信息电子技术的日新月异蓬勃发展，使得相关产品成本下降效能提升，再加上友好型的人机介面设计，使得电脑与网络日益普及到档案管理生活当中，不仅仅只是工作环境，甚至休闲育乐乃至于生活基本需求，都可以发现与他们相关的运作模式与机制。从整个演变趋势来看，全球人类社会逐步发展为数字与网络的高度信息化社会是必然的趋势中，相信不久的将来电脑与网络将有如现在几乎每个家庭都有电冰箱、电视机等家电用品一般，家家有电脑处处均可上网，更有甚者或许会演变成没有他们就有如现在缺水或缺电般的令人非常不自在，乃至于造成部分工作停摆的现象。然而，在此高度信息化的社会中最根本的元件就是计算平台，它可能是一般的个人电脑或是个人数字助理器、手机甚至具有计算和上网功能的家电用品[1]。
　　在信息技术发展的背景下，档案管理也进行了信息化作业改革。这是指在国家档案管理机构的统一组织与指导之下，将各种较为先进的信息化技术融入各组织的档案管理工作中，从而将档案的信息资源进行有效的归置、编排等，从而强化管理工作效度，提升档案服务水平。就目前内容而言，档案管理的信息化主要涉及到如下一些方面内容，也即档案管理的信息化资源构建、信息化标准的制定、信息化平台搭建等方面。
　　二、电子文档为档本文由论文联盟http://收集整理案管理工作带来的改变
　　在电子文档发展的浪潮中，为达到提升效率的目的，档案管理活动也对网络进行了充分运用，并建立起庞大的数据库以做为决策和评估时的参考依据。WwW.11665.coM我国企事业组织推动信息化档案管理已经取得了不少使用经验，不少组织都已顺利完成档案管理网络基础建设与网络应用推广等配合电子文档使用的计划，对于提升档案管理效率及质量上帮助颇多，也受到了市场、社会的注意与肯定。
　　电子文档的出现促使组织以电脑来协助处理档案管理工作，这最有利的一点就是资料处理上的速度。由于所有资料输入的格式都已经标准化，电脑可以在短时间内，处理大量的资料，完成工作。这是人工处理档案资料所无法实现的，也是发明与利用电脑处理档案资料的主要目的之一。档案管理人员唯一要做的事就是将资料正确无误的输入电脑。除此之外，电脑计算的能力可以在短时间内将资料转化为有用、复杂的信息。许多数字化的档案资料可以通过统计或数学公式的运算整理，形成有意义的信息。例如，通过运算，管理人员可以了解组织档案管理状况，从而找出潜在的风险，以了解整个档案管理流程的成本变化的情形。同时，我们也可以通过电脑在短时间内所整理出的资料表格，从较为繁杂的档案资料中找到最有价值的信息。
　　由于电子文档能在短时间内正确无误的提供大量的档案资料，同时能协助档案管理人员有效率的进行工作。所以电子档案可以提升档案管理作业的生产力。在讲求速度与效率的当今社会，电脑的虚拟优势是组织强化档案管理能力的重要条件之一。在外部环境渐趋“市场导向”的压力下，势必要在档案管理模式上做若干的转型，否则很难适应信息化环境所提出的要求，更无法实现快速处理电子文档。因此，为了应对电子文档的出现，档案管理工作除了会顺应环境改变模式之外，还会尽速融入信息时代的潮流中，加紧脚步进行电脑化的变革，最终保障组织及早进入电脑的场域，这对于组织总体管理工作而言，也具有十分重要的作用。总体而言，若要提升档案管理的有效性，电子文档处理势必将是一项不可或缺的必要条件，并从如下三个方面为管理带来巨大的促进作用：一是节省资源；二是整合资源；三是畅通管理工作网络，实现组织使命。
　　三、提升电子文档处理水平的策略
　　第一，推动“档案信息系统”计划。档案管理部门应健全档案管理信息化作业，制订“档案信息系统”中程计划，推动档案管理信息化，使现行档案、回溯档案均能建置完整性的电子目录，汇整公布档案目录，同时开放档案目录查询单一窗口；另将已征集的各类档案予以数字化及建立虚拟档案馆，运用虚拟实境及信息技术，真实呈现实体建构，还原档案发生的时间与场景，建立档案信息系统，提供线上申请应用，结合e-post及电子付费平台，建立电子档案储存安全防伪认证体系，确保信息化作业安全。
　　第二，制订“档案数字服务”计划。由于社会e化速度加快，原生性电子档案比例及数字化档案应用需求不断攀升，逐渐突显出电子档案在未来档案事业发展举足轻重的地位。电子档案长期保存的方式、格式与安全，也成为档案管理机构面临的艰难议题，对于电子档案的数据庞大性，在未来应不受软硬件的更迭，仍可顺利的阅读其内容，并确保该内容的完整与真实[2]。如何协助在信息科技日新月异、软硬件汰换频繁的困境，已成档案管理机构责无旁贷的议题。同时为结合对档案知识的需求，确定档案核心价值，吸引并鼓励全体员工参与档案相关活动，扩大应用服务范围，提供优质服务环境及内容，应制定“档案数字服务计划”。
　　第三，国家应制定信息化相关的法规命令。为了统一作业标准，档案管理机构应特别制定档案电子储存管理实施办法、档案管理信息化作业要点、电子档案管理作业要点等信息化相关法规，用以规范纸本档案及电子档案管理的系统功能、与档案交换格式、档案目录汇送格式与规定、电子档案储存规格及网络安全等相关事项。