谈独立学院教学秘书如何更好地发挥高校管理中的职能

  一、独立学院教论文联盟http://学秘书的工作性质
　　 教学秘书是高校教学管理人员中最为基层的岗位，是教学管理工作的执行者和教育教学活动的组织者，也是学校教学管理机构（教务处、教科部、教务办）、教师和学生之间的纽带。教学秘书的任务就是从杂乱无章的高校管理工作中找出其条理性和逻辑性，承担最基层、最具体、最活跃的管理工作。
　　 近年来，独立学院面临竞争激烈、生源减少等问题，为节省教育经费支出，精减部门人员，造成教学秘书事务多、岗位少的尴尬局面。再加上独立学院内部体制机制等原因，政策稳定性差，造成教学秘书工作阻力大，主要体现在事项的处理方式随人员变动、学年变化而变化；事情大，权力小，事情件件要请示；历史工作、档案材料积累不够，随人员调动丢失等。因此，独立学院教学秘书在高校管理中的工作性质具有其自身的特点。
　　 1．政策性。普通高等学校的教育教学管理与国家的高等教育政策紧密相连，独立学院教学秘书作为普通高等学校的教育教学管理人员之一，与其他高校一样，无论是在贯彻领导工作意图时还是在处理日常的教学管理事务中，都要严格执行国家及学校的相关政策与规定。
　　 2．服务性。教学秘书是教学管理中最基层的服务性岗位。独立学院教学秘书主要服务于以下几个方面：学院、分院和部门领导、分院所有任课教师及所有学生。教学秘书的服务面广又要求为领导的工作决策、教师的教学活动、学生的学习创造条件，解决各方的困难和问题，提供的服务既要有工作效率又要有工作质量。WWw.11665.CoM
　　 3．辅助性。独立学院教学秘书的辅助性特点尤其突出。由于事务分工不够明确，一些分院内系秘的岗位形同虚设，教学秘书承担了系秘的绝大多数工作。教学秘书作为行政人员，工作时间内、工作时间外都能随叫随到，这使教学秘书承担起行政秘书、系秘三重角色，是分院领导的有力助手。分院领导的工作千头万绪，一般都是教学、行政双肩挑，因此不可能事事周全，需要教学秘书从旁协助、提醒。
　　 4．参谋性。教学秘书的工作具有很强的参谋性，主要体现在以下三个方面：第一，熟悉并熟练掌握与教学教务管理相关的各项政策和要求。在独立学院，教学秘书特别要适应各种新的政策导向，随时因为政策的变化而灵活处理各项具体事务；第二，熟悉教学资源的实际配置。在实际工作中能够有效、迅速、合理地进行资源配置。第三，熟悉教学人员的脾气、秉性，在处理各项实际事务或矛盾中能够游刃有余。
　　 5．综合性。教学秘书的工作具有高度的综合性。独立学院教学秘书的工作涉及学院和分院的全部教学教务工作，在协助领导管理学院及分院教学教务的同时，又要处理教学教务各方面的具体事务。
　　 二、如何更好地发挥独立学院教学秘书的职能
　　 独立学院教学秘书的管理工作涉及范围大、层面广，沟通的纵向和横向部门多，同时，由于体制、制度结构不健全等客观原因，造成工作任务重，事件处理随意性突出的问题，对教学秘书的工作提出了更高要求。独立学院教学秘书在高校管理中的职能大体分为教学管理、档案管理、协调组织三个方面。
　　 独立学院要更好地发挥教学秘书的职能，不仅要提高教学秘书的整体素质，建立一支专业性较强的教学秘书队伍，运用内在激励，着力培养教学秘书，还要为教学秘书提供政策上的支持和帮助，尽量创造条件满足教学秘书的基本需要。
　　 1． 加强教学秘书各项素质的提高。独立学院教学秘书要更好地发挥其教学管理、档案管理、协调组织等职能，必须加强综合素质的提高。首先，在思想上要培养较高的政治觉悟，较强的责任感和良好的职业道德，树立服务、协调、管理、改革的思想和不计名利得失的献身精神。在工作中以礼待人、以身作则，为教师提供热情服务，为青年学生树立榜样。教学秘书的职业道德具有特殊、具体的要求，做事要讲究责任性、原则性、准确性和工作效率，对人要讲究周到性、合作性、客观性和谨慎性。其次，要培养良好的心理素质，提高教学秘书的心理调试能力和沟通协调能力。由于教学秘书的工作繁杂，同一时间段经常要处理多项事务，面对的工作对象多，事情头绪多、任务重。在这种情况下，有时还会遇到各种误会、不理解、不配合，工作时难免出现情绪波动，所以教学秘书只有提高自己的心理素质，抱着良好的心态、热情开朗的心情主动与教师、学生、其他部门交往沟通，才能为自己和他人创造良好的氛围，在良好的心境下工作。
　　 2． 教学秘书应加强学习，努力成为研究型的专业实践人才。独立学院的发展现状特别需要教学秘书研究教学管理，创新实践，使教育管理更加有序、规范，这使教学秘书队伍需要兼具教育教学管理者和教育教学研究者的双重身份。教学秘书作为教育管理者，群体中鲜有教育管理专业背景，教育管理理论知识欠缺。教学秘书应主动利用课余时间加强学习，结合教育管理实践不断总结，提高教育管理水平。其次，教学秘书要不断学习运用计算机软件和网络信息技术进行教学教务管理，改进工作方式、提高工作效