高等院校是培养高素质、高水平人才的阵地。教学秘书作为一名教育管理者,其思想觉悟和道德水平的高低直接影响着高等院校的教学管理水平和校风、学风建设。因此,作为称职的高校教学秘书,首先必须树立崇高的政治思想和良好的职业道德,这是新时期高校教学秘书的首要素质。
　　(1)政治思想素质
　　在两级目标管理体制下,高校教学秘书应当具有高度的政治觉悟和高尚的思想情操,能够贯彻党的教育方针、政策,忠诚党的教育事业,热爱本职工作,牢固树立起“全心全意为教育事业服务”的思想。由于高校教学秘书工作涉及面广,内容繁杂、细致琐碎,是一项计划性强的综合性服务工作,所以要搞好高校教务管理工作,就必须有高度的责任感和强烈的事业心,在繁杂的事务性工作中,有勤恳耐劳的吃苦精神和顾全大局的忍让精神。在人才密集、知识荟萃的高等院校中,只有具备无私奉献、淡泊名利的牺牲精神和全心全意为教学服务、为广大师生服务的思想,才能胜任教学秘书工作。
　　(2)职业道德素质 论文联盟http://
　　具有良好的职业道德是做好每一份工作都必须具备的条件。而对于在高校两级目标管理体制下的教学秘书而言,更有其特殊、具体的内容,其中包括对事、对人两个不同方面的要求。如在日常工作中,涉及到教学任务的下达,教材的增订,考试时间的安排,学生成绩的统计,工作量的计算等等,都必须尽心尽责,认真细致地做好,否则就容易发生教学事故。同时,教学秘书的每一项具体工作都是在学校的教学管理制度下进行的,因此必须坚持原则,不能因人而异,在严格按规章制度办事的前提下做到以人为本,高效快捷。再者,高校教学秘书工作是综合性服务工作,往往处在问题和矛盾的焦点,遭受误解和委屈也是在所难免的。所以教学秘书应当加强个人修养,学会豁达大度,从容对待,严于律己,宽以待人,时刻保持清醒和理智,努力培养良好的心理素质。
　2.专业知识是两级目标管理下高校教学秘书必备的基本素质
　　在两级目标管理体制下,高校教学秘书要做好教务管理工作,应当具有良好的专业知识素养。首先,教学秘书作为高校教学管理工作的具体执行者,理应熟知当下高校教学管理工作的指导思想和任务,以及它的工作内容和基本要求,熟知上级主管部门的各项政策和规章制度,以及本院(系)制定的各种教学管理规定和条例。其次,教学秘书要具备广泛的基础知识,如熟知高等教育管理学、高等教育心理学、高等教育法规、公共关系学等方面的基本知识,了解和掌握教育教学管理的一般规律和本专业的理论知识。具体而言,专业知识包括两个方面,一方面,是作为高校教学秘书都应当具有的秘书专业知识,包括应用文写作知识、文书制作和文书处理知识、档案保管知识、会议组织知识等;另一方面,是教学秘书所在的工作部门的专业知识,包括本院(系)各专业的培养目标,本院(系)教学计划的内容和特点、各专业的主要课程和课程体系设置的原则等等。教学秘书只有不断地提高专业知识素质,提高教育管理水平和服务水平,加快知识的更新,才能更好地完成教学管理工作。
　　3.工作能力是两级目标管理下高校教学秘书不可或缺的重要素质
　　高校教学秘书作为院(系)领导的参谋和助手,其工作能力是影响高校教学管理工作顺利完成的重要因素,是高校教学秘书不可缺少的重要素质。在信息化、网络化、数字化的知识经济时代,教学秘书的工作方式和服务手段发生了根本性转变,因而对教学秘书的工作能力也提出了新的要求。这些都要求教学秘书应当具备较强的工作能力。具体包括下列几个方面:
　　(1)处理信息资料的能力
　　在两级目标管理体制下,高校教学秘书工作是丰富而具体的,每天要面对大量的文件资料、电话和会议。这些信息资料具有不同的时效性、指导性,它涉及到目前乃至今后的教学评估,教师的考核以及新专业的设置等教学管理工作。因此,教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些资料的能力,从而对这些资料进行分门别类,整理归档。同时,教学秘书还要客观、全面地收集基层的反馈信息,及时整理,并向领导汇报,从而进一步调整补充和完善决策,使之更加符合实际教学的需要。
　　(2)良好的沟通与协调能力
　　高校教学秘书在进行教学管理工作时,肩负着一定的管理责任,参谋咨询,辅佐决策,肩负着上下级之间的协调沟通的任务,做到上传下达,并检查督办各项已布置的工作。这就要求教学秘书不但要同教务处和有关职能部门保持联系,又要同院(系)领导密切联系,还要同教师与学生密切联系,这些联系工作对于搞好教学管理非常重要,是实现最佳管理效果的必不可少的重要手段。这就要求教学秘书必须具有良好的沟通与协调能力。这种沟通协调能力要求教学秘书既要坚持原则,又要有灵活性和应变性,做到主动地服从上级,积极地配合同级,热情大方而又不失机智幽默,努力营造良好的工作氛围,使自己的工作目标得以圆满实现。
　　(3)文字和口头表达能力
　　高校教学秘书在日常的教学管理中,需要与多个职能部门沟通协调,并且要经常组织一些形式多样、内容丰富的教育教学活动,如组织召开期中教学质量评估座谈会,期未考试动员大会等等。因此,良好的文字及口头表达能力,对于教学秘书来说是必不可少的,是对一个合格教学秘书的基本要求。
　　文字表达能力是教学秘书完成教学管理工作的基本功,及时、准确、简洁地使用书面语言写作,完整地表达思想,都将直接影响到教学秘书的工作质量。要提高写作能力,必须不断增强写作的修养,强化写作训练,多读多写,掌握好教学的各类公文撰写要求。教学秘书在进行口头语言表达时,常常即席而发,没有时间在表达思想时字斟句酌,这就需要教学秘书在熟悉工作业务的同时,应加强逻辑学、社会心理学、修辞学、教育学、秘书学等知识的学习,提高讲演艺术和精确陈述思想的能力,表达时做到简明扼要,语言得体,层次清晰。
　　(4)计算机管理操作的能力
　　新时期,高校教务管理工作逐步走向现代化、科学化、规范化,因此,教学秘书必须主动地去适应这种新形势,掌握和运用以计算机网络技术为代表的现代化办公技术,以适应可能出现的各种新情况、新问题。计算机网络的优越性可以说在目前的教务管理中发挥得淋漓尽致,大到排课系统、各级各类考试报名系统、学籍管理系统,小到日常教务资讯,文件传输及各类电子档案等等,几乎渗透到教学管理的方方面面。那么要想跟上时代步伐,就必须用这些现代化技术武装自己,提高计算机管理操作的水平。