论教学秘书在高校基层教学管理中的职责与作用

　1 高校教学秘书工作岗位职责
　　教育部《高等学论文联盟http://校教学管理要点》(教高司[1998]33号)指出：“系(院) 可设教学秘书和教务员，在教学系主任(院长) 领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作”。它明确界定了教学秘书的行政关系和岗位职责范围，可以看出高校教学秘书不是决策者，而是决策者的参谋、助手和执行者。笔者认为高校教学秘书在基层教学管理中的主要职责包括以下几个方面：
　　一是教学计划管理，包括在系部的领导下，根据学校的要求，协助制订或修订各专业的教学计划；在每学期结束前，根据教学计划，安排下一学期的开课计划(包括课程、实习、毕业论文和其他教学环节)；配合教研室，安排本系教师的教学任务，并落实开课教师。
　　二是教学运行管理，包括组织、指导学生选课，落实学生选课结果；编排课表，落实任课教师及上课学生名单，配合教务处安排各门课程的上课时间、地点；向本单位任课教师提供上课学生名单和成绩登记表；负责日常的调课事宜；做好本单位教师教学工作量的统计工作，并及时上报学校教务处。
　　三是教材管理，包括根据开课计划，组织本单位教师预定各门课程的教材和参考书，经教学部门领导签字同意后及时送教务处教材科；办理本单位教师讲义、参考材料、试卷印刷的手续；开学前一周检查各门课程教材、讲义到位情况；配合教务处教材科核算教材费开支情况。Www.11665.CoM
　　四是学籍考务管理，主要负责本单位学生注册、统计、编班、编制学号，配合教务处处理学生学籍异动；管理本单位学生的学籍档案，出具本单位学生的各类学籍证明；学生考勤情况统计，每月定时公布；组织本单位范围内的各级各类考试，安排考试时间地点和监考教师，做好其它考务工作；按时收集各课程成绩单，指导或协助教师及时准确将课程成绩提交教务成绩网；协助教务处做好学生的毕业资格审查，填报毕业班学生的各类统计资料报表。
　　五是教学信息管理，教学秘书深入课堂、实验室，参加各项教学研究活动，参加教学工作座谈会，了解教学情况，收集师生对教学的反馈信息；积极参与组织评教评学活动，收集整理各种评估信息；负责课程档案、教学管理档案的建设和管理。①
　　2 教学秘书在基层教学管理中的作用
　　教学秘书是高校教学管理的基层管理者，在行政上受所在系部的领导，业务上由教务处指导，在整个教学运行管理中起着举足轻重的作用。他们既是教学部门领导的得力助手，又是教学管理信息上传下达的桥梁，同时也是联系师生、教务处以及各部门的纽带。但是，长期以来，人们对教学秘书工作的重视程度还很不够。② 因此，正确认识教学秘书在基层教学管理中的作用是十分必要的。
　　2.1 参谋与助手的作用
　　教学秘书根据教学部门领导的工作要求，协助完成教学管理的各项任务，保证日常教学井然有序，促进各项教育教学活动的健康发展。教学秘书及时地向系部领导和教学部门反馈计划实施过程中出现的情况和问题，研究新方案，给领导多提出合理化的好建议，使教学部门领导和教务处对出现的问题能及时做出相应的对策。所以，教学秘书既是决策的执行者，同时也是教学部门领导的参谋与助手。
　　2.2 协调与沟通的作用
　　在教学管理过程中，教学秘书是高校教学管理部门与具体教学单位之间的纽带，是师生沟通的桥梁，处在教学运转的中心枢纽地位，起着不可替代的协调作用。整个教学管理活动是包含着许多活动的一个呈网络关系的复杂系统，教学任务的完成必须由许多部门共同合作，教学秘书必须协调教务处、各院系、各科室,以及教师和学生之间的各种关系，把教务处的教学指令与本系实际相结合，把各项教学任务落实好，创造一个和谐、有活力的环境，稳定和提高教学质量。
　　2.3 服务与管理作用
　　教学秘书从事的主要是教学管理工作，也就是为与此相关联的各个环节进行服务。这项职能包括教学计划管理、教学运行管理、教材管理、学籍管理和教学信息管理。它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从开学初直至期末，都在紧紧围绕为教学服务、为师生服务这一中心环节，负责处理具体的教学事务，以保障教学活动正常、有序地开展。
　　2.4 检查督促作用
　　教学秘书定期或不定期地检查各个教学环节的落实情况，协助检查教学质量、评估教学效果，并根据所掌握的情况进行总结和研究，积累经验教训，研究分析问题，在教学管理中形成自己的建议和意见，督促教学计划的顺利完成，促进教学工作取得新进展。③
　　3 提高基层教学管理水平，充分发挥教学秘书作用
　　随着我国高等教育的快速发展，高校对教学管理水平的要求也在不断提高。在各高校形成一支既懂教学管理基本理论，又熟悉本部门专业建设情况，更善于开拓创新的教学秘书队伍，无疑是顺应高等教育发展的必然选择。因此，必须从外部环境创设和教学秘书自身素质建设这两种途径着手，提高教学秘书工作质量和基层教学管理水平，充分发挥其应有的作用。