归档文件基本保管单位(以下称为归档文件保管单位),又称为案卷,以卷、盒、册、袋、捆为单位,是存放归档文件,组成档案室藏的最低一级保管单位,也是档案统计的基本计量单位。按照档案分类和档案保管期限划分有关规定,划分归档文件保管单位,具有严格的原则性。
其一,不同类别的文件不得组成同一保管单位;其二,不同保管期限的文件不能在同一案卷中保存。除了永久存放的归档文件之外,按不同时限组成的定期归档文件,如10年、20年、30年,只要保管年限分清之后,都不能保存在同一档案盒内。其三,按机构(部门)立卷方法,不同部门的文件,如工作报表、计划、总结、会议记录和会议纪要,或统一按署名单位(部门)组成的上述文件,不得与其他部门文件混合在一起。会议文件, 或单独按事由组成的归档文件保管单位(案卷),对其他类文件都有严格的排异性。
按照企业档案管理相关规定和归档文件整理规则,原则问题是不容协调、不能变通的,更是不允许违反的。但是,归档文件保管单位划分要求如此严格,基层单位归档文件保管单位划分工作便会受到极大约束,一些单位的工作状态趋于机械、死板、教条,或消极保守,导致归档文件保管单位划分工作变得僵化,失去了改革发展的空间。
从辩证法观点分析问题,任何工作的原则性都是与灵活性相互对应、相互融合而存在的。如果人们的工作只顾及原则性而忽略了灵活性,就会失去应有的思维创新活力,失去客观存在着的发展潜力,失去不断提高归档文件保管单位划分工作水平的动力。原则仅仅是对事物及其发展的某种规定性或规范性,而事物的存在与发展变化,则在不断地改变着这些规定性,要求其以新的更加适合于自身发展的规律性整合与约束自己。WWW.11665.COm
我们在基本遵守企业档案管理规定和归档文件整理工作原则性的同时,可以采取一定的灵活性,尝试着部分改变。
笔者根据自身实践,在中国铁路物资系统企事业归档文件整理实践中,坚持原则性与灵活性的统一关系,坚持改革创新,采取了如下改革措施:
1、归档文件采用职能简易分类方法“粗分类”和相应变化。中小机关、企事业单位每年只有数百、多则上千份归档文件,如果分类过细,有些类目中的文件或者没有,或者只有少量文件,为了不让一两份文件占据许多档案盒,不得不考虑应用新的分类方法,同时采取一些变通措施。铁路物资企业于2000年起应用职能简易分类方法划分文件类别,同时采取了一些灵活变通措施。职能简易分类仅仅包括党群工作、行政管理等10-12个一级类目,每个类目对文件都有很大的涵盖和包容,文件分类工作变得简便易行。分类类目的简单设置,大幅度减少了对归档文件类的分割,减少了归档文件保管单位数量的形成。由于企业经营活动的变化,各类间文件数量呈现出较大波动,某些类的文件数量急剧减少。为了应变此状况,笔者所在单位进一步采取了合并文件类别或文件相互靠类举措。
例1:在党群类文件中,党委组织类定期文件只有两份,党委宣传类定期文件只有一份,就可以将这三份文件装入一个档案盒中,此案例称为就近靠类。例2:如果党委和相近的工会、共青团、协会各有少量定期文件,亦可使之成为一个党群综合类定期保管单位,并不影响反而便利了文件检索,此案例称为并类。例3:2007年,总公司只产生一份党政联席会议纪要,由于该纪要与当年形成的24份总经理办公会议纪要同是永久保管期限,就可以将其合二为一,组成一个会议纪要保管单位。此案例称为特殊并类。
2、在档案盒脊背上方空白处标识并类或靠类文件的分类号,标明该保管单位内的文件类别组合情况。笔者将相关分类号标识方法解释如下:“党群类”涵盖党委、纪检监察等3个一级类目,党委类文件标识为“1”,“组织、宣传”是其中的独立类目,其中“组织”标识为“1-2”,“宣传”标识为“1-3”,其文件合并后(例1)保管单位标识为“1<23”,“<”代表类目合并符号,后面的数字代表类目名称及合并。例2包容了党群各项工作中产生的文件,标识为“1-3”。“-”代表类目并列符号。例3中的“行政管理类”文件标识为 “4”, 与党委文件 “1”类合并后标识为 “14”,属于党政大类合并文件。空格表示两个大类文件的并类。标识符号及其标识方法应当规范并用文件方式固定下来,以防止分类标识符号的混乱。
3、划分归档文件保管单位期间发生的特殊情况和重要未尽事项,可以在归档文件目录的“备考”中注明。如发生党政归档文件并类(如例3),硬靠类(物资管理类文件只有一份,硬性归入相邻类的文件保管单位内),这样组成的一个保管单位,或将跨门类文件组成一个保管单位,如将机关办公设备购置计划归入设备管理类等情况;或某一类文件数量特别多,如2008年总公司机关员工全解重聘产生的近300份人事任免令,整整装满三个档案盒这样的特殊情况,或特别重要且利用频率高的文件,如“总公司章程”、“机关员工业绩考核标准”和“铁路集中采购物资目录”等文件,都需要在“备考”内注明,或以显著易识别的符号加以标识,以便于档案的快速检索。
