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现代企业办公文员胜任力调查研究
[摘 要] 办公文员是现代企业重要的人力资源。但当前对该群体的研究有待深入。本文将结合调研数据,从办公文员的概念界定,现代企业办公文员胜任力的构成,当前办公文员胜任力建设中存在的主要问题以及如何提高这一群体的岗位胜任力等方面进行分析和探讨。
  [关键词] 现代企业;办公文员;胜任力doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 10. 032
  [中图分类号] f272.92 [文献标识码] a [文章编号] 1673 - 0194(2013)10- 0061- 04
  办公文员是现代企业普遍设置的职位,是企业有效运转的重要元素,发挥着极为重要的基础性作用。但当前对办公文员群体的关注和研究存在诸多欠缺。自2010年以来,笔者采取文献资料法、问卷调查法、访谈法等方式,就现代企业办公文员胜任力的有关问题进行专题调研。调研对象包括企业行业专家、部门经理或主管、办公文员等,共涉及50余家企业、学校和行业协会的100多人。调研内容为办公文员的概念界定,现代企业办公文员胜任力的构成,当前办公文员胜任力建设中存在的主要问题以及如何提高现代企业办公文员的胜任力等。
  1 概念的界定
  厘清概念是理论探讨和实践工作的逻辑起点,所谓“必也正名乎”。“文员”一职由来已久,远可溯及商周时期,且与“秘书”联系甚密。新中国成立后,在政府机关和军队中帮助上司处理文书、事务的工作人员被称作“秘书”和“文书(文员)”。当然,此处的“秘书”与“文书(文员)”除任职单位不同以外,工作内容也存在着区别。www.11665.cOM文员属于比较单纯的技术性、事务性操作人员,主要从事记录、打字、文书制作、接待、收发、接打电话等工作。秘书则除文书、事务工作之外,同时担任辅助领导实施管理的任务,如组织会议、参与计划、撰写报告、调查研究等,即“既要参与政务,又要管理事务”。秘书的身份、地位、级别、待遇总体上要高于文员。到20世纪80年代以后,“秘书”和“文员”通常被统称为“秘书人员”。
  西方国家与此类似。美国企业将打字员、接待员、录音员、复印员、文书制作管理员等办公室内单纯技术性操作人员称为“文员(clerk)”;而将“兼顾文书、事务、初级管理”的人员称为“秘书(secretary)”。英国政府机关的秘书被分为行政级、执行级、文书级、助理文书级等4个级别。前两级为高级秘书,可担任行政长官,后两级为中、初级文秘工作人员。在英联邦国家和地区规定,高中毕业生经过约1年的专业培训,通过打字、速记、办公室事务、人际关系等5门基础课程考试,即可担任“文员”,而只有经过相关权威机关的系统培训,取得17门专业课程的及格证书,并有5年以上文员工作经历的人员,才能担任正式秘书。
  根据《现代汉语词典》等工具书的解释,文员是指在企业、事业单位办公室中从事文字工作的职员。这种看法比较传统,也更加接近文员的原始含义。文员即文书工作人员,主要负责操作和运行单位的文件信息系统。但结合当前企业办公文员实际工作内容来看,上述观点是值得商榷的。随着经济和文化的快速发展,社会人力资源总体水平的不断提高,以及文员个人职业生涯发展的客观需要,现代企业对文员的专业知识和职业能力提出更高的要求,工作范围和职责也不再局限于文书和文字工作。企业将文员定位为基层行政办公职员,自然也就要求文员应是宽口径的人才,要承担更多的工作职责。调研结果显示,现代企业对文员岗位工作内容的要求平均达到10项以上,涉及面非常宽泛,而且基本上都会标明诸如“完成上级交办的其他工作任务”之类的条款,要求办公文员不仅要具有过硬的文字工作能力,而且能够承担办公室事务管理、会议组织与管理、协调与沟通、商务活动与应酬、行政管理等工作,甚至要求具备人力资源管理、财税金融以及法律法规等方面的知识,并对计算机和英语水平提出相应的要求。当然,不同公司对不同层次文员和不同类型文员的要求也不尽相同。一般来说,规模较大的企业岗位设置精细,分工的专业化程度高,对办公文员的单项能力要求也就更高。而中小型企业则更看重办公文员的综合素质和综合技能。
  从以上分析可知,现代文员在工作内容上较比以前更加丰富,也更为接近前文所述的秘书工作,且已有部分内容超出秘书工作的范畴,集语言文字、行政管理、秘书、经济等工作于一体,综合性和通用性强。由此得出,现代办公文员是指在组织运行中

,从事文书、日常办公事务、辅助行政等工作的基层管理与服务人员。从层次上可以分为初级、中级、高级等不同级别的文员。也可以根据实际需要,从业务内容上分为行政文员、人事文员、文案文员、档案文员等不同类型。
  2 胜任力构成分析
  “胜任力(competence)”的概念自20世纪70年代初正式提出后,就受到各国学术界的高度重视,相应的研究也不断深入,并形成冰山模型、洋葱模型、金字塔模型、胜任特征词典等各种理论。本文根据胜任力的相关理论,并结合我国现代企业办公文员的实际状况,将“胜任力”定义为:在特定组织环境和文化氛围中,能够胜任工作岗位并能够创造优秀绩效所具备的知识、技能,以及自我概念、特质和动机等行为特征。知识、技能属于外显的胜任力,自我概念、特质和动机属于内隐的胜任力。
  传统观点认为,企业对办公文员的胜任力要求可以归纳为“三才”,即专才(专业能力)、通才(综合素质)、“奴才”(服务意识)。虽然此处所谓 “奴才”并无贬义,但笔者以为改为“辅才”更容易让人接受。其中,在专业能力要求上提出“三办”,即办会、办文、办事。后来扩充到“五会”,即会办文、会办会、会办事、会沟通、会做人。上述观点看似陈旧,但总体上并无明显的不妥,是继续深入研究现代企业办公文员胜任力构成的基础和重要参考。如下结合以往的研究成果,根据调研数据,从外显胜任力和内隐胜任力这两方面来分析现代企业办公文员胜任力构成。
  现代企业办公文员内隐性胜任力主要包括积极的职业理想和价值观、深厚的人文素质修养、良好的职业道德和法律意识、健康的职业心理素质、系统化的思维能力、对新知识、新技能的学习能力和创新能力、突出的团队合作精神等。而外显性胜任力主要包括办公室日常事务管理、会议组织与管理、文书写作与处理、商务沟通、行政管理、法律事务处理、财税金融管理、现代办公软件与设备操作、外语表达与运用等方面的能力。 在调研过程中发现,现代企业更注重办公文员潜在的、深层次的特征。在回答内隐性胜任力和外显性胜任力哪个更重要的问题时,仅有18%的企业认为外显性胜任力更为重要,82%的企业认为内隐性胜任力更重要或两者同等重要。相对而言,专家们的观点更趋一致,90%以上的专家认为两者都重要,且互为影响。反倒是有近74%的文员认为外显性胜任力比内隐性胜任力更为重要。由于内隐性胜任力的特殊性,绝大多数被调研者认为不宜强行将其具体内容划分权重或排列顺序,也难以完全进行量化处理。而外显性胜任力相对是较为表层的特征,更容易把握和诊断,可以根据某项胜任力的使用频次对其重要程度进行评判。当然,由于各企业办公文员的岗位职责不尽相同,此处是对所调研的所有岗位作整体分析,具体到某个特定岗位上会有所不同。但总体而言,现代企业更加注重办公文员知识技能的口径宽度,强调综合技能和素质,也格外重视新的管理思想和办公技术的应用,以适应经济进步和工作交流的需要。具体内容如表1所示。
  3 问题与对策
  (1) 就现状分析,现代企业办公文员的岗位职责范围不够清晰,岗位称谓过于笼统。企业对工作内容的安排随意性大,职责庞杂繁复,造成对岗位概念界定的含糊,致使无法确定详细具体且针对性强的岗位胜任力。基于此,要加强对现代企业办公文员岗位的深入研究,弄清职责范围,梳理办公文员的工作内容,对办公文员的概念作出相对权威的界定。在研究过程中,要结合办公文员的工作实际,注意对比与相关职业或岗位的异同。这是加强办公文员胜任力建设工作的核心和前提。在此基础上,要逐步细化现代办公文员的类型,同时,要从国家和政府层面,制定相应的职业素质要求,适时实施就业准入政策,推行职业资格证书制度,出台配套的激励和约束措施,促进现代企业办公文员胜任力的提升。需要特别注意的是在推行职业资格证书制度时,要切实把好质量关,提高证书的含金量,确保证书的社会认可度。
  (2) 现代办公文员群体的岗位胜任力总体水平亟须提高,结构有待优化。调查结果显示,34%的企业对办公文员的岗位胜任能力不太满意,46%的企业表示基本满意,而表示非常满意的企业仅占20%。从总体结构上,相对于外显性胜任力,企业对内隐性胜任力更为不满意。就外显性胜任力来说,相对于理

论知识,企业认为实践操作技能更需要提高。对于当前办公文员的知识技能,企业按照满意度从低到高的排序依次是:文书写作与处理、会议组织与管理、商务沟通、办公室日常事务管理、现代办公软件与设备操作、财税金融管理、行政管理、外语表达与运用、法律事务处理。而办公文员群体自身认为,按照紧急程度,亟待提高的知识技能依次是:文书写作与处理、商务沟通、会议组织与管理、办公室日常事务管理、财税金融管理、法律事务处理、现代办公软件与设备操作、外语表达与运用、行政管理。同时,办公文员对自身的岗位胜任程度评价不是非常高。35%的人认为自己完全能够胜任岗位工作,并积极谋求在更高的岗位上展现个人才能;47%的人认为自己基本胜任岗位工作;15%的人认为自己不太胜任目前的岗位工作,迫切希望提升个人的岗位胜任力。
  提升现代企业办公文员岗位胜任力的根本途径是培训,而培训任务的承担者主要是教育培训机构和企业。教育培训机构要充分开展调研和论证,紧贴市场需求,关注业态发展,掌握前沿信息,深化校企合作,科学设置课程,采取切实有效的方法,培养文员群体的职业素养,使其学以致用、知行互促。其中,特别是要在提高内隐性胜任力和实践操作技能方面多作努力。企业要根据发展战略和人力资源规划的需要,从职前培训开始,对办公文员进行系统的内外部培训。比较简单有效的做法是各企业可以根据自身办公文员的履职内容,建立岗位胜任能力素质模型,再将胜任能力逐项分解,有针对性地进行培训。培训要适当融入企业文化方面的内容。除教育培训机构和企业外,办公文员个人的自学对完善自身的岗位胜任力也是至关重要的。自学过程中,要立足工作需要,理论联系实践,多向前辈请教,学习要有针对性,注意甄选学习内容,并加强个人职业成长所需素质和技能的培养。
  (3) 现代办公文员处于企业低层,在企业里属于相对弱势的群体,容易受到忽视,职业成长的内驱力得不到调动,工作上安于现状,业务上不思进取。长此以往,将严重有损于企业和个人双方的利益。在对北京地区120名从事文员工作高职毕业生做追踪调查时发现他们的工作满意度非常低。职业吸引力主要包括社会声誉、未来需求、发展空间、工作环境、薪资报酬等5项指标,而被追踪调查的毕业生对这5项指标的自我评价是:79%的毕业生认为文员的社会声誉和职业威望不高,从事文员工作没有职业自豪感和优越感;64%的毕业生对文员的未来的市场需求持乐观态度,但同时认为这也无法有效提升文员的社会地位;71%的毕业生看淡文员的职业发展空间,认为文员职业是发展的起步或过渡,只要条件允许便会择机转岗;80%的毕业生文员的工作环境不宽松,情绪压抑,工作内容琐碎,经常让人焦头烂额;83%的毕业生对薪资报酬不满意,当然这个问题比较复杂,各企业之间的情况也多有不同。联合国教科文组织曾提出,21世纪职业环境的两大核心价值观是“对人的尊重”和“对劳动的尊重”。企业要充分尊重身处低层的文员群体,考虑他们的职业发展问题,积极搭建职业晋升通道,甚至实施员工援助计划(eap),消除职业倦怠,使其从乐群敬业,自觉钻研岗位业务,逐步提高胜任力,促进企业和个人的共同发展。
  主要参考文献
  [1] 陆瑜芳. 办公室实务[m]. 上海:复旦大学出版社,2003:1-2.
  [2] 杜娟. 管理者胜任特征的构成及影响因素分析[j]. 上海管理科学,2010(2):27-31.
  [3] 张祥俊. 岗位胜任特征分析中的细节及几个问题[j]. 中国人力资源开发,2006(4):67-73.
  [4] 张宇平. 从“现代文员”专业走向看开放教育专业设置[j]. 山东电大学报,2008(1):75.
  [5] 徐飙. 现代文员实务技巧[m]. 北京:高等教育出版社,2010:1-6.
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  •  更新时间:2013-06-04 16:21:50  作者:佚名 [标签: 模型 模型 模型 ]
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