新背景下电子档案管理措施的探讨

　　伴随着科学技术的飞速发展，信息技术已经被人们应用于各个领域，并且慢慢地影响了人们的生活方式和工作方式。信息技术应用于工作之后，极大地提高了人们的工作效率以及工作质量。与此同时，实施档案的现代化管理也是一种必然趋势，档案管理逐渐由传统管理方法向新背景下档案管理方式转变。
　　一、电子档案管理与纸质档案管理的比较
　　（一）在归档时间和方式上不同。对于电子档案来讲，需要及时对电子文件进行信息确认和设置密码保护，以保障电子文件在处理和传送中准确无误，并确保接收部门收到的档案是真实并且原始的。对于电子档案的归档来讲，在本文由论文联盟http://收集整理处理好文件之后可以随时归档，也可以运用定期归档的方法，将电子文件生成之后由生成部门经过传输的形式移交给档案管理部门，亦可通过备份的形式交给档案管理部门。同时，管理档案部门可给电子档案编排号码以及设置访问权限，方便以后查找利用。
　　（二）在分类以及编号管理上与传统档案不同。电子档案的分类管理，是在收到档案之后立刻就给接收到的各个文件进行编号，与此同时也会设置好文件的分类号以及档案号，而且在对电子文件归档的时候也会把它的主题词标出来并著录。这样就方便了档案的查找，只要用户有所需档案的文件号码或者关键词，利用检索工具就可以很快地找到，这也方便了档案管理工作人员的管理。
　　（三）在保管形式上存在不同。传统的档案都是纸制成的，它的载体比较容易出现老化等问题。电子档案也会随着计算机技术的发展出现多个载体，可能会给电子文件的可读性带来一定影响。wWw.11665.coM因此，要尽量使用统一的形式保存，然后根据需要进行恰当的格式转换，方便以后电子文件的使用。
　　二、电子档案管理中会发生的问题
　　（一）易出现电子文件被改动的问题。传统的档案被改动会留下痕迹，通过档案的字迹就可以判断出是否被改动过，而电子文件即使被改动也不会留下痕迹。同时，传送或者是接收电子档案时也可能会出现未经授权就被他人改动或者是截走的问题。
　　（二）对于判断电子档案是否是原稿比较困难。电子文件是在计算机上进行操作的，它可以同时在多个计算机上对同一个电子档案进行演示，这就会出现在不同的时间和地点、不同的档案展示人员所展示的电子档案都是一样的，无法判断出谁的是原始文件，谁的是复印件。
　　（三）不断地更新电子档案的格式。伴随着信息技术地快速发展，计算机的软件以及硬件的更新速度非常之快。因此，快速变化的电子档案存储格式和结构变化和电子档案最开始的形式也会有一定的不同。目前受技术的束缚，电子档案的签署技术并没有广泛地使用，可能只是在某一个电子档案上进行盖章或者是签名。这就不利于电子文件是否是原件的判断。
　　三、进一步优化电子档案管的对策
　　（一）建立电子档案管理制度。重视电子档案的制度建设。第一，要明确电子档案的归档范围。可以根据国家的有关规定，明确电子档案的归档范围。第二，定期对电子文件进行检查。定期对电子文件的信息记录格式及计算机硬件、软件的有效性进行检查；对于已经归档电子文件提供的信息是否准确，有没有病毒的入侵等进行检查；对于归档电子文件是否是完全的、可靠的进行检查；与之有关的软件等是不是已经和电子文件一起归档；电子档案和与之有联系的纸质档案内容以及有关解释说明是否是一样等等。第三，制定一个电子档案管理规定。对于电子文件的管理可以制定一个详细的电子文件接收记录以及电子档案归档制度。对于电子档案的归档，把需要的原件或者是草稿以及必要的软件参数和管理数据一并与最终的电子档案归档，并且做好档案的保存工作，不可以把它们分开来保存。电子档案的载体用统一的格式和规格，把归档的电子档案集中并复制几份，一份供用户查阅使用，一份保存起来。
　　（二）提高电子档案管理员的专业能力。电子档案管理部应当重视和培养管理员的专业素质和能力，提高电子档案管理水平。电子档案采用的是先进技术，需要档案管理人员具有一定的计算机技术知识以及档案管理知识。因此，在培养电子档案管理人员时，除了需要培养他们文化素养和提高档案管理知识之外，还要对他们进行计算机技术培训。提高电子档案管理人员的专业能力和素养，不仅培养了一些电子档案管理人才，还可以使电子档案管理工作快速发展。
　　总结：
　　新背景下，纸制成的档案或者是文件越来越少，取而代之的是众多的电子档案和文件。那么对于电子档案如何管理和保存以及归档，是新背景下电子档案管理所要解决的一个问题。本文把电子档案管理方法和传统档案管理方法进行比较分析，并对电子档案管理的优势以及管理难点进行了探讨，进而提出了优化电子档案管理的对策。