浅谈高校教学秘书的沟通与协调能力之重要性

　　长期以来，人们对高校教学秘书的工作缺乏正确的认识和评价，认为他们只是从事简单的日常性工作，只需要具备基本的文字处理能力和电脑常识即可。事实上，随着高校教学改革进程的不断深入，教学秘书作为高校里面一个特殊的角色，处于教学管理工作环节的枢纽位置，其工作质量直接影响着高校管理水平及教学质量。教学秘书除了需要具备多样化的知识结构等硬性条件之外，还必须有较强的口头和文字表达能力、信息处理能力，最重要的是具备良好的沟通协调能力，这是由教学秘书特定的角色定位和职能特点决定的。沟通与协调的能力，不仅是教学秘书的职业需要，更是一种生存方式，会直接影其工作效率和效果，影响学校的教学运行，因此，沟通与协调对高校教学秘书而言意义重大。
　　本文拟结合实际工作，从教学秘书的角色定位和职能特点出发，分析沟通与协调能力对于教学秘书在工作中的重要性，进而对提高教学秘书工作效率提出几点建议。
　　一、教学秘书在高校教学管理过程中的角色定位
　　教育部《高等学校教学管理要点》（教高司[1998]33号）指出：“系（院）可设教学秘书和教务员，在教学系主任（院长）领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。”这在理论上对教学秘书的行政关系、岗位职责范围和工作定位做出了明确界定。在实践中由于每个学校的情况不尽相同，教务管理工作的复杂性决定了教学秘书角色的多样性。不过从个性的教学秘书角色可以归纳出其共性的定位，一般为以下几种：
　　（一）服务者角色
　　教学秘书工作的宗旨是服务，为学校的管理服务，为老师的教学服务，为学生的学习服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。wWw.11665.COm作为教学秘书，必须要树立服务意识，因为管理和沟通的最终归属就是服务，只有真正树立服务意识才能使工作有的放矢，才能真正体现教学秘书这一职业的特殊魅力和重要性。
　　（二）协调者角色
　　教学秘书穿梭于教务处、系部、教师和学生之间，是教学工作中最为具体、最为活跃的协调层次。教学管理工作涉及大量的协调工作，诸如排课、排监考员、调停课等等，都需要教学秘书发挥好协调者的积极作用，化解各种矛盾，确保工作平稳有序地开展。
　　（三）信息传递者角色
　　教学秘书是教务处、院系、教师和学生之间信息传递与反馈的桥梁，是各种教学信息上传下达的枢纽。教学秘书一方面将教务处有关教学和管理的文件、通知或规章制度及时准确地传达给教师和学生，另一方面把来自师生的信息上报教学管理部门，以便教学管理部门采取相应的改进措施。
　　二、教学秘书在教学管理中的职能特点
　　（一）服务性强
　　教学秘书，也可以叫做教务员，顾名思义，其工作包括“教”和“务”两部分，其中，“务”是教学秘书的工作重心。教学秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务为性质的，作为学校的窗口人员，沟通的能力是必不可少的，只有善于跟各种人员交流和沟通，才能更好地为学校、为师生服务。
　　（二）涉及面广
　　教学秘书处在教学管理的最基层位置，很多教学活动都需要由教学秘书进行组织和安排，因此与专职教师相比，教学秘书所要接触的人员更多，涉及范围更广。对上要面对教务处和院系领导，对下要为广大师生服务，横向还要与其他职能部门以及各系进行协调，这就要求教学秘书必须具备良好的沟通与协调能力。
　　（三）时效性强
　　教学秘书的工作繁杂，其中很多工作都有较强的时效性，因此教学秘书必须迅速、准确地处理这些事务。本文作者所在的学校属于异地办学，有时候教务处出一个紧急通知，这就要求教学秘书第一时间转发给相关人员，并保证他们收到通知。教学秘书必须掌握各种沟通方法和技巧，及时地传递信息，以便高效完成任务。
　　三、如何提高教学秘书的沟通与协调能力
　　通过以上对教学秘书角色定位和职能特点的分析，可以看出沟通与协调能力对于教学秘书在工作中具有重要作用。沟通与协调不是一种本能，而是一种能力，它不是人天生就具备的，而是在工作实践中培养和训练出来的。教学秘书可以从以下几个方面着手培养和提高自身这方面的能力：
　　（一）三“心”两“意”
　　首先，是自尊“心”。平等与尊重是沟通的前提。教学秘书很容易陷入两个误区，一是身为非教学人员，职称学历层次相对来说不高，因此在专职教师会产生自卑心理；二是在学生面前以教师的身份出现，是管理者，因而觉得高人一等。这两种认识都易造成人与人之间的不平等，因而也就难以进行有效的沟通。事实上，在工作中，教学秘书和教师、学生都是平等的，所以教学秘书应做到自尊自爱，维护自己的人格也尊重他人的人格，才能达到有效沟通。其次，是热“心”。教学