１９９８年，宣武区委、区政府为了适应牛街改造的需要，同时为了更好地履行政府职能决定新建综合办公大楼。届时，区委、区政府、区人大、区政协、区纪检委及其所属有关部门约三十余个单位将在新楼集中办公。按照机构改革、精简高效的要求，宣武区政府决定借此机会建立文件中心。国家档案局、北京市档案局对此十分重视，成立了专门的课题组。下面，笔者对宣武区文件中心的建立谈一点个人的初步想法。
一、"宣武区文件中心"名称的确定
宣武区拟建的新机构将取代现有的十余个档案室，集中保管这些机关产生和形成的档案。有人认为这一机构应当称为"联合档案室"，而不宜叫"文件中心"。由此引出在我国能否建立文件中心的问题，这正是近年来档案界探讨的理论热点之一。我认为争论的焦点最终表现在对"文件"与"档案"概念的不同理解上。认为我国不宜建立文件中心者，从狭义的文件观出发，把文件与其现行阶段相对应，把档案与半现行和非现行阶段相对应，认为文件转化为档案的依据和标志是"归档"，即文件从业务部门或文书处理部门移交到档案室，把文件和档案看作是两个截然不同的事物，从而得出我国不存在成立文件中心的理论基础的结论。认为在我国建立文件中心不乏理论依据者，从广义的文件观出发，把文件与其运动全过程的所有阶段相对应，包括现行阶段、半现行阶段和非现行阶段，认为档案是文件的一部分，它与现行、半现行文件是"同一事物在不同运动阶段上价值形态的体现"①，因此主张不能简单地把"归档"视为文件转化为档案的本质因素，而应把价值形态的转化作为文件向档案转化的标志。WWW.11665.cOm宣武区文件中心的建立正是基于这种广义的文件观，认为文件是指从文件形成到最终归宿这一完整运动过程的所有阶段，而不是其中的某一个特定阶段。
另外，从工作的实际出发，我们认为称为"文件中心"较"联合档案室"有两个优点：一是联合档案室通常隶属于某一机关，是该机关的内部组织机构，人员、用房由该单位解决，经费由几家分担，在业务上接受档案行政管理部门的监督和指导；文件中心则不同，它独立于机关之外全面接受档案行政管理部门的领导和监督。具体在机构设置时可作为档案馆的一个职能科室，对外挂文件中心的牌子，履行文件中心的职能，从而减少了机关的行政编制，适应了机构改革的需要。二是"文件中心"作为国外尤其是西方国家较为普及的一种文件保管机构，以经济、高效著称。它对文件集约化、社会化、规模化的管理，大大提高了对人、财、物的有效使用，摆脱了"档案室"给人们带来的根深蒂固的印象。因此，"文件中心"对于决策者从思想上较"联合档案室"更易接受。
二、宣武区文件中心的职能
在确定宣武区文件中心的职能时，我们借鉴了国外文件中心的经验，确定了四个方面：一是负责文件的接收；二是负责对文件进行合理的储存和有效的保管；三是负责为文件形成 机关及时提供优质、高效服务，或经文件形成机关的同意，为其它用户提供服务；四是负责对文件进行最终处置。这四项职责在具体实施过程中，不能照搬国外的模式，必须结合宣武区的实际情况。现分别予以说明：
（一）关于文件的接收
接收工作涉及文件中心和文件形成单位两方面。在接收范围上我们确定为：文件形成单位应归档保存的各种门类和载体的文件。其中各种门类和载体包括文件形成单位形成的专门档案和特殊载体档案，如：照片、底片、录音带、录相带、光盘、磁盘。会计档案由于在其形成单位的利用率较高，可视具体情况在形成单位管理。在接收时间上规定：原则上文件在形成后的第二年的上半年向文件中心移交。专业文件可视其形成特点，如时间、数量等提前或错后移交。对交接工作提出五点要求：１、文件中心有专人负责文件的接收工作。２、文件形成单位指定专人协助文件中心的人员共同制定本单位文件的移交范围、保管期限。３、文件形成单位负责文件的装盒，并填写盒内文件目录（目录的内容可以简化，包括：序号、文件名称等）。４、文件形成单位负责填写移交目录并向文件中心移交文件。５、文件中心对接收的文件进行必要的微机录入工作。主要包括两个方面：一是以盒为单位，输入有关项目，便于文件的检索；二是以份为单位，输入文件名称、责任者、保管期限和密级，便于文件的日后处置。
（二）关于文件的保管
文件的保管工作由文件中心承担。对文件中心在保管的硬件装备和软件建设上规定了五点：１、文件中心要有充足的库房和必要的设备，确保文件的安全。２、要设特殊载体库，保管磁带、磁盘、缩微胶片、机读文件等。３、库房使用开放式柜架，高度不限。４、要编制库房号、柜架的行号、列号，文件随意排架。５、库房要干净整齐；出库的文件要及时归还、清点、上架。
（三）关于文件的提供利用工作
文件中心要为文件形成者提供快速、准确的服务。国外的文件中心从经济的角度考虑，一般远离市区。为了确保文件能够及时提供给利用者，文件中心必须要有便利的交通、先进的通讯手段和较高的自动化管理水平。宣武区文件中心作为宣武区档案馆的内设科室，而新的档案馆与区综合办公楼连在一起，不存在交通、通讯不便的问题，因此，在服务形式上我们初步提出了三种：１、送档上门。服务对象主要是文件形成机关，他们可以通过电话借调文件。文件中心应在规定的时间内快速地将文件送到利用者手中。对文件的非直接形成单位，一般不提供文件的外借。２、内部借阅。服务对象主要是文件形成单位以外的利用者。 非文件形成单位利用文件，必须向文件形成机关提出申请，详细注明利用文件的范围，并经文件形成机关批准。３、复制：主要为文件形成机关提供复印，或经文件形成机关同意，为其他用户提供复印。
（四）关于文件的处置
处置是指根据文件保管期限表对文件进行再鉴定和再审查，销毁不需要继续保存的文件，把具有永久价值的文件移交到档案馆。按现有规定，永久或长期保管的文件自形成之日起在本单位保存十年后向区县档案馆移交。在处置时间方面，文件中心可根据文件的保管期限、数量和中心的库房面积，每隔五年开展一次鉴定工作。处置者由文件中心、文件形成单位、档案馆及有关专家或权威人士共同组成。处置的依据是文件形成单位制定的文件保管期限表、档案馆的接收范围，同时参考专家的意见，站在历史的角度确定对某些文件的处置。处置的程序是：以份为单位，对移交满五年的文件逐份进行鉴定。鉴定工作由文件中心牵头，先由文件中心同文件形成单位的工作人员共同进行初步鉴定，分别列出需销毁及需向档案馆移交文件的目录，然后经档案馆、专家和文件形成单位业务部门的共同审定，最终确定需销毁的文件和档案馆需要保存的文件及其保管期限。对于暂时不用销毁，又不需进馆保存的文件，可在文件中心保存一段时间后再鉴定。需档案馆保存的文件，由档案馆负责整理；需销毁的文件，由文件中心进行销毁，文件形成单位派人监销。销毁的文件、在文件中心继续保管的文件及向档案馆移交的文件，目录应一式三份，文件形成单位、文件中心及档案馆各留一份。
注释：
①《文件中心的理论辨析》，黄霄羽，《北京档案》，２０００，７
