摘要：随着网络带来的一些新技术、新方法、新理念在高校档案管理工作中的运用，高校档案馆的传统功能得到深化和延伸。本文分析了网络时代高校档案馆功能发生变革的原因和内容，并针对性地提出了高校档案馆实现功能拓展的途径和方法。
关键词：高校；档案馆；功能；变革
在以网络通信技术和计算机技术飞速发展为标志的信息社会，信息管理领域发生了深刻的变革，档案领域也面临着前所未有的机遇和挑战。纸质档案的中心地位已经减弱，包括文本、图像、声音在内的电子档案的数量正在迅速增加。随着网络带来的一些新技术、新方法、新理念在高校档案管理工作中的运用，高校档案馆的传统功能也相应发生变革。
一、 网络时代促使高校档案馆传统功能的深化
（一）档案的收集范围进一步扩大。高校档案馆的首要功能就是按照国家的有关规定，收集在学校工作中具有保存价值的档案，实行集中保管。长期以来，高校档案馆的收集对象主要是以纸质档案为主。而在网络时代，随着计算机网络信息技术的出现，各高校陆续建立起校园网，档案馆存储信息的载体也发生了深刻的变化，纸质档案一统天下的格局已被磁盘、光盘、缩微胶片等高科技的档案载体所打破。由于高校工作的深入开展，档案馆原有的收集范围进一步扩大，许多高校档案馆增设了人物档案、捐赠档案等门类，征集书画、历史文物等有保存价值的实物档案，从而确保馆藏数量、门类的不断增长，提高档案馆为学校工作、为广大师生服务的能力。
（二）档案的保管方法进一步提高。随着高等教育管理体制的改革，许多高校经历了合并、共建或升格的资源整合过程，同样也经历了档案集中保管的过程。WWw.11665.cOM对这些高校来说，原有库房已远远不能满足档案事业发展的需要。因此，档案库房的建设对一些高校来说已经刻不容缓。另外，电子档案的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子档案要求直立存放在防光、防磁、防有害气体的装具中，远离强磁场，保证温度保持在17℃—20℃，相对湿度为35%—45%。对电子档案的内容要定期、适时地进行检测和转录，确保其安全、有效。
（三）档案的服务功能进一步加强。服务功能是档案馆赖以生存和发展的基础，是档案馆的生机、活力所在。网络时代的信息服务是依靠计算机和通信网络来实现的。因为电子档案是数字化形态的档案信息，传输网络化，信息资源共享化，体现出跨地域、跨行业和服务广泛的特征。所以，电子档案打破了纸质档案利用的局限性，促使档案管理部门从保管职能向服务职能转变，并且在服务方法、服务质量方面有一个质的飞跃。随着数字化网络技术的发展，高校档案馆必须具备和采用与之相适应的现代技术设施，向实现档案馆信息服务网络化转化。同时，档案馆必须具备提供准确、快捷的信息服务能力。其服务模式以用户为中心，通过加大对特色馆藏的开发和开展参考咨询服务，为用户提供切合其需要的权威的档案信息，实现主动提供档案信息服务的新模式。
二、网络时代催生高校档案馆新功能的增加
网络信息资源的兴起，计算机技术、通讯技术和网络技术在高校档案馆管理工作中的应用日趋广泛，不仅使档案馆的传统功能发生了巨大变化，而且新的功能不断增加。
（一）档案馆成为信息服务的中心。
随着各高校办公自动化和电子政务的推行，在纸质文件形成的同时，伴生了大量的电子文件，形成了大量的档案信息。由于档案实体与信息的并存，档案馆在加强档案物质形态管理的同时，对档案信息的管理将同步进行，形成文档一体化的管理模式：利用电子文件管理系统，从学校收发室开始，通过扫描设备将文件全文录入计算机，由兼职档案员对文件进行分类、价值鉴定和著录标引等，同时标注文件的主要特征信息以备检索。文件在有关部门流转、办理完毕后，由兼职档案员负责收集，经档案馆进行鉴定、筛选后，有价值的信息直接转入档案管理系统，或以磁盘、光盘等形式存储，档案实体入库保管。随着电子档案数量的不断增加，高校档案馆也将逐步演化成为一个信息管理中心。伴随着档案信息管理中心的建立，档案馆同时又可通过网络满足不同利用者的需要，使档案资源得到充分而有效的共享。这样，高校档案馆就承担起档案信息的传输职责，成为名副其实的档案信息资源交换中心，枢纽功能凸显。
（二）档案馆成为宣传教育的基地。
高校档案是高校历史的真实记录，贮存着大量的原始信息，是学校历史发展的结晶。它包含了教学、管理、科研等诸多方面的内容，反映了各职能部门、教师、学生等不同层面的活动。通过档案这种原始的有直接说服力的形态，就可为教育服务。而且宣传教育一般形式灵活、题材广泛，如建立爱国主义教育基地、展出档案实物、进行文艺创作、拍摄专题片，编纂出版史料汇编，举办专题讲座、知识竞赛等等，对广大师生进行爱国、爱校教育，历史科学文化知识教育。此外，档案馆应紧紧依托高等教育这个大背景，按照高等教育规律，将档案信息的教育功能拓展到培养人才和科研活动中，直接为师生员工提供服务。比如：为科研课题研究、产品研发、学术论文撰写提供相关档案情报资料条目和系统查询。在允许的条件下向广大师生发布教学、科研成果信息，提供与高等教育相关的网上信息查询服务等等。档案馆要主动挖掘馆藏档案中体现特色的精品信息，进行有针对性的加工整合，打造自身的品牌，切切实实地发挥档案的宣传教育功能。
三、 实现高校档案馆功能拓展的途径
（一）加强档案信息资源的收集工作
为了拓展高校档案馆信息服务中心的功能，加大档案信息资源的管理力度是目前高校档案馆的重要任务。我们应结合新时期高校档案工作的总体任务，关注学校活动的重点、热点，依法定期地将各部门、各单位的各种类型档案接收进馆，扩大资源范围，丰富馆藏内容，优化馆藏档案结构，增强档案馆的信息服务能力。我们还可在加强原有档案管理的基础上辅之以现代化手段，主动从各种媒体中收集信息，使档案信息能很好地为学校和社会服务。
在档案信息的收集工作中，重点要抓好电子文件的接收和归档工作。高校电子文件包括电子文本、电子相册、电子录音、多媒体教学课件等载体，它们从不同的角度直接反映了高校工作的发展进程。因此，档案人员有责任提前介入到文书工作中，对电子文件的形成、处理、鉴定、归档实行全过程监控和管理。电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证电子文件在传输、处理过程中不会出现错误，确保电子文件内容的原始性、真实性和准确性。电子文件流转结束后应随时保存到指定的计算机硬盘上或档案数据库中，与之相对应的纸质文件也应同时归档。对于在办公室自动化系统中直接生成的电子文件或经由网络传输的电子文件，应由归档单位负责以纸质文件的形式输出，加盖公章后与电子文件同时归档。电子文件归档时，应注意对其载体和技术环境进行检验，确保载体的可读性和无病毒。
（二）加强馆藏档案的数字化工作
由于传统馆藏是以纸质档案为主，这种档案信息不适合信息时代的数字化管理及信息的网络传输，我们必须将这些传统馆藏数字化，将馆藏的各种文字材料、声音信息、视频信息实现数字化转换和处理。这项工程庞大，需要投入大量的人力、物力、财力。要在解决思想认识问题的基础上，研究和制定出实现档案信息数字化的政策和发展战略。在具体实施之前必须明确哪些馆藏档案需要进行数字化，我们不能盲目地将所有馆藏档案制成电子副本，造成不必要的浪费。开展馆藏档案的数字化工作我们可遵循以下几个基本原则：1、价值性原则：即优先选择珍贵馆藏档案进行数字化，以便提供利用数字化副本，保护珍贵的档案原件。2、实用性原则：即优先选择利用率较高的馆藏档案进行数字化，以提高档案的利用价值，实用性要从总需求的高度来考虑。3、开发性原则：即优先选择公开的馆藏档案进行数字化，以提高档案的共享程度，适当考虑非密级的馆藏档案的数字化。4、特色性原则：即优先选择可开放的、有特色的馆藏档案进行数字化，创立自己的品牌产品，提供特色服务。在具体实施馆藏档案数字化工作时可参照国家档案局颁布的相应的法规，制定出档案数字化操作规范，针对数字化的输入方式、存储方式、数据备份等提出明确的参数要求，确保工作规范、有序。
（三）加强现代化服务手段的应用
加强高校档案馆自身的现代化建设为档案馆功能拓展提供有力支持。首先要以新的信息服务理念为指导，强化改革创新、主动服务的意识，不断扩大服务范围，拓宽服务领域，力求面向学校的每一位成员，最大限度地开发利用档案信息资源，实现档案信息服务全员化。其次在服务手段上，充分利用计算机和网络技术，开展档案信息咨询服务，拓展档案馆的功能，提高服务质量。
1、加快档案馆网页建设。建立档案馆网页的宗旨是以用户的需要作为动力，不仅为用户提供档案信息，还要力求将档案信息资源的显性知识和档案员的隐性知识结合起来，积极主动地为用户提供知识服务，主要服务项目：（1）信息介绍服务。在档案馆网页上公布档案馆概况、档案馆藏、服务项目、档案工作流程等，提供各种资源的使用方法以及网络导航等服务，为利用者提供方便。（2）信息咨询服务。在网页上通过提供e-mail、经常性问题解答等方式，让利用者与档案馆工作人员进行信息交流，对有关档案工作方面的问题提供专业的解答。（3）信息开发服务。对馆藏信息按专题、类别进行二次、三次加工，开发汇总分析、专题跟踪等编研工作。对档案史料进行汇编、选编，供利用者查阅。举办网上珍贵档案展览，提升档案馆的教育及文化休闲功能。
2、加快现代化管理软件的应用。(1)使用档案管理软件是实现档案现代化管理的必要手段。高校档案馆可使用已开发的软件，也可以自行开发研制符合本校实际的档案管理软件，逐步使档案管理和开发利用紧随高校和时代发展的步伐。档案管理软件的开发要遵循“规范、先进、实用”的原则，综合考虑数据管理、编目整理、检索查询、安全保密、系统维护等功能，设置齐全，应用方便，确保数据安全。（2）积极参与学校办公自动化系统的建设，真正实现文档一体化。全校实行办公自动化可以有效促进电子文件的归档工作。但从目前情况看，真正建立办公自动化系统的高校并不多。有的学校只是在校园网中设计了相应的栏目，简单地运行消息发布、通知等程序，办公自动化程度比较低。因此，高校档案馆要主动配合，积极促成学校办公自动化系统的建设，使各类电子文件的形成按公文程序实行起草、审核、签发一体化，确保电子文件及时收集、归档。（3）高校档案馆要不断提高自身现代化管理硬件条件。因为档案检索的自动化和传递的网络化，不仅需要软件设备，更需要计算机、扫描仪、刻录机、数码相机、移动硬盘、通讯线路等硬件设备。电子文件的保存载体和机读载体也应随着科技发展而转变，以确保电子文件的安全和有效。
网络时代档案馆功能的拓展，不仅是高校档案馆发展的内在动力，更深层次的原因是在新的机遇和挑战面前档案馆的一种自我把握。我们高校档案工作者应该不断提高自身素质，锐意进取，努力拓展档案馆的功能，积极主动地服务于高校和社会，创造出高校档案馆工作的新局面。
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