摘  要：人事档案是在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位集中保存起来以备考察的文字，表格及其他形式的历史记录，是全面考察了解正确选拔人才的一个重要依据。
关键词：人事档案；管理机制；改革
        在社会主义市场经济条件下，随着政治、经济体制的改革和用人制度的变化，人事档案工作面临着新的形势和任务，既有现实困难，又有发展机遇。因此，如何在新的历史条件下正确的分析审视人事档案管理机制存在的价值和问题，抓住发展机遇，改革现有的工作体系，以适应现代社会的进步与发展，充分发挥人事档案工作的作用，更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在人事档案工作者面前的重要课题。
        1 人事档案管理机制的现状
        我国的现行干部人事档案工作，诞生于战争时期，成长于计划经济的年代，一直沿用以“计划管理”为核心的规章制度，承袭了手工管理的方式。传统的人事档案管理所体现的是一种在组织人事主管部门的统一领导下，按照分级管理、统一制度、统一方法的管理原则，采取内外有别、档随人走、不对相对人公开，严格界定单位建档资格、管理资格及组织使用等管理方式实现的封闭式管理机制。这种管理机制通过目前社会转型期人事档案管理实践的验证，已经暴露出种种问题，严重损害了人事档案的社会声誉，并对人事档案的生存和发展产生了严重影响。wWW.11665.cOM如今，“人档脱节”、“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“档案克隆”等现象大量存在。据不完全统计，全国“弃档族”已有60多万人。
        原有人事档案制度在市场经济条件下已经显得相当不谐和，其负面效应远远大于正面功能。因为“档案评语”，许多人不能晋级和升迁；因为“档案关系”，许多人欲走不能——人才流动阻滞化；因为“档案控制”，许多人只能“唯上”而不能“唯实”；当然，也许还有许许多多没有倾诉和表达并被生活“屏蔽”了的因档案“污点”而向生活后退的人们。在一定空间和范围内，档案变成了“挡案”。显得极不合时宜，传统人事档案制度有如“鸡肋”，亦如“阑尾”，人事档案制度改革正呼之欲出！
        2 对现行人事档案机制状况的分析
        目前，人事档案工作机制运转不畅，社会地位不断下降。造成这种状况的主要原因有以下几个方面：
        2.1人事档案管理方式的改变使人事档案职能弱化，难以适应实际工作的需要。档案馆代管人事档案后，档案的管理方式产生了变化。遵循党管干部原则，人事档案的具体事务由档案馆负责，但业务上要接受组织人事部门的领导。即档案馆仅负责材料的接收、整理、归档和利用等具体工作，而档案的转递、查借阅人员的确定、材料的真实性等方面由组织人事部门指导和审核确定并提供。从国家人事档案管理体制来说，国家中组部负责对地方组织部门的人事档案工作进行业务指导，组织部门领会上级精神后，传达给档案馆，最后由档案馆组织落实、具体实施。这样的管理方式存在着职能上的交叉，既不利于使上级的精神得到尽快落实，也易使组织人事部门对档案的管理职能产生弱化，令档案人员工作起来十分被动。
        2.2人事档案形成的质量不高，降低了人事档案的社会价值。档案的形成和收集缺乏针对性和规范性，工作方式多年不变，程序不够公开、透明，造成人事档案内容陈旧、雷同、空洞、失真。内容陈旧不能反映个人的最新动态，失去了档案的凭证价值，甚至在存放中存在安全隐患，档案管理人员安排上更具有极强的随意性。；内容雷同不能反映个人的独特才能，失去了档案的参考价值，难以有针对性的提供权威的证明材料；内容的空洞，则无法满足社会对人事档案信息的新要求；内容的失真，不仅违背了人事档案真实性的特征，而且会造成负面的社会影响。人事档案的基本特性是真实性，如果人事档案不真实，就失去了人事档案的利用价值。
        2.3服务功能不健全，阻碍了人事档案工作的发展。由于人事档案工作一直从属于组织人事工作，其服务职能被管理职能所掩盖，从而造成服务方向不清晰、服务职能不明确。再者是服务手段落后。 


在信息化社会里，人事档案工作的技术手段远远落后于现代社会，高科技在人事档案工作中的推广和应用力度不大，工作效率不高。很多组织的人事档案仍旧延续纸质化的老路，员工填写好履历表，提交了相关证明材料之后，就此放进档案盒锁进柜子里，不到必要时期，任何信息都无法查找。电子化人事档案的普及率低，即使存在电子档案，也仅仅停留在性别、年龄、政治面貌等基本信息的记录上，缺乏系统管理与操作，电子数据丢失情况极为严重。

        3 对加强现行人事档案管理机制的几点建议
        3.1明确用人单位建档和管档机制。传统的人事档案管理规定在实践中已经被突破。这其实也反映了一种需要，因为无论单位大小，都存在着利用人事档案的问题，得通过制度规定来强制要求它们把记录和反映其工作人员人事数据和信息的人事档案，集中到某一层级以上的组织人事部门集中管理，很显然会影响用人单位的查找利用和信息开发。档案应该保存在最有利于其价值实现的地方。另外，我们也可以看到，传统的人事档案管理制度规定已经暴露出其机制方面的“僵硬性”，已经不能适应现代企业，特别是民办、独资、合资等新企业人力资源管理的客观需要了。
        因此，我国单位层面的人事档案管理机制应该是：谁建谁管，实现建档权、管理权和使用权三种权利的协调统一。不能人为地通过不合理、不合规律要求的制度规定，来把一部分单位的人事档案管理权和使用权剥离出去，使人事档案继续扮演“控制人”的角色。
        3.2建立相对人有效参与和监督机制。更新人事档案的管理机制，让人事档案回归其本来的人力资源管理工具意义上来，是我们必须予以正视的一个现实问题。旧的人事档案建档机制、管理机制和使用机制不改变，将会使人事档案的生存前途渺茫。因此，放开人事档案的建档权和管理权及使用权，形成一种相对人参与和监督的新的管理机制，不仅可以使相对人享有必要的民主权利、保障相对人的合法权益，而且可以使各个用人单位所建立的人事档案的质量得到有效提高。
        让相对人参与和监督人事档案的管理工作，必须在制度层面首先赋予相对人以知情权，建立对相对人相对公开透明的人事档案管理制度。所以，人事档案管理制度变革是基础，人事档案管理机制改变是制度得以顺利施行的必要保障。可以说，没有相对人有效参与和监督的人事档案管理制度变革，只是一种“换汤不换药”的做法，根本无法改变我国人事档案管理所面临的“危机”和挑战。
        3.3建立体现社会公平原则的无偿管理、有偿服务机制。以往的人事档案管理改革的一个败笔之举就是实行“体制外社会流动人员”的人事档案管理收费制度，这种管理机制的实践结果，严重挑战了社会公平原则，也损害了广大“体制外”人员的利益，是传统的组织控制、单位控制型的人事档案管理体制的延续。实行这种管理制度的思想惯性可以描述为：你不是要脱离单位吗，那好你就得增加成本付出；你不服从我的制度安排，你就不能得到我所提供的人事档案信息服务。所以，就这种所谓人事档案管理改革的实质来说，依然是传统的控制人思想和做法的延续，并不符合党和国家管理人才合理流动，发挥人才社会作用的大政方针，是人事档案所有权人的一种强制性的“索取”行为。
        在总结和反思人事档案管理改革的经验和教训的基础上，我们主张建立一种“无偿管理、有偿服务”的适用于所有人事档案相对人的新型管理制度和运行机制。所谓“无偿管理”，就是国家在制定政府国民经济和社会发展计划时，将人事档案管理所需要的成本纳入统一的财政预算，使归国家所有的人事档案管理获得比较充分的资金保障。所谓“有偿服务”，就是人事档案管理部门在向相对人提供人事档案信息服务时，收取符合统一规定的“工本费”，并且在收费前，向相对人履行告知义务。
        通过建立和健全包括上述内容的人事档案管理制度，形成一种有效的权利主体之间的约束、监督机制，可以在一定程度上有效地维护国家人事档案信息资源的安全，并保证人事档案信息资源的合理开发和利用。
        总之，改革现行的人事档案管理机制，已经成为转变人们对“人事档案”无用论观念和思想的必行之举。为此，我们应该在体制、政策、制度改革的前提下，进一步完善我国的人事档案管理机制，使之能够符合社会主义市场经济发展和社会政治体制改革的需要，使之能够体现党和国家的新时期人才管理和使用新方针、新政策的价值取向。