摘要:档案的电子化管理,档案信息数字化,是档案工作中的一个新课题,它面临一些不可回避的新问题,它是在档案工作初步实践中的一个新生物,虽然还存在一些有待解决的问题,但我们不能不承认,电子档案的管理,在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度,而且极大地提高了工作效率,随着现化化进程的不断深入,档案管理软件系统的不断开发,电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。
关键词:电子档案;问题;对策
信息技术的飞速发展和广泛应用使人类生活的各个方面发生了巨大的变化。计算机应用于办公自动化和自动化工程设计,已产生了大量的cad或公文性电子文件。由此引起的对电子文件和电子档案的管理,是档案工作者面临的新问题。电子文件被广泛地认识和应用,成为势不可挡的潮流。计算机的普遍应用、电子文件的大量产生、信息高速公路的建成,为缩小档案保存空间,快捷传递交流信息,搞好信息服务,实现信息共享,无疑将会带来极大的方便,同时也给档案工作带来了一系列的新情况新问题。
1、现代的档案管理工作的转变
1、1档案载体的转变
在管理活动中,电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸,而其中许多又要承袭老产品的大部分成果,因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力,保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。wwW.11665.COm
1、2企业档案的分类变化
旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同,但可以肯定的是计算机管理过程中档案分类更能贴近管理的需要,分类也将更详细、更科学、更规范。
1、3档案接收和保管上也有所改变
在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去,则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。
无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本单位的《电子文件管理办法》,提请信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台,要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,掌握电子档案信息的收集、管理。
此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具,更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。
2、电子档案工作面临的问题
2、1电子档案原件的真实性问题
电子文件很容易被删改,且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中,拟稿者无法留下自己的笔迹,单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发,日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改,也难以发现和确定。
2、2电子档案内容的保密性问题
用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题,带来了极大的威胁。
2、3电子档案保笛的长久性问题
随着办公自动化的不断深入,好多单位将会实现无纸办公,所有的情况、决策、信息存储在网络中,人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序,也方便了利用,但是一旦网络突然瘫痪或被毁,如出现“黑客”问题,遇到病毒问题或其它方面的故障,电子文件可能会在一瞬间同时消失,造成难以弥补的损失。
2、4档案管理软件的统一性问题
计算机软件研制大大落后于硬件的发展,远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件,势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。
3、建议采取的对策
3、1尽快培养精通计算机技术的档案专业人才
培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时,通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人才,使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务,热爱档案事业;不仅会操作而且会设计程序,能够开发软件。
3、2建立健全维护电子文件真实和安全的法规
在电子文件的形成、处理、归档,电子档案的保管、利用等各个环节,信息都有被更改、丢失的可能性,即使拥有完善的信息安全技术,也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此,建立健全相关法规和管理制度,对于维护电子档案的原始性、真实性,保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案的保管和利用标准规定下来,使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用,确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。
3、3制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范
随着电子文件的大量产生,迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式,用标准和规范确定下来,使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理,这是摆在档案部门面前的一项重大课题,也是迫切需要解决的基础性工作。
3、4研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件
建议由国家档案局牵头,研制开发适应档案管理现代化的软件,并在全国档集系统统一推广。我们盼望国家档案局能把该问题列为工作重点,以此带动全国档案系统现代化管理水平的提高。
办公自动化的广泛实现,信息高速公路的建成,对传统的档案工作是一次巨大的冲击,必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势,采取有力措施,从工作重点和方式上来一次大转变,从人才和技术力量上来一次大储备,以勇敢地应对信息时代的挑战。
