摘要:本文针对我国人事档案管理工作现状,提出了改革人事档案管理制度四点意见:强化人事档案作为人力资源管理工具的社会服务功能、赋予用人单位以“建档权”和“管理权”、 重构人事档案的内容和档案馆内建立人事档案中心。
关键词:人事档案 档案管理 制度改革
近些年来,随着经济体制改革的不断深入,合资、民营等企业的蓬勃发展,自谋职业、个体经营的大量涌现为就业开辟了新渠道,社会上提供了较多的就业机会使人们已经不再对某一单位“从一而终”了,人员流动变得更加频繁。曾经非常受人们重视,被人视为“香饽饽”的人事档案逐步沦为“食之无味、弃之可惜”的“鸡肋”而遭受人们的冷落。诸如“弃档”、“自揣档案”、“挂档”、“克隆档案”、“虚假档案”、“人质档案”等“失范现象”大量出现, 原有的作为当时计划经济时代产物的人事档案管理制度必须进行相应的改革。
一、强化人事档案作为人力资源管理工具的社会服务功能
党中央、国务院提出“实施人才强国战略是党和国家一项重大而紧迫的任务”,而实现人力资源的科学管理是实现这一目标的必然要求。作为人才信息缩影的人事档案,对于人力资源管理的重要意义就在于它能够对人力资源管理发挥很大的促进作用。我们应当充分认识到人事档案对于人力资源管理的重要意义,想尽一切办法把人事档案为人力资源管理服务的功能发挥出来。
同时,通过对以往人事档案管理和利用服务实践的考察,我们不难发现,某些单位或部门由于人事档案对于该单位人力资源管理提供了很好的服务,促进了本部门或单位的发展,尝到“甜头”后,这些单位和部门自然愿意投入更多的人力、物力来促进自己人事档案体系的建设,这又会进一步促进该单位或部门的发展,形成一个正相关循环。wWW.11665.com相反,如果人事档案不能为人力资源管理提供好的服务,没有什么业绩可言,单位或部门就不愿为人事档案建设投入人力、物力,这会导致人事档案建设滞后,更无法为人力资源管理提供好的服务,单位或部门更不愿意为人事档案投入人力、物力,形成了一个负相关循环。因此,强化人事档案人力资源管理的服务功能,意义重大,在提供了好的人力资源管理服务的同时,反过来又会促进人事档案事业的发展。
二、赋予用人单位以“建档权”和“管理权”
作为我国现行人事档案管理的一项典型制度就是“档随人走”,相对人在组织之间的工作调动发生时,其人事档案也要转到相应的有人事档案管理权的组织或单位集中管理。“档随人走”这一制度的设计初衷是为了给用人单位提供一套完整的反映相对人以往历史经历的记录材料,然而在实际执行的过程中,该制度规定却已经暴露出诸多问题。这些问题归纳起来主要有:第一,人事档案成为一些单位限制人才合理流动的工具。第二,人事档案被一些“弃档”者视为“鸡肋”,成了事实上的“无头档案”。第三,由于一些人员在办理出国手续、医疗与社会保险、子女就学等事项的过程中发现自己的人事档案还有用,所以到有关单位或人才交流服务中心及社会劳动保障部门去寻找相关政策所要求提供的“人事档案证明”材料,却发现本人的人事档案已经被转到了原籍所在地的档案馆或街道,而且记录不全;一些人找到了自己的人事档案后却发现原来人事档案中的相关证据材料根本就没有存在过;一些相对人即使找到了自己人事档案的下落,也被人才交流服务中心所要求补交的巨额管理费吓倒,不得不无功而返;一些出国回来报效祖国的留学人员也发现自己的人事档案内容匮乏,无法给用人单位提供相对完整的人事档案证明材料。
从目前我国人事档案管理改革实践所面临的诸多问题来看,“建档权”的规则要求尚未脱离原来的“单一管理模式”和“层级管理体制”束缚,缺乏弹性和灵活性。按照这些规则的规定,一些用人单位没有为本单位员工建档的权利。这种规则的实施结果之一就是造成了有关人员人事档案记录的缺失,使人事档案的动态性管理要求不能顺利实现。绝对化的集中,并不意味着绝对有效和绝对安全。相反,在一些情况下还会造成人事档案内容的“贫瘠”,如一些人员的人事档案中只有几张“登记表”和“履历表”等,根本无法满足现代人事管理、干部管理和员工管理的需要,也无法让用人单位和组织全面了解有关人员的历史表现、工作业绩、能力表现、业务专长及身体健康状况。所以,放宽人事档案的“建档权”,使每个用人单位都能有权根据员工在本单位中的工作表现建立人事档案,是有效保证人事档案信息内容的动态性和连续性,提升人事档案利用价值的理想选择。这对于维护人事档案相对人数据的完整性,保障相对人的合法权益,提高人事档案信息资源的整体品质,促进我国人力资源管理实践的健康发展,都具有一定的积极意义。
而放开人事档案的“建档权”和“管理权”,让每个用人单位都能有权利为所任用或聘用的人员建立反映员工在本单位工作活动中的能力表现和工作业绩的新型人事档案,可以从根本上克服上述矛盾,充分调动人才的工作积极性,体现社会公平原则,并使人才为国家的各项建设事业做出更大的贡献,减少不必要的后顾之忧。因此,在人事档案管理体制的变革方面,改变“一元管理”制度设计的内容,实行“多元管理”的新制度,即坚持人事档案管理的“属地原则”(档案在哪个单位形成,就保存在哪个单位)和用人单位的建档原则(每个用人单位都可以建立人才或员工的人事档案),不仅可以有效地保证公民的人事档案记录的完整性,而且可以充分体现党和国家鼓励人才合理流动的政策要求。
三、人事档案的内容重构
依据《干部人事档案收集归档规定》,传统人事档案中包含的“十大类”材料中,比较受重视的是体现较强政治性的政审材料,考察、考核等材料,而这些材料对于人事档案根本价值所在的人力资源管理作用有限。所以,人事档案管理部门应当淡化人事档案包含内容的政治性色彩,充实那些有利于人力资源管理功能实现的信息,促进实现其对人力资源管理的重要意义。即我们要从适应现代化人力资源管理发展需要的角度出发,通过拨云见日,淡化千篇一律的“组织意见”等政治性内容,充实学绩、业绩等内容,更好地为人力资源管理服务。
在人事档案中,增加学绩档案的内容是十分重要的。人才档案包括学绩和工作业绩两个部分。学绩,即关于一个人学习成绩方面的记录,包括人们工作前在学校学习和工作后在职学习的成绩两个部分。当然,这里的学习是一个广义的概念,不仅指文化课的学习,也包括文艺、体育等方面的成果。人的学习成绩,虽然不能代表能力的全部,但也可以在很大程度上反映一个人的能力,特别是学习能力强弱,对于人员的评价有着非常重要的参考作用。业绩档案是动态反映人才职业经历、职业能力、职业信誉等的记录,主要包括人才的基本信息、教育培训经历、工作履历、工作业绩、成果荣誉和业绩评估等。
四、档案馆内建立人事档案中心
人事档案与其他专门档案一样,有其独特性,但仍为档案的一种。依照相关法律法规,不能游离于档案馆之外,还是应该保存在档案馆中。
人事档案虽然名义上叫作档案,事实上游离于档案体系之外,由组织人事部门管理,但由于没有执法权,是一种软管理,导致多头管理、无人管理等一系列的混乱。同时,我国目前有大量的人事档案长期滞留在各级人才流动服务中心,中国人民大学陈兆祦教授认为,这也并不是一个好办法,还是应该充分发挥各级国家综合档案馆的作用。可以参考借鉴现行文件利用中心的一些成功经验,将已形成的传统意义的人事档案,放在档案部门的人事档案管理中心,集中提供利用服务,非传统意义上的履历、业绩,各单位可建电子式档案按人头管理,实体档案集中到各级档案馆。档案馆下建立人事档案中心,国外已有成熟的经验可以借鉴。如加拿大的公共档案馆下面有八个文件中心,其中一个就是全国性的人事文件中心,负责保管离职及死亡的政府工作人员的人事文件资料。美国国家档案与文件署设置国家人事文件中心,是专门保管所有离职人员的人事档案的部门,内设文职人员人事文件部和军职人员文件部。
参考文献:
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2.陈兆祦.应当改革人事档案的“终身”制.档案学通讯,2003(9).
3.邓绍兴.改革干部人事档案业务工作的思考.北京档案,2005(7).
4.邓绍兴.人事档案教程.北京:中国传媒大学出版社,2008.
