政府信息公开不仅是要让社会公众能够获得政府信息,也要强调向公众提供方便快捷的信息获取方式,尽量减少公众在获取政府信息时的障碍,节省公众获取政府信息的时间,提高信息获取的效率。只有实现政府信息公共获取的便捷性,才能够真正确保政府信息公开服务的效率,从而更好地满足社会公众对政府信息的需求。当前,由于受诸多因素的影响,我国社会公众还未能拥有方便快捷的政府信息获取方式,不能迅速有效地获得自己所需要的政府信息。笔者认为,要逐步改善社会公众获取政府信息不便的现状,逐步实现政府信息公共获取的便捷性,主要可以从以下几个方面努力。
　　
　　一、提高申请方式的效率
　　
　　按照政府信息与社会公众之间发生关系的方式的不同,社会公众对政府信息的获取方式具体可以分为申请方式、查找方式与接收方式三类。申请方式是社会公众获取政府信息的一种重要方式。在实践中,要尽量提高申请方式的效率,使社会公众能够尽可能通过申请方式方便快捷地获得政府信息。
　　首先,政府机关应制作依申请公开的政府信息目录,详细告知社会公众能够依申请获得的政府信息内容、载体形式和生成时间等情况,从而减少社会公众在申请获取政府信息时的盲目性。例如英国政府就要求每个政府机构都应在其网站上设立信息资产登记目录(iar),该目录包括英国政府所有的信息资源,尤其是未公布的信息,如数据库、旧文件、最新的电子版文件、统计数据、研究报告等。为了便于公众查询和获取政府信息,英国皇家文书局于1999年3月开通了专门inforoute网站(/network/">网络时代,电话、电子邮件、传真等方式也应得到法律认可,政府部门要接受各种形式的口头申请和书面申请。wWw.11665.com在申请数量上,只要是在可公开范围内的政府信息,对于社会公众一次性申请获取信息的数量,应不予限制。在申请费用上,应不考虑信息内容和信息使用目的,只收取一定的成本费用,而且要在全国范围内统一信息公开的成本费收费项目、收费标准、收费管理规定以及减免信息公开成本费用的条件,控制各地政府机关的自由裁量权,为社会公众申请获取政府信息提供最大的便利。②在信息提供形式上,只有申请人知道所需信息的个人用途,不同的载体形式有时会给申请人带来不必要的麻烦,所以,政府机关应尊重申请人的选择,可以采用复制、现场阅览、邮寄、传真以及电话回答等多种形式提供信息。放宽这一系列限制条件,可以方便社会公众申请获取和进一步利用政府信息,提高使用信息的效率,防止政府机构工作人员根据个人偏好提供不同的服务方式,从而减少公众获取和利用政府信息时的麻烦。
　　第三,要明确政府机关在社会公众申请获取政府信息时的协助义务,为社会公众提供一定的引导服务。具体来说,政府机关应以生动和易于接受的形式对申请获取信息的具体程序与手续作详细说明,要耐心解答,细心服务,协助公众填写表格和办理手续,对于申请中出现的各种问题要及时通知当事人。例如日本政府在全国设立了51个信息公开综合服务所,用以向公众解释信息公开申请权制度,提供各机构信息公开窗口的地址,并帮助公众在线检索政府文件管理簿中所列的政府文件。③
　　最后,政府机关一方面应建立政府信息登记制度,对现有的信息进行科学的整理、分类,编制政府信息目录,从而确保政府机关工作人员在公众申请获取政府信息时,能及时地检索和找到该信息并提供给申请人。另一方面要开设专门的工作窗口和政府信息提供机构,成立信息审查委员会,安排和配备专门工作人员,负责受理社会公众的申请事宜,从而提高受理工作的效率,尽量缩短申请手续办理的时间,为社会公众在申请获取政府信息时提供最大的方便。
　　
　　二、加强政府网站信息公开栏建设
　　
　　《中华人民共和国政府信息公开条例》(以下简称《条例》)第十五条规定:“行政机关应当将主动公开的政府信息,通过政府公报、政府网站、新闻发布会以及报刊、广播、电视等便于公众知晓的方式公开。”应该说,信息公开的方式是非常丰富的,包括了至少六种基本方式。但这六种方式中除政府公报法定和强制性的载体外,其他五种方式则供政府选择。这就会给普通市民获得政府信息带来不便,毕竟政府公报的订阅和发行范围是非常有限的,特别是在需要查阅陈旧信息时,公民要找到政府公报并非容易之事。虽然《条例》还规定“政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所”,但对于城乡公众来讲,每次都到档案馆或公共图书馆去查阅政府信息,也有许多不便。④然而,利用政府网站公开政府信息,可以弥补其他公开方式的不足,给社会公众带来最大的便利。因此,应考虑把政府网站作为政府信息公开的强制载体,即政府应当主动公开的全部信息都必须及时在政府网站公开,且不得随意删除,随时向公众提供查阅。在此基础上,应加强政府网站上信息公开栏建设,使社会公众获取政府信息更加便利。在线服务是政府网站的核心内容,政府网站的发展目标就是将政府网站打造成为公众提供服务的平台。政府信息公开栏是政府网站的一个重要板块,要使社会公众能够更加便捷地从政府网站上获取政府信息,就必须坚持“以用户为中心”和“以人为本”的精神,以用户群体和用户需求为出发点,对用户对象进行细分,使用户能快速找到所需的信息和服务,提高网站的人性化程度,从而提高服务效率,降低服务成本。具体来说,可以从以下几个方面着手:
　　首先,要建立相对统一的栏目规范。“政府信息公开”专栏服务的主体是广大民众,如何让不熟悉政府工作的公众能够快速便捷地查询政府信息。这就要求各政府网站“政府信息公开”专栏采取相对统一的栏目名称设置规范和标准。公众只要学习和了解了这个统一的规范,就能方便地在各政府网站上查询所需信息。“政府信息公开”专栏应该在政府网站首页的显著位置显示,并提供部分重要信息或栏目的直接链接。政府信息公开专栏页面设计则应遵循通用页面设计规范,使公众能方便的进入相关栏目阅读信息。⑤
　　其次,政府门户网站信息公开栏应建立统一的政府信息搜索引擎。政府门户网站是众多政府部门网站的统一门户,为了便于公众查找政府信息,各政府门户网站信息公开栏应在所属子网站范围内建立统一的政府信息搜索引擎,从而为社会公众提供人性化的信息检索服务,更加方便快捷地获取到自己所需要的政府信息。
　　
　　三、加强政府信息的整合
　　
　　政府信息公开的内容不应局限于政府的职权、职责以及文件、档案等内容,还包括政府建立的各种数据库。现代社会,由于信息的分散性以及数量的庞大,普通人很难方便、迅速地获得所需的信息。服务型政府有义务利用信息技术手段把各种信息整合起来,以方便公众查询。例如美国从1994年开始可以从全国地理数据中心的网站中查询关于地理方面的资料。而科学技术政策办公室下属的环境和自然资源委员会将负责整合各部门的数据资料,连接各机构数据库,为公众提供更加方便的查询途径。⑥因此,有效地整合政府信息是为公众提供方便快捷的政府信息公开服务的前提与基础。当前,我国政府信息整合程度偏低,大量的政府信息处于分散无序状态,亟待整合。
　　首先,建立政府文献数据库。法律、法规、规章、公文、档案等政府文献是政府信息的重要组成部分,对于政府机关内部和社会公众都有着十分重要的利用价值。提供方便快捷的政府文献服务是政府的责任和义务,对引导公众行为、推动社会经济发展具有重要意义。政府文献数据库是提高政府信息质量和政府信息获取效率的重要手段和措施。当前,我国政府文献的公开和发布已经取得很大的进步,但是公开和发布的政府文献信息比较分散,统一性和完整性不够。这不但影响了政府部门决策形成过程的效率,也影响了企业、公众对已有政府信息的使用。因此,当前政府信息公开一个重要的工作就是要建设好法律、法规、规章、公文、档案、标准、专利、商标等政府文献数据库,以方便社会查询和利用政府信息。

　　本文所述农村档案包括两种类型:一种是指由设立村民委员会的村在其政治、经济、科技、文化、教育等活动中形成的档案。它的内容主要包括村级组织建设、村民自治、社会保障、农业生产经营活动、基础设施建设、村级文化建设等方面;另一种则是指各级国家档案馆和乡(镇)档案室保管的与农业农村密切相关的档案,主要包括农业农村相关的政策规定等。其中,第一种类型的档案数量巨大,是农村档案的主体,也是农村档案工作中要重点关注的对象。
　　
　　一、建立农村档案资源共享管理平台的必要性
　　
　　近年来,随着北京市新农村建设进程的不断推进,北京市的农村档案工作也有了长足的发展。截至2008年底,全市3945个行政村共保存档案1580977卷(件、张、盘),各区县档案局都制定了村级档案达标标准,规范管理,使农村档案工作不断迈上新台阶,全市1907个村达到了优秀村级档案标准。许多村级档案室利用计算机管理档案,村级档案信息化水平显著提高。市和区县档案行政管理部门结合实际,制发了一系列农村档案工作规范性文件,如加强社会主义新农村建设档案工作的意见、村级档案管理办法、村级档案管理工作指导手册等,使农村档案工作有章可循。农村档案工作纳入整体规划,融入到新农村建设的各个环节,成为开展新农村建设各项工作的基础,在加强农村政权建设,深化农村各项改革,促进农业发展,维护农民合法权益,见证农村城镇化进程中发挥出至关重要的作用,为推动农村实现生产发展、生活富裕、生态良好的文明发展贡献了力量。
　　但是,由于受基础条件、观念、体制、管理水平等因素的制约和影响,北京市的农村档案工作仍然存在一些问题:
　　(一)农村档案的利用途径不便利
　　首先,由于目前还缺乏针对农村、农民的清晰明了的档案利用指南,农民不清楚自己需要的档案有没有被保存,被保存在哪里(哪一个档案馆或档案室),到真正需要利用档案的时候却不知道从何下手。另外,由于一些农村地区交通不是很便利,农民要利用市、区(县)档案馆或镇(乡)档案室的档案,往往要长途跋涉,这也在一定程度上加剧了农民利用档案的不便。
　　(二)档案行政管理部门对农村档案工作进行监督指导和服务的力度还不够
　　由于受观念、体制等诸多历史因素的影响和受人力、物力、财力等现实因素的制约,北京市档案行政管理部门对农村档案工作的监督指导力度还不够,为农村档案提供的服务也不到位,在农村档案工作上的各项投入与城镇档案工作上的投入相差甚远,这与“城乡一体化”和“公共服务均等化”的要求还存在较大差距。
　　其实,也正是这些问题影响和制约了北京市农村档案工作的进一步发展,已成为北京市农村档案工作向更高水平迈进的瓶颈。要解决这些问题,就要求北京市各级档案行政管理部门切实履行职责,积极协调有关部门不断加大对农村档案工作的各项投入,逐步建立覆盖广大农民群众的档案资源体系和方便广大农民群众的档案利用体系。而在农村“建立两个体系”的主要途径就是建立农村档案资源共享管理平台。通过建立农村档案资源共享管理平台,一方面可以提高农村档案工作管理水平,促进农村档案资源的开发,丰富农村档案资源,另一方面可以有效推动农村档案资源共享,极大地方便广大农民群众利用档案。因此, 目前在 “建立两个体系”的大背景下,北京市要抓紧建立农村档案资源共享管理平台,以此为突破口,带动农村档案工作的跨越式发展。
　　
　　二、建立农村档案资源共享管理平台的可行性
　　
　　要建立农村档案资源共享管理平台并确保平台正常运转、切实发挥作用,就要求农村必须具备基本的硬件基础条件(计算机、接入网络)和人才保障,这两个方面缺一不可。而目前北京市的广大农村恰好能够同时满足以上两方面的条件:
　　(一)北京市广大农村具备建立农村档案资源共享管理平台的物质基础
　　近年来,随着北京市农村经济的发展,特别是 “村村通”工程的实施,北京市的所有行政村都配备了计算机并接入了互联网,这显然为建立农村档案资源共享管理平台提供了最基本的物质基础。
　　(二)北京市广大农村具备能够使用农村档案资源共享管理平台开展业务的人才保障
　　随着北京市农村档案工作的不断发展,广大农村档案工作人员的思想观念也有了较大的进步,开始善于认识并接受一些新生事物,特别是对能够给他们工作带来方便的档案信息化具有很高的热情。而通过建立农村档案资源共享管理平台,在实现农村档案资源共享的同时也能够使广大农村档案工作人员利用平台管理档案,借此可以提高工作效率,减轻工作量,自然会得到他们由衷的支持。同时,由于农村档案工作人员一般都经过相应的培训,基本具备使用计算机管理档案的能力(特别是现在北京许多农村的档案员本身都是大学生村官,他们的计算机水平一般更高),这为建立农村档案资源共享管理平台后确保在广大农村有人能够使用平台顺利开展业务、切实发挥平台作用提供了人才保障。
　　
　　三、建立农村档案资源共享管理平台的基本原则
　　
　　为了在广大农村顺利推进建立农村档案资源共享管理平台的工作,并确保平台建成后能够充分发挥效能,在建立平台时要遵循以下基本原则:
　　(一)统筹规划,分步实施
　　在建立农村档案资源共享管理平台时要统筹考虑不同区县、乡镇、村的发展程度,在充分满足农村、农民档案利用需求的同时兼顾各级档案行政管理部门和涉农部门的相应需求,有计划、有步骤地推进建立农村档案资源共享管理平台相关工作。
　　(二)注意保密,确保安全
　　由于农村档案可能涉及广大农民的隐私等敏感问题,而整个平台是基于共享的,因此农村档案信息的安全问题就显得尤为重要。在建立平台时要始终保持高度警觉,严格遵守相关保密法律法规,同时采用相应的安全技术和手段加固平台,防范非法入侵和恶意破坏,确保档案信息的安全。
　　(三)紧贴实际,简单易用
　　农村档案工作的特点决定了农村档案资源共享管理平台决不能盲目追求功能要多么的齐全完整、技术含量要多么的高,只有紧贴农村档案工作实际,确保平台系统简单易用,才能使平台真正发挥作用。这就要求平台系统要屏蔽掉那些一般用不到的复杂功能模块,而呈现出来的都是最常用的基本功能模块,如查询、录入、打印、借阅登记等,并且这些功能一定要简单易用,比如系统的打印功能应能准确方便地打印出案卷目录、文件目录、卷内文件目录、备考表等。同时,为了让农民很容易就能学会使用系统,这就要求尽量少用专业术语,而是把一些比较难懂的专业词汇改成最平实的、农民最熟悉的语言。
　　(四)为民服务,不添负担
　　建立农村档案资源共享管理平台的宗旨是为农村、农民服务,为农民提供方便的。如果在服务农村、农民的同时给农民增加了负担,给农村档案工作添加了麻烦,那就很难得到农民的真正拥护。例如为了不给农村、农民增加负担,就要把平台系统部署在区县档案局(馆),而不要部署在各个村档案室,从而避免给农村增加维护成本和经济负担。
　　
　　四、农村档案资源共享管理平台的系统架构
　　
　　在开发农村档案资源共享管理平台时一个关键问题就是如何设计系统架构。针对北京市农村档案工作的现状和特点并根据前述的基本原则,农村档案资源共享管理平台最好采用集中管理架构,即平台的核心是农村档案资源共享管理系统,系统部署在区县档案局(馆),并由区(县)档案局(馆)负责系统的日常管理和维护,而村、镇(乡)有关部门和人员可以根据相应的授权通过浏览器方式经互联网访问平台,并将本村、镇(乡)档案数据录入或上传到系统进行集中统一的管理。