【摘要】应付账款能缓解医院流动资金紧张的矛盾,也能节约医院的资金成本,其核算和管理关系到医院的资金周转,甚至影响到医院的生死存亡。因此,医院应把应付账款作为一项长期的、制度化的工作来抓,使各项措施落到实处。
【关键词】 医院 应付账款 管理
随着医疗业务的扩大,医院流动资金的需求量越来越大,医院流动资金的供需矛盾和管理难度日益突出。为使有限的流动资金发挥更大的经济效益,或为缓解医院流动资金不足,大部分医院在物资采购与付款过程中,都采取“先物资采购、后付款”的资金管理模式,即产生了应付账款。笔者就如何加强应付账款的管理作一探讨。
应付账款是指医院因购买药品、材料物资、医疗设备或接受劳务供应等应付给供应单位的款项。为了核算医院的应付账款增减变化情况,应设置“应付账款”科目。“应付账款”期末贷方余额反映尚未偿还的应付款项。
一、存在的问题及成因
1、应付账款挂账不及时,造成流动资产和固定资产“账账不符”
医院物资信息系统与财务信息系统相互独立,各自运行,没有联机操作。资产进入医院时在医院后勤物资信息系统已入库,而后勤物资部门却迟迟不将发票及入库单等原始凭证上交财务部门进行账务处理,有的几年后才挂账;或者供应商未提供发票,后勤物资仓储部门没有对已入库但发票未到的材料入库单上报财务部门暂估入账。于是造成财务总账与后勤物资信息系统反映的流动资产和固定资产明细账“账账不符”,甚至部分医院出现财务报表中“库存物资”为负数但仍然正常运行的奇怪现象。WWw.11665.Com
2、未设置“预付账款”科目
在采购过程中,有些公司要求预付部分或全部货款,因为《医院会计制度》未设置“预付账款”科目,所以发生预付货款时,只有按采购人员借款挂“其他应收款—某某个人”科目,等到材料验收合格入库且收到发票时再冲个人借支。如果采购人员忘记借支预付采购事项,未注明冲借支,财务部门按入库单及发票金额全额付款或挂账,则可能导致将款项重复支付给供货单位,给医院造成不必要的经济损失及经济纠纷,同时造成“其他应收款—某某个人”虚挂而夸大医院资产,导致资产信息失实。
按照规定,应付账款或预付账款业务必须以合法有效的供应合同为基础,而有的医院的预付账款业务根本无对应的合同,而是利用预付款这一“中转站”往来搭桥,为他人进行非法结算,将所得回扣或佣金据为己有或者利用该项业务转移资金予以贪污,隐匿收入,挪用或私设“小金库”。
3、应付账款的支付存在安全隐患
(1)当今付款方式一般采用转账支票或网银付款方式,有些医院以转账支票方式付款时,只将经办人签字的支票存根作为付款凭据,没有同时将银行盖章确认付款的出票人回单作为付款依据,可能产生支票正联与存根联收款单位不一致的情况,容易产生舞弊现象。
(2)某些外地供货单位为加速货款回收,授权单位的业务员负责收款,有些供应商甚至授权款项转到业务员个人账户,有些业务员素质不高、心术不正,就可能发生业务员收到医院货款不上交供应单位的现象。
(3)有些医院采用银行承兑汇票方式支付货款,医院一般都要求供应单位业务员亲自来取并在票据存根联签字确认,但仍难防有些业务员拿到承兑汇票后不上交供应单位而直接贴现并据为已有,供应单位因无法追回货款,就转而追究医院的责任,从而给医院带来很多不必要的经济纠纷,不利于资金的安全管理,在某种程度上也损害了医院的信誉。
4、应付账款支付不及时
医院在购买材料物资、药品、医疗设备等时与供应商签订了采购合同,明确规定分期付款或具体付款日期,但某些医院为了充分使用信用资金,有意或无意延后付款,不按合同支付,甚至拖延几个月付款。很多供货单位与医院基本上保持长期供求关系,供货单位在以后的交易中会考虑医院的财务信用,通过提高价格等方式将货币资金时间价值、风险价值充分考虑进去。表面上看医院是充分利用了信用资金,但实际上损失了商业信用。
二、改进方法建议
1、严格执行“采购与付款业务”岗位职责分工控制制度
建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购、验收、储存、应付账款业务记录和货币资金的支付必须由不同的部门或人员独立办理,确保应付账款发生和核准采购业务的协调性,应付账款金额和实际验收物品或接受劳务价值的一致性。
2、健全会计科目,严格规范应付账款的挂账工作
要求采购部门及时将入库单、发票等原始票据传到财务部门,财务部门根据原始票据及时进行相应的账务处理。对发票已到、材料已验收入库但未付款的交易应及时进行账务处理,借记相关科目,贷记“应付账款”;对材料已验收入库但发票至月末仍未收到的交易,根据后勤物资部门等提供的入库单暂估入账,待下月初用红字冲销。同时要求物资采购部门及时将手续齐全的有关原始票据(包括发票和入库单)送财务部门进行账务处理,对不符合物资采购合同规定的坚决不挂账。为了查找、核对方便,应在“应付账款”科目下设“药品类供应商”、“材料类供应商”、“试剂类供应商”二级科目,按发票上注明的具体的供货商名称设置三级明细科目。
3、优化付款安全的内控措施
首先在采购部门和财务部门建立详细的供货单位信息表,包括单位名称、开户银行、银行账号、供应商地址、联系人等内容,如发生变更,需经采购部门确认、财务部门存档后方可生效。其次在每次支付药品、材料物资等款项时,经采购部门、财务部门两方审核确认无误,经院领导审批后才能付款。款项要通过网上银行支付或转账支票支付,不允许开具现金支票,确保款项付至供货单位预留的账户与开户银行。如果供货单位要求委托付款,一定要有书面委托函,并由法人代表签字盖章及供货单位盖章确认。对于开具的应付票据,及时通知供货单位,并要求供货单位业务员在票据存根联亲自签字后取走,以确保资金安全。
4、加强应付账款的核对工作
对于应付账款业务较多的大中型医院来说,应设立专门的往来账核对会计,设立专门账簿登记应付账款往来账。医院内部要结合核对材料总账与明细账,定期或不定期地核对应付账款总账和明细账记录,同时还必须与供货单位及时进行核对,防止串户、错记、漏记、弄虚作假和贪污挪用等问题的发生。在核对过程中发现问题、查找原因、及时解决或提请上级领导解决,必要时与采购部门、供货单位多进行沟通。
5、按预算合理安排资金
资金预算管理是财务管理的基本方法和重要手段。财务科应在每月安排预算时,分清轻重缓急,既要满足药品、物资材料储备等的日常需求,又要保证大修、大购、基本建设等专项资金需求,使医院资金的周转实现良性循环。采购部门按照预算金额安排每月的付款明细计划,对于合同明确规定具体付款日期的,一定要按合同规定条款执行,以免造成违约。若合同中供应单位提出类似(2/10,1/30,n/60)付款方式,则医院应结合实际现金流量状况及资金成本率等因素考虑是否享受现金折扣,即在何时付款比较划算。付款时必须填制付款审批单,财务部门凭审批签字齐全的付款审批单办理付款。
6、建立相应的内部审计监督制度,充分发挥医院内部审计部门的作用
针对应付账款在医院财务中的重要性,医院内部审计部门应定期或不定期地对应付账款进行内部审计,定期检查采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。对应付账款原始凭证中的数量、价格及计算的正确性进行验证,重点审核有无采购合同、“请购单”、“供应发票”、“验收单”和付讫“转账支票”或网上付款单据等原始凭证是否齐全、日期是否吻合、有无核准签单进行检查,防范因管理不严而出现的虚假交易、挪用、贪污及资金体外循环等问题。
【参考文献】
[1] 王海涛、兰颖:最新医院财务会计制度全书[m].北京:中国物价出版社,1999.
[2] 程琳:“预付账款”舞弊表现及其审计[j].会计之友,2007(10).
2、健全会计科目,严格规范应付账款的挂账工作
要求采购部门及时将入库单、发票等原始票据传到财务部门,财务部门根据原始票据及时进行相应的账务处理。对发票已到、材料已验收入库但未付款的交易应及时进行账务处理,借记相关科目,贷记“应付账款”;对材料已验收入库但发票至月末仍未收到的交易,根据后勤物资部门等提供的入库单暂估入账,待下月初用红字冲销。同时要求物资采购部门及时将手续齐全的有关原始票据(包括发票和入库单)送财务部门进行账务处理,对不符合物资采购合同规定的坚决不挂账。为了查找、核对方便,应在“应付账款”科目下设“药品类供应商”、“材料类供应商”、“试剂类供应商”二级科目,按发票上注明的具体的供货商名称设置三级明细科目。
3、优化付款安全的内控措施
首先在采购部门和财务部门建立详细的供货单位信息表,包括单位名称、开户银行、银行账号、供应商地址、联系人等内容,如发生变更,需经采购部门确认、财务部门存档后方可生效。其次在每次支付药品、材料物资等款项时,经采购部门、财务部门两方审核确认无误,经院领导审批后才能付款。款项要通过网上银行支付或转账支票支付,不允许开具现金支票,确保款项付至供货单位预留的账户与开户银行。如果供货单位要求委托付款,一定要有书面委托函,并由法人代表签字盖章及供货单位盖章确认。对于开具的应付票据,及时通知供货单位,并要求供货单位业务员在票据存根联亲自签字后取走,以确保资金安全。
4、加强应付账款的核对工作
对于应付账款业务较多的大中型医院来说,应设立专门的往来账核对会计,设立专门账簿登记应付账款往来账。医院内部要结合核对材料总账与明细账,定期或不定期地核对应付账款总账和明细账记录,同时还必须与供货单位及时进行核对,防止串户、错记、漏记、弄虚作假和贪污挪用等问题的发生。在核对过程中发现问题、查找原因、及时解决或提请上级领导解决,必要时与采购部门、供货单位多进行沟通。
5、按预算合理安排资金
资金预算管理是财务管理的基本方法和重要手段。财务科应在每月安排预算时,分清轻重缓急,既要满足药品、物资材料储备等的日常需求,又要保证大修、大购、基本建设等专项资金需求,使医院资金的周转实现良性循环。采购部门按照预算金额安排每月的付款明细计划,对于合同明确规定具体付款日期的,一定要按合同规定条款执行,以免造成违约。若合同中供应单位提出类似(2/10,1/30,n/60)付款方式,则医院应结合实际现金流量状况及资金成本率等因素考虑是否享受现金折扣,即在何时付款比较划算。付款时必须填制付款审批单,财务部门凭审批签字齐全的付款审批单办理付款。
6、建立相应的内部审计监督制度,充分发挥医院内部审计部门的作用
针对应付账款在医院财务中的重要性,医院内部审计部门应定期或不定期地对应付账款进行内部审计,定期检查采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。对应付账款原始凭证中的数量、价格及计算的正确性进行验证,重点审核有无采购合同、“请购单”、“供应发票”、“验收单”和付讫“转账支票”或网上付款单据等原始凭证是否齐全、日期是否吻合、有无核准签单进行检查,防范因管理不严而出现的虚假交易、挪用、贪污及资金体外循环等问题。
【参考文献】
[1] 王海涛、兰颖:最新医院财务会计制度全书[m].北京:中国物价出版社,1999.
[2] 程琳:“预付账款”舞弊表现及其审计[j].会计之友,2007(10).
