摘要:票据管理是高校财务管理的重要组成部分,高校要加强财务管理,规范校内收费行为,就必须要重视票据的管理。票据管理包括票据的领取、发放、使用、稽查和缴销等,任何一个环节出现差错都可能产生经济问题。因此,加强高校票据管理就必须从每一个环节入手。
关键词:高校;收费;票据管理
收费管理工作成为高校财务管理工作的重要组成部分,而票据管理又是收费管理的重要环节,是规范收费行为,杜绝乱收费的一项有效的方法,是高校合法收费,维护国家利益,保障事业单位和公民合法利益的有效途径,票据管理的好坏直接影响到财务管理的成败。随着高校办学规模的扩大,收费种类越来越多,收费工作量越来越大,收费票据的使用数量也越来越多,收费工作变得越来越繁杂。因此,重视票据管理工作,加强票据流程管理,对规范财务行为,防范“公款私存”、“小金库”等现象,有效扼制腐败行为的发生,有着重要的意义。
一、高校使用票据的种类
根据收入涉及内容,高校使用的票据种类主要有三大类,第一类是在财政购领的各种收款收据,包括“省非税收入统一收费票据”、“行政事业单位结算凭证”等多种票据,有电脑用、手工用和定额三种形式。第二类是在税务部门购领的各类票据,包括“往来结算收据”、“其他收入发票”、“服务类裁剪发票”等。第三类是经过批准自制的内部结算凭证。各种不同的票据分别适用不同的项目,财政领用的票据适合于省物价局、财政厅、教育厅批准的收费项目,如学费、住宿费和教材费等代收费;税务领用的票据适合于高校开展科技服务、培训等取得的收入等。WWw.11665.COm
二、高校票据管理存在的问题
1、票据管理工作重视不够
许多高校都没有成文的票据管理办法,更没有票据管理细则,对不及时收回的票据没有有力的处罚措施,对票据管理人员没有明确权责,票据使用部门没有专人负责票据的领取、保管、使用和送缴核销工作,且随意更换票据管理人员,更换后又不书面通知学校财务处。
2、票据使用不合理
对有些票据如往来结算票据使用范围不清晰,还有票据使用不符合当地财政、税务部门的规定,报帐人员的感觉和交款人员的需求成了开票的主要依据。收费项目不能使用适当的票据,收费项目与票据规定内容不符,常常张冠李戴。
3、票据的管理程序不严谨
一是对购领的票据无固定编号,有的不编号,管理混乱;有的只按顺序号编制,没有一定规则,重号、漏号现象严重,造成管理漏洞,同时,给票据档案管理、查询带来不便。台账记录随意性大,记录本规格不一,格式不一,漏记现象严重,票据管理人员不清楚自己管理的票据有多少,使用了多少,还结存多少。二是没有做到票据及时收回、清缴,个别票据滞留在领用人手中时间达数年之久,或因人员更替移交不清、或因存放保管不严,出现票据的遗失、毁损。三是票据存档不规范,对存根联保管不善,随意乱放,对未用票据和已用票据没有设专柜管理。
4、票据管理人员业务不精,责任心不强
一是缺乏对税务知识的了解,对国家有关对学校的税收优惠政策知之甚少,在取得收入时,哪些应予以优惠或减免把握不准,致使在具体操作时显得飘忽不定,不能很好利用国家的税收优惠政策为学校服务。二是票据管理人员在管理过程中责任心不强,认为票据管理只不过是收、发而已,掉以轻心,疏于职守,人为地造成使用和管理中的不当行为,如票据不能及时收回,款项流失等现象。三是票据管理人员当制观念淡薄,违章违规使用、丢失、转借票据时有发生。四是对收入的性质存在模糊认识,分不清哪些是财政性收入,哪些是经营性收入。对所收到的款项不知要使用何种票据,收入中又没有区分不同性质、不同门类的收入。因而开出的票据往往张冠李戴,错误百出。
三、加强高校票据管理的建议
1、重视收费票据的管理工作,制定票据管理的相关规定
票据是收费单位和被收费单位财务收支的法定凭证和会计核算的原始凭证,是财政、物价、审计、税务部门进行监督检查的依据。因此,建立、健全高校在收费票据管理制度,从制度上保障收费票据的安全,是使票据管理工作规范化、科学化,防范学校票据多人保管、领发混乱的重要举措。也是杜绝私设“小金库”、坐收坐支、截留挪用等违法违纪现象的发生,从源头上强化高校收入管理的重要措施。
票据管理制度应包括机构、人员、领用、保管、使用、稽查、处罚等环节。制度既要细化,又要具有可操作性。如《收费人员工作制度》、《票据管理员的工作制度》、《收费人员的交款制度》、《票据申购程序》、《票据领用保管办法》、《票据缴销管理制度》等一整套票据管理规定。
2、统一票据管理机构,明确票据管理责任人
首先,票据的统一购领权应统一在高校财务部门。而财务处可将票据购领权放在收费管理科,在收费管理科设置岗位,明确专人负责票据的购领、发放、收回、缴销、稽核等工作。除有独立法人资格的校办企业外,其他如单独核算的校医院、后勤集团、科技财务和在校本部统一核算的各学院、部处所使用的票据均在学校财务处领取,不得擅自购买和私自印制票据。这样,各种票据的领购、发放、保管、收回、稽核、缴销等一系列工作都集中在一个部门,有效地防止了多人保管和发放票据的混乱现象发生。
其次,各独立核算单位在会计核算机构也应指定票据管理员,专门负责票据的领用、缴销工作,并保证人员的相对稳定。如需更换人员的,需书面通知学校财务部门,说明人员的变更和票据的使用、移交情况。
第三,明确票据管理人员的基本职责。票据管理员作为学校票据管理的第一责任人,其基本职责应明确如下:一是负责票据管理政策制度的宣传、执行。二是负责向财政、税务部门购领、核销票据;负责购领票据的内部保管、发放和规范使用;负责单位票据台账的登记,保证各项收人按规定渠道足额上缴等。三是对票据的使用进行指导和咨询。各学院、部门领用票据时,票据管理员应仔细问询收款、收费项目是否符合物价、税务、财政规定的收费项目。对特殊的或新出现的收费项目,要经主管部门批准许可后,方可发放票据,以防止乱收费现象发生。四是票据管理人员是学校向财政、税务等部门购领财政票据的唯一责任人,有权向用票部门、学院索取需开票的有关资料证明,制止票据使用违规行为的发生。票据管理人员应把票据的收发当做是管理收费工作的一种手段,通过严格票据的管理来保证学校的收入合理合法,杜绝乱收费,并借此确保收入及时足额入账,学校也能及时把所收到的款项上交国库,防止二级部门“小金库”的产生。
第四,明确票据管理人员的任职资格。票据管理是财务工作的源头,是一项很重要的财务工作,所以,票据管理人员任职条件一是必须具有会计职业资格;二是要求票据管理人员政治觉悟高、责任心强、工作认真、业务熟练。三是票据管理人员应不断加强政策理论和业务知识的学习.增强政治素质和法律意识.提高识别各种违纪违规行为的能力。特别是应及时学习、领会和掌握省物价局、财政厅、教育厅等部门下发的有关高校收费文件以及税务部门有关对教育的税收政策,掌握各类票据的特点及使用方法。
3、加强票据的全流程管理,把握票据管理关键点
学校一级票据管理部门应理顺票据管理程序,把握票据管理的关键点,确保票据保管的完整性,缴销的及时性,使用的正确性。
(1)购领审批。要加强票据的计划管理和领购工作。要对某一时期各类票据的使用种类、使用数量,根据历史数据和发展变化的客观实际作出准确计算,制定切合实际的票据计划,做到按计划领购。各用票单位必须按财务隶属关系逐级领发和结报各类票据,不积压,不短缺,保证各类收费的按时有序进行。
(2)建立台账。学校财务部门从财政、税务等部门购领票据回来后,应建立详细的票据台账,记录票据的名称、购入的日期、数量、票据号码、顺序编号等要素。登记完毕分类存入未用票据专柜中。
首先,制定编号规则。票据管理人员应按照便于查找、便于归档的原则给每本票据一个顺序编号,顺序编号一般以9位数表示,前两位表示购领票据来源的部门,如财政购领的票据为01,税务部门购领的为02;第三、四位数表示购票据的种类,如税务部门购领的其他收入票据为01,往来结算收据为02;第五、六位数表示年份,如2009年购领或者经批准后自制的票据则取09,2010年购领的票据则取10;第七、八、九位数表示顺序号(数量较多的,可采用四位数)。编制顺序号时,应先买入的先编号,同一批次的,按发票号码的顺序来编号。顺序号从每年的1月1日起编号至12月31日止,即每年1月1日起从1号开始编号;按上述编号规则,如果2009年购买的税务其他收入票据第一本,就可编号为0201-09-001。给每本票据一个唯一编号,有利于票据存档管理和查询者查询。
票据四级编号9位数索引:
其次,登记票据台账。台账的具体登记项目有票据编码、票据号码、领用人及时间、领用人单位、收回时间、备注等。台账可用票据系统管理,没有使用票据系统管理的,应设计电子表格进行管理,不管什么方式,均应定期打印票据使用情况报表。建立台账登记制度能有效防止票据丢失,随时盘点结存票据种类和数量。
票据管理台账格式如下:
(3)票据发放。首先,票据领用人员应填写“票据请领单”,“票据请领单”的填写内容包括请领单位、请领人的姓名及用途、种类和数量。财务部门要对票据的使用范围、收费项目及标准等内容进行审核,专管人员根据使用人填写的用途、收费内容、事项审批,经审批人填写准许使用的发票名称、数量及审批签名后、方可凭有效“发票请领单”领取发票。其次,票据管理人员凭领用人填写的“票据请领单”,根据请领单中所确定的票据种类、数量,分类记入票据管理台账,同时,核查账面票据编号是否与所发票编号相符,无误后要求领票人签名。如以前领用过票据的单位,必须收旧换新,交回票据存根。如查出有问题的或未归还旧票据存根的,原则上不发新票据;收费票据实行限量领用,财务部门将根据收费单位的具体情况,核定其每次领用收费票据的数量。第三,发放时按顺序编号,先进先出。
票据请领单格式:
(4)票据使用。票据使用人员在开具票据时,要如实填写收款人姓名等事项,严禁非票据使用人员代开代收各类票款,不得将票据转借、转租给他人。
(5)票据收回。第一,对已发出票据进行定期催收。收回审核无误的票据存根,对号注销,注销时要写明收回日期,归还人与注销人分别在发票台账上签名。第二,对收回的票据进行认真稽核。主要查看以下方面:一是检查票据使用是否规范,内容是否完整,字迹是否工整,印章是否齐全,票据中的审计卡是否正确填写,错填或未用票据是否标记作废,是否有涂改、挖补、撕毁现象。二是检查所收款项是否足额上缴。是否加盖记账财务人员收费个人章,是否有票据入账的记录凭据,代扣税的是否已代扣。三是检查收费项目和标准是否正确,有无超范围使用票据。检查后按票据的名称、顺序编号归集,存入已用柜中,以备查询。
(6)报送报表。每个月末,票据管理人员应使用“账龄分析法”,分析、总结、掌握各部门、学院至月未交回票据情况,分析长期未交回票据的原因,出具票据购、领、结存及其他情况的票据管理报表。
(7)票据归档。所使用的票据,应按建立台账时的编号,完整地归档,以方便档案查询的需要。
4、引入现代化的收费管理手段,提高工作效率
任何有效的管理必须辅之以先进的管理手段,以手段促管理。要求高校票据管理引进现代管理的方式,开发和购买适用的票据管理系统,提高管理的效率和准确性。票据管理系统将票据的入库、使用、收回、核销、销毁各个阶段均纳入到管理软件中去,将每张票据的情况储存于数据库内,以方便票据存根的自动查询,实现了对票据的实时有效监管。
5、加强票据的监督检查,采取相应的奖罚措施
高校应加强对收费票据使用的监督管理,由纪检、审计等部门可成立票据稽查组,配备票据稽查员,对票据的使用、缴销、保管等工作进行定期或不定期的检查,同时,对产生收费行为的各单位的票据使用情况、资金上缴情况进行检查。将检查结果作为岗位责任执行情况考核的依据。对管理到位、措施得当的给予经济奖励和精神鼓励,对管理混乱、措施不当、甚至遗失票据的要在全校进行公开通报批评、予以行政处分、扣发奖金等,如果玩忽职守造成严重经济损失的有关部门还应追究其刑事责任。
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