基于电子信息化视角下的农业档案管理

　　一、传统农业档案的管理及方法
　　农业档案收录农业生产、科研等方面的实践经验、实施的具体措施，起到服务好农业生产的作用。做好农业档案管理对促进农业产业的快速发展，进一步实现生活美好，生活小康，起到不可或缺的作用。农业档案资料的科学保管方法也是随着时代的变迁产生了相应的变化。传统农业档案管理方法是采用的手工录入的方式，也就是将档案在分类整理的基础上，将档案立卷装订。一般来说，分类方式有按年度、科室和保管期限三种。归档过程包括编制卷内目录、增加文件页码、书写案卷题名和封面，最后装订成卷，供人们查阅。
　　二、传统农业档案的管理方法的缺点
　　传统农业档案管理中，信息的采集是手工写在纸张上，然后分类存放。纸质档案存在易损坏的缺点，主要是纸张质地质量、保管环境要素的不当等都容易导致纸质档案资料的损坏；另外，由于档案查阅都是人工查阅，档案管理员要求查档人员到保管室当面查阅，一方面增加了管理员检索档案的工作量，另一方面若是有事急想调阅档案却遇到管理员不在时就很不方便资料的查询；最后传统档案管理方式在同一文件被查阅时，只能等上一借阅者归还后才能再有机会借阅，无法实现同一资料的及时共享，在资料借阅登记上的反复登记也加重本文由论文联盟http://收集整理了档案管理员的工作量。
　　三、档案电子信息化管理的必要性
　　在国家出台档案的电子信息化管理办法之后，按国家和省政府的相关工作的部署要求，同时也为更快改变我市档案信息化建设工作面貌，开展农业系统的档案电子信息化建设显得更加重要。www.11665.coM只有积极探索农业档案管理新模式，才能更好地推进农业档案电子信息化管理的建设水平，考虑到传统农业档案管理存在上述几点不足，进行农业档案电子信息化改革也显得更为迫切。
　　农业档案电子信息化管理一来方便库存档案查询，从而大大简化档案管理员的工作量，二来电子信息管理也提高了农业档案的利用效率，体现了档案管理信息化的优势。利用档案检索电子化工具，能准确快捷的提供给档案查阅者所需要的档案材料。构建科学合理的农业档案管理系统，建立分类清晰的档案归档目录，在抓好农业部门网络信息化建设的基础上，才能更好地为农业档案管理办公自动化系统模块与档案专业管理软件接口的无缝衔接。
　　四、档案电子信息化管理建设的途径
　　近年来，随着办公自动化网络系统建设进程的加快，工作流程基本实现了无纸化办公，各项信息从管理到公示等过程都通过网站建设的大力推广，实现了电子化的办公网络。在此基础上，农业档案信息的录入实现了办公自动化，所产生的电子档案在相应信息化管理软件支持下，发挥了很好的作用，实现了查阅、录入的简单化和人性化。实现档案电子信息化管理建设的途径有以下几种：
　　（一）建立农业档案管理规范化流程
　　农业档案信息资料繁多，分类目录的建立都需要建立一整套规范化的工作流程，方便工作管理。在工作中只有系统地管理好农业档案才能使农业技术在农业气象、农业机械、农作物新品种等项工作中形成的档案都能进行集中统一管理，实现档案与科学研究的二者有效统一。农业档案在系统地进行规范化整理后，一方面在农业资源有效开发利用提供了有利的数据支持，另一方面也为农业部门的相关人员提供了便捷的服务，实现档案管理的最终目标。指定专职责任人负责档案管理规范化流程工作的监督，从而使农业档案管理达到标准化和规范化，确保档案安全和便于社会各方面利用。
　　（二）加强专业人才技术培训
　　农业档案建立后的规范化管理离不开专业技术人员的参与。档案管理的规范化的不仅要档案管理制度上来加以明确，还要贯穿在农业档案从资料收集、整理、分类、组卷、编目等一系列工作流程中，资料收集要突出重点，主要围绕科技兴农、农业产业结构调整等工作中有保存和利用价值的档案材料上。加强农业系统档案管理人员的技术培训，大力推广电子信息化技术的使用方式方法，同时对相关进修人员组织档案专业业务知识的学习，开展相关计算机操作方面的培训，从而不断优化农业档案管理人员的综合素质和专业素养。作到农业档案资料的教字化和公众的在线查询，使农业档案资料的使用者通过网络方便快捷地看到资料的电子版本。
　　（三）同步做好纸质农业文档的管理与保护
　　电子农业档案管理上有诸多优点，但是由于计算机信息在处理过程中有时会因为病毒等各种原因导致出现数据丢失的情况，各电子农业档案存放在服务器中存在一定的安全隐患，因此数据的备份除了存在光盘上以外，同步做好纸质档案也是十分必要的。目前国际上对档案数据管理普遍采用的做法是利用电子档案提供便捷的档案管理方面的多种服务，同时，纸质档案也作为档案管理的重点保护对象确保资料的永续性和完整性，也是因其是不可缺少的档案管理使用凭证之一。加强纸质农业档案保管，避免使纸质档案遭到损坏的制成材料的质量较低等内在因素和不良环境以及不同气候导致的外在因素等等。
　　通过互联网络获取需要的信息已是当今社会公众普遍采用的作法，农业档案电子信息化管理实现了档案资源的共享，对外开放可利用的各种农业档案资料，充分体现农业档案的自身使用价值，发挥档案资料在学术研究、教育科研等领域的重要角色，拓宽公众在互联网上通过计算机能检索到所需要的档案信息。让有需要的人员直接检索到相关信息。在档案管理过程中，要通过社会的各种媒体向来公众宣传检索工具使用方法，介绍馆藏参考资料，提供切实可行的服务指南，最大限度地让公众了解农业档案的作用和馆藏内容在农业上的应用。