论高校教学秘书在高职院校教学管理中的重要性

　　高职院校的教学管理工作是整个学校的教学行政工作的重要组成部分，在学校实现办学目的的过程中起到特殊且十分重要的作用。高职院校的教学管理队伍包括各学院主管教学的院长、各系主管教学的副主任、教务处管理人员和教本文由论文联盟http://收集整理学秘书，其中，教学秘书是高职院校的教学管理队伍的重要组成部分。
　　一、教学秘书的工作内容
　　（一）教学档案的管理
　　教学档案的管理是学院档案管理的重要组成部分，主要是负责对教学计划、教师业务档案和考试试卷等文件资料的建档和保存。在学期初，收集各门课程的授课计划、教案和教学聘任书。在学期中，对学生评教意见进行反馈、总结教师评学。在学期末，对教学大纲、考试试卷、备课笔记、毕业论文及教师教学科研成果等教学资料进行管理。
　　（二）教学日常工作的管理
　　教学秘书日常的教学管理工作主要有：下达教学任务并对所下达任务进行合理安排，有效完成教学任务的任务聘任工作；下发排课的特殊要求通知，收集排课、多媒体教室的使用申请表，顺利完成课表的编排工作；提前完成上课所需要使用到的材料（如课表、进程表、教材等材料）的下发，及时做好教师的调、停课安排，组织安排学期考试，以及学生的学籍注册，保证教学工作的顺利进行。积极组织召开教师和学生座谈会，对教师的调、停课进行统计，申报并统计教师的科研项目，做好教学会议的记录，下发英语、计算机等级考试通知以保证报名缴费工作的顺利进行，组织安排学生的英语计算机等级考试，做好下学期公选课的申报工作。WwW.11665.Com除了这些日常教学工作之外，还要组织安排学生评教、教师评学、督导评课等评估工作，及时进行教学情况的通报，做好考试试卷的收集及印刷工作。学期结束后，还要完成学生成绩的录入工作，以及收集和整理教师的教案、授课计划、备课笔记，整理和归档学生的实验报告、毕业论文等工作。
　　（三）教学信息传递的管理
　　上情下达、下情上传的信息传递工作是教学秘书的重要工作之一，即对校领导、教育主管部门所下达的各项方针政策、规章制度能做到及时、准确且完整地传达给各院系的各教研室及全体师生，为了能够快速、有效且准确地传递相关信息，一般都需要教学秘书建立一个信息传递体系并对其进行管理。在传递信息时，信息传递的方式可以多种多样，一般都采用教师、学生qq群、电子邮件、飞信及纸质稿件等形式。教学秘书作为信息的管理者，必须做好信息的更新工作，并利用信息平台及时进行沟通和协调。
　　（四）教学考务工作的管理
　　所谓的考务工作是指学期初的补考、英语及计算机的等级考试、学期末的结课考试等考试的安排工作。在考试前，教学秘书要做好考试科目的精确统计，将通知下发到各个相应的班级，制定考试时间、地点的安排表，根据各个班级的具体人数确定考试的教室及监考人员，组织学生进行考风考纪的教育，审核学生的考试资格，为暂时不能参加考试的学生办理好缓考手续，随机编制学生的考试号，让每个学生在参加考试时按照考试号就座。在考试进行过程中，进行考场的巡视工作，加强考场的纪律，按要求解决考试过程中所发生的突发事件。在考试结束之后，通知各任课教师及时完成试卷的批阅、学生成绩的录入工作。
　　（五）教学质量的管理
　　教学秘书在平时，就要广泛地收集来自学生、教师及督导组专家等的信息，及时传达督导组专家的听课意见，及时反馈学生评教的意见给任课教师，对教师的教学质量进行全面的评议和科学的分析，并对评教评学活动的各个环节进行检查，发现问题时应及时进行反馈，对教学运行的全过程实施全程的质量监控。[1]
　　二、教学秘书应具备的能力
　　（一）信息处理的能力
　　学校的教学事务繁重而琐碎，教学秘书面对着这大量的信息、资料和文件要及时理出头绪，分清轻重缓急。虽然工作繁杂，却是有章可循的。教学秘书可以按照“急事急办、特事特办、独立完成工作协调”的原则，做到事前有计划有余地对手头上的工作进行分门别类的整理，还应当考虑到各院系与学校整体的关系，根据实事情的紧急性、实效性的不同，对不同的材料进行分类和存档，做出合理安排，并及时上报领导批准。
　　（二）管理能力
　　教学秘书可以说是教学工作最基础的管理者和执行者，在日常教学的管理工作中一定要认真且果断，制定一定的工作流程，简化事情，做到更好地服务学生和教师。教学秘书在繁杂的教学管理工作中，还应时刻保持头脑清醒，发现问题要及时解决，本着客观、公正的态度处理事情，加强各个环节的督促与检查，充分发挥自己的管理才能，以保证教学工作能够有序地进行。
　　（三）沟通协调能力
　　教学秘书的重要工作之一就是信息的传递，在这过程中，教学秘书就该做好沟通协调工作。教学秘书于各个部门、各个方面的人员交流信息，既要联系院系领导又要联系各个部门，同时还要联系全体教职工和学生，肩负着教学安排的重任，由于不同的教学秘书有着不同的个性，其工作的内容也不尽相同，所形成的文化氛围也是不同的，要根据各个目标全体的具体情况，本着“灵活性和原则性相结合”的原则，做出不同的工作安排，既要讲究原则，又要讲究方法。[2]
　　（四）现代化办公能力
　　随着信息化时代的到来，计算机被普遍应用在工作中，使得工作变得更加快速、有效。能够熟练使用现代办公软件是作为教学秘书所必须具备的能力之一，在繁琐的教学工作中，计算机的应用能有效简化管理工作。教学秘书要熟练地使用现代化办公软件，教务管理系统，以及数据库，快速有效地处理相关事务，节省工作时间，提高工作效率，更好地服务于学生与教师。

　　三、教学秘书在高职院校教学管理中的作用
　　教学秘书的作用显而易见，在高职院校教学的开展和实施过程中，处处都离不开教学秘书的身影。其作用主要表现在以下几个方面。
　　（一）教学秘书是连接上下级及各部门的桥梁
　　教学秘书在各院系的教学管理过程中，应当在主管领导、任课教师和学生之间起到桥梁的作用，因为教学秘书既是学校教学管理制度的执行者，又是各院系教学活动的安排、落实和检查的承担者。一个优秀的教学秘书，应始终保持着与主管领导、任课教师和学生之间的密切联系，将单位的相关决策和专管领导的指示及时的传达给任课教师和学生，已得到及时落实。同时还要将任课教师和学生的意见、建议和要求及时地向主管领导反映，真正地起到一个沟通上下级的桥梁的作用，以保证教学工作的顺利进行。[3]
　　（二）教学秘书是教学各个环节正常进行的重要保障
　　教学环节主要包括教学任务的下达，授课教师的确定，上课教室的分配，以及学生课表的制定等。教学任务是由教务处下达的，授课教师是由各个专业确定的，上课教室由教学秘书根据教务处统筹安排的教室进行分配的，学生的课表也是由教学秘书制定的。在这些环节中，每一个小环节都是不容忽视的，都必须经过教学秘书的认真核实，如果其中一个环节出错，将会影响到真个教学过程的正常开展。[4]所以，这就要求教学秘书认真地做好各个环节的把关工作。
　　（三）教学秘书是教学信息管理工作的落实者
　　教学秘书要做好教学管理中统计报表、基本数据的整理工作、收发教学管理文件、资料的归档和保存工作、制订各个专业的教学计划、记载重要的科研活动、记录并统计教学研究项目和成果、总结教学工作及各项教学经验材料的整理和归纳。
　　（四）教学秘书是主管领导的助手参谋
　　教学秘书直接管理教学事务，所获取的信息快捷且可靠，可以及时地纠正教学过程中任务执行的偏差，还能够及时地向院系领导和教学部门反馈相关计划的实施状况及在实施过程中所出现的问题，使教学部门的领导和教务部门能够迅速准确地做出相应的调整。
　　四、结语
　　高校教学秘书的工作所涉及的内容十分广泛且琐碎、综合性较强。在高职院校的教学管理过程中起到联系上下级和各院系部门的桥梁作用，保障了教学各个环节的正常进行，是教学信息管理工作的落实者，同时还是主管领导的助手参谋。可见，教学秘书在高职院校的教学管理工作中的作用十分重要。