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新时代背景下的学校档案管理发展方向之我见

新时代背景下的学校档案管理发展方向之我见

目前大多学校的档案管理工作发展落后,信息化程度不高,仍然采用的是有着巨大滞后性的传统的档案管理方式,严重的影响了教学质量的提高和有用信息的利用程度。本文就通过对在新时期学校档案的管理工作存在的问题进行分析和研究,如何积极探索学校档案信息化管理的方式,促进学校档案管理信息化程度进行分析和阐述。
  在学校工作中,档案管理工作常不被充分重视。目前大多数学校仍然是用传统的方式来管理自己的档案,仅仅是储存保管,并没有将它们的信息服务功能开发出来。其实,学校管理和教育教学的过程和成果主要是通过学校档案来记录的,所以学校档案管理的工作也应成为学校工作的重点,尤其是在当前信息时代本文由论文联盟http://收集整理下,学校的档案管理工作要引入信息技术和最新管理理念,把这项工作做到较高的水准和发挥应有的作用。
  笔者从事学校档案管理工作二十几年,并常常与其他业内特别是信息业内人士交流探讨,在我看来,信息时代的学校档案管理应做到以下四个方面:
  一、学校档案管理信息化,实现电子管理和实物存储并行
  随着信息时代里电子信息化的日渐普及,由于电子信息有着节省空间、便于查看等优势,档案的电子信息化势在必行,很多档案资料通过扫描存档加以保存。由于档案需要保持原件特别是上有印章、签字等比较珍贵的材料,故在扫描的同时也需要实物存储。
  在空间允许的情况下,对同一份材料进行实物和电子存档既有备份的效果又可以较为方便地给有不同需求的借阅者提供满意的材料形式。Www.11665.com像一些“网上公示”的只有电子版的资料也可以通过打印成纸质的进行电子、实物双收录。
  档案收录的信息化还可以方便查找与利用,所以必须建立一个高效的目录分类信息系统。首先选择一个最适合学校实际的主流分类(如时间)将档案进行归类,实物的馆藏就必须严格按照这一分类。然后在电子目录上可以有其他各种分类,如时间、关键词、人物、班级等方便查阅。上述管理方法在某些图书馆已经实施得相当好,但在学校的档案管理上这方面还有很大发展空间。
  二、信息化以提高档案吸引力,适度扩大面向人群
  博物馆、图书馆和学校的档案室都是收录资料档案的地方,但博物馆、图书馆受欢迎的程度却要远大于档案室,其中有一些客观因素我们无法改变,但我们可以努力做适当的调整,比如:通过增加档案的形式(如添加ppt、动画或者把已有材料制作成ppt,动画)可以增强档案室收藏的档案的吸引力;也可以把服务的对象扩大到有联系的或者有信誉保障的校外人士,提高学校的知名

度;甚至我认为在不久的将来,有可能实现图书馆档案室一体化。
  三、变“湖”为“海”,保证资料利用率
  束之高阁的珍贵资料与一卷废纸无异。当今档案室面临的主要问题是一潭死水的“湖”的危机。怎样化“湖”为“海”,给学校档案室注入新的灵魂,前面提到的几点其实都卓有成效。但信息注定还有它新的产物——资料推送。即在学校建设的不同时期(如期中或期末),在档案室的展示栏里及时更新相应的资料目录并展示部分资料,并且可以将相应的材料复印分发到相关人员的手中便于他们学习和参考。
  这样的机制是一种双向的机制,期中既有借阅人对于资料的选择,又有资料对借阅者的选择(后者主要通过档案管理员来实现)。复印出去的资料有时是具体详尽的,有时又因为资料的数目太过庞大而比较简略甚至只是一份目录,这是收到推送资料的人根据手中的资料目录可以很容易地到档案室借到想要的资料。
  四、建设“全员参与”的档案管理队伍
  1、是要重视档案管理工作。校长及领导班子应该作好表率,充分重视档案管理工作,形成一致的对于档案管理的规划和预期,把档案管理制度化,责任化,使学校的利益最大化。
  2、是要全面提高档案管理工作者的水平。信息时代的学校档案管理对管理者提出了很高的要求,所以对档案管理者的选择是非常重要的,首先,保密工作的重要性不言而喻,而管理者还需要有非常高的专业水平和执行力,其中信息技术能力是非常重要的,除了需要操作人员的简单操作技术外,如果再能有信息技术能力强的人员参与到“档案管理”工作中,就有利于档案管理不断提高信息化水平。其次,管理者最好有较好的人际基础和服务态度,这对于档案室的受欢迎程度有着很大的影响。最后,档案管理者还可以是学校建设的重要“军师”,通过长期接触学校的建设资料并对档案信息加以整理分析,对学校管理和发展提出重要的“参考意见”。
  3、是要全员参与,培养档案的提供者和档案建设的智囊团。档案管理队伍的建设并不是只在档案管理者一人或几个人身上,全体师生都应当是档案管理队伍中的一员和不可或缺的一个环节。学校在向各处室搜集档案的同时允许并鼓励教师、学生直接向档案室提供资料和建设意见,这样既给了教师、学生主人翁的感觉,提高了他们搜集、上交资料的积极性。同时扩大了资料的覆盖面,增强了师生到档案室借阅的兴趣。
  五、结束语
  学校档案信息化管理工作是一项艰巨的任务。它能够反映出一个学校的整体教学教育水平,有助于学校教学质量的提高,对于更好的服务于广大教师学生有着巨大的促进作用。相信以后档案管理定会朝着电子信息化以及开放化、全员化和制度化方向发展,而且一定会蓬勃发展,对于学校的发展的贡献也会越来越大。
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  •  更新时间:2013-02-23 10:40:09  作者:周惠珍 [标签: 档案 档案 档案 中国 ]
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