浅议如何让企业文秘工作促进档案管理的思考

　　一、强化对文秘工作的认识
　　文秘工作是以企业领导工作有效运转和为领导者决策服务的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有本文由论文联盟http://收集整理以下几方面：
　　一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询项目的设计或客户前来咨询规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅助性工作。
　　二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。
　　三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点。
　　二、强化档案管理职能作用的发挥
　　文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。wwW.11665.COm
　　首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对企业安全生产、经营管理都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。
　　其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
　　三、认真履行文档职责，优质服务企业文明建设
　　文秘部门要加强档案管理，更好地为企业经营管理服务，应从以下几个方面入手：一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党群网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。五要严把工程档案归档质量关。这是做好档案管理的关键。高质量的档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加质量验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住档案的归档质量。
　　总之，作为一名文档工作人员必须严把设计档案的归档质量，归档的设计档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从策划项目的提出、立项审批、勘察设计、到精品验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映实际情况和建设过程，归档的资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错；系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作，就能更好地提升自己的综合素质和上传下达的能力，就能更好地为企业发展提供真实的依据，使企业就能更好地健康和谐稳定发展。