档案管理在石油企业中的重要性

　　1 前言
　　档案管理工作是记录石油企业发展的大百科全书，它忠实的记录着石油企业发展的历史，也指导着当前工作的开展，更是对未来工作的一个借鉴，可以说它是企业管理工作能够顺利开展的保障和基础。特别是，随着国民经济的发展，石油行业作为支柱性行业不管是产品开发还是管理手段都得到大幅度的更新，这就使得石油企业的档案管理工作成为了企业管理的新亮点。同时，档案管理工作是否科学化和现代化是石油企业实现科学化和现代化管理的重要标志[1]。
　　当前石油企业的主要档案大本文由论文联盟http://收集整理致上可以分为综合档案和人事档案两部分，主要以纸质档案和电子档案进行管理，在实际的工作中，这两种管理方式各有利弊又互相补充。纸质档案的最大特性便是它的原始性和不可代替性，纸质档案能够完整的保留人物的笔迹、个性化的落款、日期、笔墨颜色等等，提高了伪造和修改的难度。另外，纸质档案并不需要任何的辅助设备，简单、便于提取，且呈现时一目了然。然而随着信息化时代的到来，电子档案在石油企业的发展进程中占据了重要的角色，它绕开了纸质档案所需要的手工整理的过程，利用现代化的网络系统进行自动整理，减少了劳动强度，节省了劳动时间，提高了劳动的效率。另外在修改时不用手工涂抹和拆分重新装订，而是在电脑上直接修改就可，省时省力，方便快捷。另外，利用电脑进行保管时，当需要查询一部分内容时，只提取给查询者这部分内容即可，不用花大量的时间，进库房查找，减少了劳动强度，提高了工作效率，文档的保密性也大大增加。wwW.11665.cOM两种文档管理的方式在石油企业的实际工作中各有优势，相互配合和补充。然而，在当前石油企业的实际管理工作中，就档案管理而言，仍然存在着许多不科学、不合理、不和谐的因素，接下来我们将在此作出说明和探讨。
　　2 当前石油企业档案管理存在的一些问题
　　2.1 对档案管理工作重视程度不够
　　一是大多数石油企业对档案管理工作的重视程度不够，企业的档案管理并没有与石油生产的发展相同步。随着经济体制的相应改革，石油企业内部兼并，重组的现象时有发生，一部分档案严重流失或发生混淆，档案人员在进行档案收集时并没有采取有效的措施和方法，造成档案杂乱[3]。另外部分管理人员简单的把档案室看做单纯储存资料的地方，从领导到员工形成了认识不足，重视不够。
　　2.2 档案信息不能清晰反映发展情况
　　二是档案的信息不能够清晰的反应发展变化的情况。首先，这是因为石油企业的档案图表格式过于专业化，加之注解不清楚，造成很多经济信息普通民众和某些并不具有专业知识的领导读不明白，人事档案中存在填表人对所写内容不够重视、认真，收集人没有对所填材料进行仔细审核，造成了档案反应的信息缺失。另外，一些信息缺乏连续性和长期性的数据，使前后对同一问题的反映失去了可持续性。
　　2.3 资金、设备和人才不到位
　　三是资金设备投入和人才投入不到位。在石油企业向现代化转型期间，领导的创新管理意识不够，对档案管理投入的资金和设备少，很多石油企业并没有购置档案管理的必要设备，并没有实现有效的信息一体化管理，还是按照老一套的办法来，对档案管理的人才培养工作也没有开展，很多档案室的工作人员只是兼职或是勤杂工而已，加之档案室的人员流动性较大，造成了记录的档案前后内容不一，文法不相符，管理的思路也不一致，对档案管理的长期发展带来了极大的影响。
　　3 石油企业档案管理工作的基本思路
　　3.1 提高对档案管理工作的认识
　　各级领导和各级管理人员应充分认识到档案管理工作在石油企业发展中的作用和地位。档案管理的工作要站在企业发展的战略高度上，借助由档案体系建立起来的平台，为石油企业的发展保驾护航，促进企业做大做强。具体操作上，在石油企业中应专门成立档案管理小组，对档案管理的工作要统一领导，从制定、规划到检查、交流培训要有所部署，定期开展[4]。
　　3.2 实现档案管理工作的创新
　　档案重在管理，贵在利用，只有管理好，才能适时的利用好。石油企业的档案是一个非常庞大和琐碎的信息库，很多信息都是较为零碎的分布在各个单体档案中，因此要在提高馆藏质量的基础上提高创新管理的方式，使人们不会总觉得馆藏的资源不足。具体可以在操作中明确归档资料的范围、归档时间、数据类型、版本、地域、格式等要求，及时收集各方面的档案材料；当在录入电子文件时如发现此文件也存有相关的纸质文件或者其他载体形式的文件时，应审核他们的统一性，然后归类集中存放；遇到一些具有永久保存价值的电子文档时，要及时备份，相应的保留它的纸质资料，防止电脑或设备损坏时电子档案的消失；还应该注意封存的档案严禁外借，未经允许不能复制电子文档或查阅纸质文档，建立严格的查借阅审批制度。
　　3.3 提高档案管理人员业务水平和硬件水平
　　人才是企业发展的大事，在档案管理的工作中也同样如此。首先应有意识的培养档案管理人员的素质，重点应培养以下几种素质，即敬业精神，独立思考的习惯和求真务实的科学精神。其次，在鼓励档案人员自学的同时也要积极开展和定期举办档案管理培训班，对刚进入岗位的新人进行培育。再次，可以定期派出档案管理员到其他信息化程度较高的大型石油企业进行观摩学习，力争使档案管理工作上档次，出成果。
　　另外，应加大财政投入提高档案管理的硬件水平。在当前信息化的社会中，计算机为档案管理工作解决了一大难题，它能实现档案的自动编目、检索、数据的自动标引等，因此档案管理要统一购置必要的计算机、打印机、复印机、扫描仪，为企业档案实行信息化管理提供充足的硬件保证。同时，要广泛采用电子文档，进行档案的无纸化管理，提高工作效率[5]。
　　4 结语
　　档案管理工作完整详细的记录着企业的发展历史，人事变迁。石油行业作为国民经济的支柱性行业，其档案管理工作更是企业管理的一个重要的组成部分。只有客观的记录企业发展的历史，才能为我国石油企业的发展壮大提供参考，才能在有价值的档案资源的支撑下实现石油企业的全面的协调的可持续的发展。档案工作会在石油企业的发展中越来越受到重视，它的价值会由历史来证明。