【原文出处】档案管理
【原刊地名】郑州
【原刊期号】200306
【原刊页号】11～13
【分 类 号】g7
【分 类 名】档案学
【复印期号】200402
【 标 题】档案结构模型探讨
【 作 者】桑毓域/田博川
【作者简介】桑毓域　田博川　天津师范大学管理学院档案学系
【摘 要 题】理论探讨
【 正 文】
　　　　1　档案的结构
　　马克思主义哲学认为，事物都是以特定的结构形式存在的。每一种事物都有其特有的结构特征，事物若失去其自身的结构形式，该事物也就必然失去其自身的功能和属性。事物的结构是由组成它的各个要素（或因素）按照一定的规则（即要素之间的相互联系、相互作用、相互制约的内在联系）有秩序、分层次地结合成一定的组成形式而实现的。人们认识事物，其实就是要弄清事物组成要素、结构、功能与价值及其本质属性，其中结构具有非常积极的意义。对于档案结构的认识，档案学教材已有所涉猎，主要从档案的实体构成和档案的构成要素两条途径进行阐述。“文件是档案的因素，档案是文件的组合”[1]属于前者，“档案的信息和载体是构成档案的两个基本要素”[2]属于后者。前者主要的目的在于说明档案馆、室的档案与单份文件的区别，强调档案的实体结构，可以为文件的整理和档案馆（室）藏提供理论依据。后者是对档案或文件自身构成要素的概括，虽然它并不说明文件和档案实体的馆藏意义，但这一认识对档案的信息整理和信息分类提供了理论依据，特别是电子文件的出现，文件信息可以自由地游离于原有的文件载体，使得电子文件的整理几乎完全成为文件的信息整理，所以档案文件的载体和信息的二元划分，为电子文件的整理提供了强有力的理论武器。wwW.11665.Com
　　近年来，对档案结构已有人发表文章进行专门的探讨，一种观点认为“档案的结构是以知识单元的历史联系为依据的文件载体排列方式”。[3]刘新安等在文章《档案物质实体的双重构成》中认为，档案是由“文件实体集合”和“档案历史联系的记录”共同构成。[4]本文是在过去档案界对档案结构认识的基础上，对该问题的进一步的探讨，给出数学模型的基本形式，并以此为基础解释档案学理论和档案工作中的相关问题。
　　　　2　档案结构的数学模型
　　档案的结构是一个比较复杂的问题，而且随着档案实践的发展日趋复杂，尤其电子文件的出现，使得档案信息与载体既可合二为一，又可一分为二，因此档案的构成也必然要考虑到档案的信息和载体两个方面。我们可以将其归纳为：a=f(c+i)。
　　其中，a代表档案，c代表文件的载体，i代表文件载体所承载的信息，“+”表示文件载体与文件信息之和。f是档案工作者赋予文件载体和文件信息的整理行为，即整理的原则和方法。以上公式告诉我们，档案是我们按照特定的原则将文件的信息和载体进行有效组合生成的物质。其基本含义可从以下几方面理解和分析。
　　2.1　任何一种文献，都是由载体c和信息i而构成的，档案是文献中的一种，是文献的下位类概念，它也应该由信息和载体构成，充分揭示了档案与文献的从属关系。档案与一般文献（图书、期刊、报纸等）的主要区别在于两点：其一，公式中c和i严格界定为文件的载体和信息，文件是人类社会活动的伴生物，它具有原始的历史记录性，将文件进行整理生成档案以后，这种属性不但没有削弱，反而得到了进一步的加强，这是一般文献不可比拟的。其二，就一般文献而言，整理过程不是构成文献的必要条件，即经过整理的和没有经过整理的文献都是文献，但就档案而言，我们知道文件转化为档案必须具备三个必要条件，其中之一即是对文件的正如《档案管理学》教材所论述：“档案的特点和优点之一，就在于它已经不是一份份孤立的文件，也不是一批批杂乱的文件的堆积，而是具有内在联系的文件体系，它反映了各种活动和事件的原貌。所以未经整理的、杂乱无序的零散历史文件，虽然也属于档案，但从档案的一般特点来说，它并不是典型的、科学意义上的档案。”[5]换言之，孤立和杂乱的文件经过整理才成为具有结构特征的档案。
　　2.2　a=f(c+i)　中的f是文件转化为档案的基本条件，依上所述，主要指对文件实体和文件信息的整理原则。在数百年的档案实践过程中，整理原则也随之发生过几次重大变化。从最早的二元主义的序列原则（即在收文和发文二元下以时间先后进行文件排序）到事由原则，再到后来的来源原则、自由来源原则，一直到上个世纪80年代中后期，我国档案学者何嘉荪、冯惠珍教授提出主、客体全宗的理论，可以说都是对档案整理理论的探讨。由此可见，f随着档案实践的不断发展和人们对档案实践认识的深化而变化，使之具有新的内涵。文件和档案的整理是档案实践的核心内容，贯穿于文件运动的全过程（单份文件→卷→类→全宗→馆藏），它使散乱的文件具备了有机的结构特征。所以公式中的f不是档案的结构自身，但它是搭建档案结构的基本原则和方法。
　　a=f(c+i)，　f是一种法则，文件实体和文件信息的有机组合经过f法则变换成为“典型的、科学意义上的”档案。f变换以建立档案文件之间的内在联系、搭建档案文件的有机结构为目的。荷兰手册的作者认为：“一个全宗是一个有机整体，……它按照一定的规则成长着、形成着、并且变化着……”。[6]英国档案学家詹金逊也认为：“它是一种生长的结果，正像一棵树一头动物一样，也是一种有机体。……因此，它的各部分之间，也有着对它本身的意义不可或缺的结构、关节和自然联系”。[7]
　　2.3　a=f(c+i)中的c+i对于新的档案实践，尤其是电子文件、档案实践，具有非常重要的意义。在传统的以纸质档案为主导的档案实践活动中，一份文件的载体与信息是不可分的，文件信息相对于它的载体，其“贞节”程度可谓“从一而终”，所以文件、档案的整理也是载体和信息一并进行的，不可能各自独立进行。这一时期，实际上c+i可以用一个字母表示。但自上个世纪80年代中期《