【原文出处】山西档案
【原刊地名】太原
【原刊期号】200304
【原刊页号】19～21
【分 类 号】g7
【分 类 名】档案学
【复印期号】200401
【 标 题】档案事务所的现状分析及业务展望
【英文标题】an analysis of present situation of archival office and its business prospect(wu jia-qi,li guang-du)
【 作 者】吴加琪/李广都
【作者简介】吴加琪　李广都　南京大学　信息管理系，江苏　南京　210093
【摘 要 题】档案工作
【关 键 词】档案事务所/现状/展望
　　archival office/present situation/prospect
【 正 文】
　　文章编号：1005-9652(2003)04-0019-03　中图分类号：g271　文献标识码：b
　　　　一、档案事务所的现状分析
　　自1992年9月成立了浙江省的第一批地方性档案事务所以来，全国到目前已有一百多家档案中介机构。从目前有关资料来看，浙江和上海的档案中介机构起步较早，规模和数量都较大。除浙江、上海以外，全国各地相继成立了档案中介机构，如北京碧海兰台咨询有限公司、安徽晓荣档案信息技术服务中心。但是需要指出的是，本文所要阐述的应该是真正意义上的档案事务所，限于所掌握的资料，我们将从比较成熟而一般又置身于档案行政管理部门之下的档案寄存中心入手来分析档案事务所的现状。wWw.11665.CoM
　　　　（一）档案事务所的性质与目前存在的与档案有关的社会服务组织的性质区别
　　档案事务所应为面向社会服务的中介机构。它的性质和服务方式应与现在的比较完备的律师事务所相对一致。众所周知，律师事务所在改革开放后建立起来，隶属于司法部门，后来脱离行政隶属关系，独立成为法人单位走入市场。在管理方面，目前已有律师行业协会和相关执业资格考试和注册管理制度。
　　而我国档案事务所发展太晚，目前也仅在上海、浙江一些地方出现了以咨询为主的档案事务所，并且还未形成规模，各项制度都未完善。与此同时，我国又出现了一些与档案相关的社会服务组织，如档案寄存中心。这是目前在档案界较引人注目的一种新型服务方式，需要说明的是目前存在的寄存中心与我们所要论述的档案事务所有很大差异。
　　1998年8月9日，深圳市档案寄存中心是全国首家档案寄存中心，其服务职能主要是将不具备充分保管条件及配备档案保管主体成本过高的国有与非国有及破产企业、社会团体、个人在工作、生产、经营等各项活动中形成的档案，寄存在市档案馆中。在这里我们要特别提到两点：①深圳市档案寄存中心隶属于深圳市档案局领导，并内设于市档案馆内。②深圳市档案寄存中心的经费和资金运转基本上是靠市财政支出，并且有偿服务收入全部上缴市财政局。我们完全可以看出深圳市档案寄存中心不存在独立性，不是独自承担风险和资金运转的机构，它完全不属于社会服务中介机构，也只能说是档案局（馆）对社会服务的新形式。
　　上海出现的档案事务所，对一些企业的重要项目档案负责整理、编目、上架，从零散档案到系统正规整理完毕，收取适当费用。这类档案事务所其实是真正意义上的档案事务所的雏形，未能真正成为成熟的社会服务中介机构，必须在今后有更大的发展。
　　　　（二）档案事务所产生的背景条件
　　1.政治体制改革和政府职能转换是档案事务所产生的先决条件。
　　我国政府在20世纪90年代的大改革中将政府一部分权力放开，将一部分领域推向社会公众管理，这是大量社会中介机构产生的先决条件，这其中不仅有比较完备、影响较大的律师事务所，也有在经济领域日渐成熟的会计师事务所。不可否认的是，这些事务所都进行了相应的改制，律师事务所从最初的司法部门中独立出来，会计师事务所从政府财政部门中独立出来。如果没有这个大前提，档案事务所，包括档案寄存中心这一过渡型的机构恐怕还是很难实现的。
　　2.经济体制改革与发展是档案事务所的催生剂。
　　我国自1978年改革开放以来，各种经济形式迅速发展起来，原有的单一的经济形式早被打破，不仅有国有经济、民营经济，还存在着大量的混合型经济形式。我国的档案部门长期以来的服务和管理对象都仅仅局限在党政部门和国有企事业部门，服务面窄，服务水平低，服务条件比较落后，已难以满足社会发展的需要。
　　与这种状况同时出现的却是社会对档案管理的新要求。
　　(1)国有企业改革中，国有企业档案存在管理不善乃至无处可归的情况。在国有企业破产、拍卖、改组、兼并中，无论是企业经营状况和各种档案，还是企业职工个人档案管理都出现了矛盾。
　　(2)非国有企业的档案管理更显混乱。由于一些用人单位希望减少管理成本和用人方便，根本不接收档案，造成一些流动人员档案严重与人脱钩。即便一些企业存在着专门档案管理部门，也往往是办公条件和保管条件特别差，加上国家档案管理部门对其也无直接管理业务，造成档案管理混乱。
　　(3)一些社会团体及许多个人不具备保管档案的充分条件。这主要体现在一些规模小，而档案保管费用又相对比较高，无论是社会团体还是个人都不想关注这个问题。
　　在这些新情况下，如果出现档案事务所，并提供价格低廉的优质服务，无疑是个好方法，并且档案部门也可以通过对档案事务所的业务宏观指导来达到对这部分档案的管理。
　　3.现有的其它社会服务中介机构的成熟运行是档案事务所产生的现实依据。
　　我国目前大量存在的律师事务所和会计师事务所及一些房产交易所等都具备丰富的管理经验、成熟的管理模式、良好的经济效益和良性的运转，为我国加快档案事务所建设提供参照模式和实践依据。
　　4.档案寄存中心的健康发展与合理改制将是档案事务所发展的动力和希望。
　　目前我国以深圳为代表的档案寄存中心获得社会承认和欢迎，也为建立完备的档案事务所探索出许多宝贵的实践经验。可以相信随着档案寄存中心的逐步发展与今后的合理体制，档案寄存中心将是档案事务所发展的动力和希望，目前社会各界和档案部门应全力做好档案寄存中心的工作。
　　　　（三）档案事务所在发展中存在的问题
　　1.档案事务所的性质和成立条件无具体依据。
　　目前仅有的关于档案的法律不仅很少，而且内容都比较陈旧无法适应现在建立档案事务所的发展需要，并且相对地专门立法工作需要更长时间。
　　这种状况将使档案事务所缺乏法律依据，很难获得广大群众和有关部门的支持。因此为档案事务所定性和明确规定成立条件已是十分必要的工作。
　　2.国家档案管理部门目前未对档案事务所的发展及行业管理标准制定详细、科学的方案。
　　档案事务所的产生、发展不仅要有立法机关在法律上的保障，更需要档案管理部门制定出针对本部门行业的方案，这是档案管理部门的具体使命。档案部门有必要针对这种情况就建立全国性的行业指导协会，就档案事务所执业人员的资格认证、获取及运转的具体条件和具体责任等情况向有关立法部门提出积极的建议并参与相关法律的制订。
　　3.在全社会大力宣传利用档案的社会意识，积极引导社会公众关心和支持档案事务所事业的建设。
　　　　二、档案事务所的业务展望
　　1.对有关档案的咨询、指导工作。
　　这是档案中介机构的一项基本工作，也是现阶段档案中介机构的主要服务方式。
　　档案事务所可接受被委托人的请求就有关档案存在的问题提供咨询服务，解决其保管档案中的问题；同时也可同有关单位和个人建立起稳定的协作关系，由档案事务所人员定期或不定期上门指导其档案收集、整理和保管业务，提高其档案保管和利用水平。
　　2.对企业档案做出定升级、iso质量论证工作。
　　(1)在我国传统的计划经济管理体制中，国家对企业管得太多，企业各项工作缺乏自主性、独立性和创造性，其中也包括企业的档案工作，随着我国经济管理体制的改革，国家对企业大大放权，由过去的微观管理转为现在的宏观调控，企业自主权有了很大的提高。但同时政府对企业的行政干预依然存在，在企业的档案工作中，这也有所体现，像目前对企业档案工作的检查评比、升级定级、评先奖优等都明显地带有传统行政管理的色彩，这一切都与我国正在进行的国有企业改革中要求减少政府对企业的直接干预背道而驰，使得企业在应对激烈的市场竞争的同时还不得不将一部分精力用于应付这些额外的行政干预，从而部分地削弱了企业的竞争力。但我们也要认识到，如果政府对企业的档案工作完全放开，让企业完全自主地管理本企业的档案，企业就有可能忽视对档案的管理，导致企业档案工作水平的下降，从而损害我国的整个档案工作的基础。而档案事务所正是解决这一矛盾的理想方式，政府将以前对企业的档案管理转由档案事务所来协调解决，真正减少对企业的行政干预，让企业完全按照市场方式进行运转，这必将促进我国市场经济体制的完善和发展。
　　(2)由于激烈的市场竞争，众多企业充分认识到要想提高自己的市场竞争力，必须提高管理水平，提出了“向管理要效益”的口号，企业档案也是企业发展的一项衡量指标，企业的全面管理必须依靠高等级的企业档案。因此近年来兴起的对企业管理水平进行控制的iso9000国际质量标准体系中也包含了档案管理这一部分，但我们注意到，在目前的iso9000认证工作中，负责检查企业档案工作的iso工作组成员相对缺乏系统的档案专业知识，因此他们的鉴定结果也必将是不全面的；而档案事务所中的执业人员都经过了严格的考核，有相应的专业知识，由他们对企业的档案工作进行综合的评定，并为iso工作小组提供档案方面的意见应更为合理。
　　3.对企业的档案资产进行评估。
　　档案资产作为企业资产的一部分，在相关单位对企业的资产进行评估时，当然也应对企业的档案资产进行评估，这项工作对企业发展也是极其重要的。现代企业经常面对企业改制、资产重组和体制调整，加上各种企业的成分、模式各不相同，档案行政管理部门很难进行具体指导管理。而这些相对于企业来说又极其重要，档案资产只能通过档案事务所进行资产评估，实现其科学管理和资产价值。例如公司新设时，根据《公司法》规定，股东可以将工业产权、非专利技术作为出资，但其作价出资的金额一般不得超过该有限责任公司注册资本的20%，根据这一规定，部分股东以其过去工作中形成的工业技术图纸出资，这时就涉及了档案资产的评估，以确保这一部分出资与公司法相符；在公司分立时，要签订分立协议、清理财产、清理债务，这时也需要对企业的档案资产进行评估，确定其价值，作为企业整体资产进行清理；企业破产时，根据《破产法》及最高人民法院《意见》的规定，应成立清算组，接管破产企业，清算组包括经贸、财政、土地、银行等相关部门，清算组可以聘任会计师事务所的注册会计师及其他必要的工作人员，因为档案资产是企业破产财产的一部分，因此档案事务所中的执业人员也理所当然地应被包括在清算组成员之内，参与企业破产财产的清算，同时整理档案的费用也应纳入破产费用，优先从破产财产中拨付。
　　这项工作可以说是未来档案事务所服务的大方向，其效益也必然十分可观。
　　4.对私人档案进行指导、鉴定和代为保管。
　　私人档案是指人们在私人生活中形成的档案，形成的主体为私人、个人。
　　随着我国人民经济、文化水平的提高，私人档案会越来越多，出于保管和建立健全的需要，必须通过档案事务所才能实现对私人档案的指导、界定和代为保管。
　　5.对相关档案进行划分密级和确定公开范围，切实保护好档案拥有者权利。
　　我国《反不正当竞争法》的第十条中是这样为商业秘密下定义的：“是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息”。档案事务所的执业人员由于其职业性质决定了他们能够掌握和了解委托单位大量的资料和信息，其中有些则属于委托单位的商业秘密，如果执业人员泄露了这些商业秘密，就有可能会造成企业的重大经济损失而引起法律纠纷。因此档案事务所工作人员必须要对相关档案划分密级和确定公开范围，在不影响业主利益并征得同意后，将部分档案内容向社会提供开放利用，而对于业主要求保密的部分，档案事务所执业人员必须采取有效措施，切实地保守这些机密。
　　6.利用档案事务所的自身优势，为社会信用体系中的征信单位提供符合法律规定的信息，为建立信用档案体系服务。
　　随着我国市场经济的发展和加入wto后面对的挑战，我国现在正着手建立全面社会信用体系。在这个体系中首先就必须要建立有关的社会组织、个人的信用档案，没有档案事务所这个社会中介机构的介入，如此庞大、细致而又带有时代特征的社会工程是无法真正实施的。也可以说，在全社会建立科学、可靠的信用档案体系是档案事务所目前面临的一个最好的发展机遇。
　　收稿日期：2003-06-13
【参考文献】
　　[1]　舒国雄.为了档案的安全—深圳市成立档案寄存中心[j].