摘要:针对我国档案学界关于文件中心是过渡性文件保管机构的认识,本文认为文件中心不具有过渡性,但具有中间性,具有过渡性的应该是文件中心保管的文件。我们往往将文件中心的中间性与文件中心文件的过渡性相混淆。实际上,文件中心的性质和文件中心保管对象的性质是有区别的。
关键词:文件中心;文件;过渡性;中间性
文件中心首先出现在“二战”期间的美国,战后,在欧美等国家流行起来。也正是有了文件中心的实践,国外档案学界受到启发,将文件划分为三个阶段,相应地称为“现行文件”、“半现行文件”和“非现行文件”,并在这一基础上,进而提出了文件生命周期理论,从而为文件中心的建立提供了理论依据。上世纪80年代,文件生命周期理论传入
3 关于文件中心的中间性
文件中心不具有过渡性,那么,我们为何会认为文件中心具有过渡性呢?原来,是我们将中间性与过渡性混为一谈了。
所谓“中间”,就是“在事物两端之间或两个事物之间的位置”。文件中心处在形成单位和档案馆之间,接收形成单位的不经常使用的文件,又要将具有永久保存价值的档案移交到档案馆。“它处于文件形成单位和档案馆的中间位置。”“文件中心扮演的正是连接文件从最初形成到最终归宿的一扇门户。它能够有效地保证文件的‘善始善终’。据此,美国档案界将它定性为一种中间性的文件保管和处置机构。WwW.11665.cOm”正是由于文件中心具有“中转站”的特点,所以,我们才认为文件中心具有中间性。
其实,中间性与过渡性是有区别的。我们知道,具有过渡性的并不是文件中心这一机构,而是文件中心这一机构保管的文件。文件中心保管的文件是暂时的,并不是永久性的,具有永久保存价值的文件按照规定最终要移交到档案馆。因此,认定文件中心具有过渡性,实际上是混淆了机构和机构保管对象的性质。
文件中心的文件处于文件形成单位和档案馆之间
的中间位置,能不能说文件中心的文件具有中间性呢?当然可以。我们认为,文件中心是文件的“中转站”,“中转站”中转的是其保管的对象。文件中心具有“中转站”的特点,与文件中心的文件具有过渡性、中间性是一致的。
当然,我国档案学界对文件中心的性质和文件中心保管对象的性质并没有严格加以区分,往往将过渡性与中间性等同起来。有人认为:“‘过渡’是一种处于中间的、暂时的、起中介作用的状态。那么,顾名思义,过渡性机构就是介于两种机构之间,起连接作用的一种暂时性、中间性机构。”档案学者何嘉荪和傅荣校认为:“建立文件中心,以对文件进行过渡性、中间性保管的做法,也被世界许多国家所仿效。如,英国1950年在海斯设立了一个文件中心——过渡性档案馆,以保存政府各部门的文件。”两位学者对文件中心的文件具有过渡性、中间性的认识是准确的,但还是认为文件中心具有过渡性质。
4 结语
文件中心具有中间性,不具有过渡性,文件中心的文件则具有过渡性、中间性。非终极性的保管机构,其保管对象都具有过渡性。就文件中心而言,其保管的文件具有过渡性,而形成单位的文件因要移交到文件中心,所以,过渡性只是文件中心文件的一般性质。文件中心的文件又具有中间性,这个中间性是文件中心的文件所特有的,因而,也就决定了文件中心这一机构具有中间性。因此,我们在界定文件中心这一概念时,既然概括为“介于文件形成单位和档案馆之间的文件保管机构”,就等于说文件中心具有中间性,再加上“中间性”似属多余。当然,更不应该简单地加上“过渡性”,因为具有过渡性的是文件中心的文件,并不是文件中心。联合国教科文组织关于文件中心的定义就值得称道:“文件中心是在档案行政管理机关管理之下的,对各个不同行政机构的半现行文件进行经济的保管和提供利用,并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。”该定义中,就没有使用“过渡性”或“中间性”的字眼。我国《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》第八条规定:“市、区政府设立的文件中心,是集中保管与提供利用同级机关、事业单位处理完毕的文件的机构。”这一定义,也没有出现“过渡性”或“中间性”的字眼,但并不影响我们对文件中心的性质做出正确理解。
如果我们非要强调文件中心与过渡性、中间性之间关系的话,也不是绝对不可以,建议最好表述为:文件中心是保管过渡性文件的中间性机构。
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