谈办公室行政管理工作的几点体会

  办公室作为一个综合、全面的办事机构，既担负着执行、调研、智囊等宏观管理职能，又担负着文件起草、督办协调、业务接待论文联盟http://、通讯收发、后勤保障等微观服务任务，是一个单位承上启下、协调左右、联系内外的“枢纽”。高校院系办公室作为学院的一个窗口，在学院与学生、学院与学校、学院与社会进行沟通和联系中起着桥梁与中介的作用，务必做到办事缜密周致、滴水不漏。
　　 一、系办管理工作主要的职能
　　 （一）系主任的重要助手
　　 系教学秘书对上级机关的部署结合本系领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果，对加强教学管理、维护正常教学秩序、保证教学质量起到组织、执行的重要作用。
　　 （二）系主任的主要参谋
　　 系秘书要深入教学第一线，了解教学情况并听取意见、总结经验、提出改革建议，如对于教学计划的执行、理论教学和实践教学中存在的问题及学生对老师教学情况的反映作及时了解，向领导汇报并提出建设性参考意见，作好领导参谋。
　　 （三）协调和沟通的功能
　　 美国管理学者怀特说：“行政乃是为完成某种目的时，对许多人所做的指挥、协调和控制”。系办在管理工作中的确需要负责协调工作，以维持正常的教学秩序，及时转达传送学校以及主管部门的各项工作精神，主动协调好各部门的关系。它既要协调好本系各教研室间的关系，还是协调好本系与学校各部门之问、系与系之间联系的窗口，还是系领导与教师间沟通的桥梁，同时也是教师与学生间信息传递的渠道，起着承上启下、联系内外的枢纽作用。wWw.11665.Com
　　 （四）保障作用
　　 保证学校各主管部门以及本系分派和布置的各项具体事务工作。能及时有效地完成保证系领导集中精力思考和处理教学工作中的重大问题。同教师建立良好的教学工作关系。倾听他们的意见，充分调动老师的积极性，齐心协力完成各项任务。系办工作涉及的是非常具体、非常实际的工作。体现的是一种“于细微处见精神”的工作实绩。系办的工作任务繁杂，事务性强，有大量的常规工作，在事情纷繁的系办，常会给人以慢无边际，无所适从的感觉。以我系（计算机系）为例，若将其作一归类，系办所有工作大致可分为三类，其一是教务工作。包括了解系教学情况，安排系教学质量检查和检查落实执行结果；负责教学任务表、教学进度表、教学计划、教师任课安排表、授课计划的上传、下发及各种文件发放和管理；在系主任的领导下，具体执行并上传下达本系各专业的课程设计、实习的时问、地点及辅导教师的安排等。其二是行政工作。包括承担各种信息的传递与交流．经费管理。系办公用品及办公设备的采购和管理，执行系人事考勤制度，建立全系简易人事档案，日常维修的协调工作，承担校、系领导临时安排的事务性工作等。其三是文秘工作。包括各类文件档案管理、学生成绩等。
　　 二、办公室工作要处理三个矛盾
　　 （一）大局和小局的矛盾。办公室作为一个综合职能部门，其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上这就要求办公室把“一切服从大局，一切服务大局”作为工作的出发点和落脚点，当部门工作与单位的整体工作、小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。同时尽力做好小局工作，因为小局工作是做好大局工作的基础和前提。
　　 （二）主动和被动的矛盾。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作，不要消极等待，要主动着手，提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。
　　 （三）“过”与“不及”的矛盾。为领导出主意、当参谋，一定要把握“度”，掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，也不能越位。要想领导之所想，急领导之所急，要为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖。要积极谏言，但不能瞎掺和。
　　 三、做好办公室行政管理工作的关键在于工作人员的综合素质教育
　　 （一）加强学习，努力提高政治素质。办公室上传下达文件、处理内外事务、协调各方面关系，都涉及党和国家的方针政策以及学校内部的规定等，所以必须从政治的高度，认真学习党和国家方针、政策，把握其精神实质，努力提高自身的政治鉴别力和决策能力。
　　 （二）通过岗前及在岗业务培训，提高工作人员的业务工作能力。高校院系办公室人员要干好本职工作。充分发挥办公室作用，就必须有精湛的业务能力。高校办公室工作人员大多数是从机关干部、辅导员、教师、教辅队伍选调，或者留用本校毕业生，多属半路出家，缺乏专业训练，如能有计划地加以培养和训练，同时加强考试及考核，会极大地促进工作人员业务能力的提高。
　　 （三）换位思考，摆脱“官僚习气”及“衙门”作风。办公室工作人员接触领导的机会较多，领导自身工作作风长期的耳濡目染，难免对办公室工作人员有一定影响。所以领导要以身作则，同时工作人员能坚持进行换位思考，就会形成一种良性循环。