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提高高校系部办公室行政秘书工作效率之我见

提高高校系部办公室行政秘书工作效率之我见

 高校系部办公室行政论文联盟http://秘书既是院系行政管理层的参谋和助手,又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。尤其是为院系行政秘书,不仅要贯彻学校层面的精神,还要高效地执行好院系行政管理层的各项决策指令,沟通上下,协调左右,联络内外,处理日常行政事务。本文围绕如何做好高校行政秘书工作这个问题,对高校行政秘书的工作职责、工作特点及应具备的业务素质进行探讨。
  一、高校系部办公室行政秘书的工作职责
  1.文书工作
  系对内、对外文稿的草拟,如年度(学期)工作计划、工作总结、通知、文件、申请报告等;院级有关通知的下达;会议记录与会议纪要的整理;公文传送和信息资料的保存;管理类材料的归档,教职工工档案资料的登记、审核和保管,等等。
  2.科研工作
  协助院科技部门及系领导及时下达有关通知,组织做好相关科研项目的申报、汇总、考核等工作。
  3.人事工作
  协助院人事部门及系领导做好教职工的聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定等工作。
  4.信息工作
  在平时工作中注重各类信息的搜集和整理,及时做好信息宣传报道工作。
  5.日常行政工作
  负责日常行政事务的处理,印章的使用与管理,办公用品的采购、保管,固定资产的管理,办公设备的维护,会务的筹备和安排,对外接待,工会等工作。处理突发事件、紧急事件并及时向院系行政管理层请示汇报。Www.11665.COM
  二、高校系部行政秘书的工作特点
  1.辅助性
  高校系部行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手,又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。尤其是系部行政秘书,不仅要贯彻学校层面的精神,还要高效地执行好系部行政管理层的各项决策指令,帮助领导完成其交代的任务和工作,沟通上下,协调左右,联络内外,处理日常行政事务。辅助性是秘书工作的基本性质。
  2.服务性
  行政秘书是根据高校行政工作的需要而确定的,为院系行政管理层服务,为师生员工服务,为高校发展服务。秘书工作纷繁复杂,但通过上面基本职责的理解,我们可以清楚地看到秘书的角色行为是建立在为领导服务、为基层服务之上,因此“服务性”成了秘书活动的主旋律。
  3.多面性
  秘书工作千头万绪,涉及面广,范围和内容极其丰富。就其工作内容而言,文书处理、文稿起草、公务接待、收集信息、会务组织、人事、后勤等都属秘书的职责范围。
  4.时效性
  系部办公室的工作繁杂而且有很强的时效性,行政秘书的工作平凡、枯燥、重复性强,除了忙不完的日常事务外,还要完成领导和教师临时交办的各项工作,遇上紧急情况,牺牲休息时间加班加点工作更是家常便饭。行政秘书要提高效率,讲究时效。
  三、高校院系行政秘书应具备的业务素质
  1.政治素质
  (1)加强学习,提高自身政治修养。
  要树立坚定正确的政治方向,不断提高政策水平,学习、贯彻党的各项方针、政策,加强党性修养;要了解和掌握学校的各种政策,深刻理解院领导的决策意图和学校的重要工作部署,把工作做到实处。
  (2)严于律己,具有务实的工作作风。
  行政秘书要具有较高的遵守纪律的自觉性。由于秘书人员贴近领导,辅助领导工作,因此必须高度自觉地严格要求和约束自己;要具有良好的精神风貌和思想境界,热爱工作,努力钻研业务,工作务实,作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。
  2.能力素质
  (1)爱岗敬业,乐于奉献。
  要有爱岗敬业、乐于奉献的职业操守,不断增强服务意识。热爱教育事业,热爱本职工作,要对自己的职业充满兴趣。一方面,无论是否在职责范围内,均能热情服务,要坚持有访必接、有疑必答、有难必帮的服务原则。对职责范围内的各种事项,要积极主动地接待师生,根据工作实际,尽量缩短办理时间,提高工作效率;对于来访、来电、来信的过程中遇到不在自身职责范围内的事宜,要按照首问责任制的要求将事项导办到相关承办人手中,遇到承办人不在岗的情况,则应代为接收,负责转办。另一方面,在服务的过程中要坚持谦虚谨慎、平等待人的原则。在工作中要做到对上尊重支持,对下热情耐心;认真听取各方意见,虚心接受表扬,诚心接受批评,做到有则改之,无则加勉。此外,还要有奉献精神,高校系部办公室工作的特殊性,要求办公室人员必须具有以奉献为核心、以敬业为特征的忠于职守的职业操守。必须增强服务意识,心里始终装着服务,一切围绕服务开展工作,不怕吃苦,不怕吃亏,爱岗敬业,具有全心全意为教职工和学生服务的热情和奉献精神。
  (2)加强自己的业务素质,提高文化素质。
  除了相应岗位所必备的专业知识外,还应努力掌握现代管理学、教育学、心理学、办公室软件应用等知识、技能。文化素质的提高将带动工作中业务能力、办事能力、写作能力的提高。行政秘书必须熟知各种行政文书、专用文书,掌握必要的行政词汇和交际辞令,具有一般的书面表达能力和写作技巧,具备一定的理论修养、政策水平、业务知识、科学的思维方法,以及理解领导意图和获取信息的能力;还要增强业务能力,提高业务素质,提供优质政务服务。
  (3)自省能力。
  常常自省的人,容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者,多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务,这就要勤学善思,不断反思自己的言行,使智能和才干在不断地总结中增长起来。
  3.心理素质
  (1)调节心理活动,保持心理平衡。
  高校行政秘书作为“内管家”,要看着全局,想着工作,热爱集体,关心群众,时时处处不忘自己的职责。我们既要接触领导、同事、教师、学生和社会中各类人士,处理好各种关系,又要解决日常工作中“柴米油盐酱醋茶”之类的各种琐事,心理活动容易受外界影响,产生波动。因此,行政秘书必须善于调节和控制心理活动,保持心理平衡,这样才能做好秘书工作。
  (2)遇事冷静沉着,有耐心。
  办公室工作千头万绪,从文件起草和会议通知等日常工作到与教务、学生政治辅导员的配合,到与系领导和与院办、党办、人事处、科技处、后勤处、工会等职能部门之间的协调联络、上下沟通,几乎包罗万象。工作范围几乎涉及院系各项工作的各个方面,在处理工作事项、完成工作任务同时也意味着要与不同的教师和学生接触,这要求秘书人员从大量琐碎的工作中整理出头绪,统筹安排,培养自己的细心和耐心,有条不紊地安排工作。注意轻重缓急,不能“眉毛胡子一把抓”,也不能“东一榔头西一棒”,更不能“捡了芝麻,丢了西瓜”。要坚定勇敢,不惧挑战,经受得住挫折。
  (3)保持良好的工作心态。
  虽然行政秘书的服务性职能决定了其工作的被动性,但要做好行政秘书工作,就必须发挥自己的主动性。院系行政秘书要立足于学院发展的实际,保持良好的工作心态,发扬吃苦耐劳的精神,积极应对各项工作的挑战;要乐观地看待工作,善于在被动中寻求主动,变被动为主动。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作,要有灵活的应变能力,做到积极应对,忙而不乱,同时还要积极适应领导的工作思路,想领导之所想,急工作之所需。强化主动服务意识,充分发挥主观能动性,把问题想在前面,把工作做在前头,主动做好超前服务。要积极发挥枢纽作用,增强工作的能动性。
  行政秘书的办公室工作纷繁复杂,但是事无巨细,细节决定成败,行政管理岗位的人员应当重视自身的工作,具有超前的服务意识,树立科学发展观,解放思想,刻苦学习,勤奋敬业,认真履行高校院系行政秘书的工作职责,把握好自己的工作特点,不断锤炼业务素质,切实提高工作质量和工作效率,积极适应高校发展的需要,更好地服务于院系行政管理层与广大师生员工。

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  •  作者:曹文秀 [标签: 秘书 秘书 办公室 秘书 秘书 说明书 ]
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