试论教学秘书在高校教学管理中的角色
高校办学的质量与教学管理工作水平的高低有着非常大的关系。高等学校的科学管理要求教学秘书必须遵循教育,教学和管理过程的客观规律,利用现代管理理论和方法管理教学的活动。
1 教学秘书在高校教学管理中的角色及作用
1.1 教学事务沟通协调
向教学管理部门报告本教学单位及老师在教学工作方面的有关情况;将有上级教学管理职能部门的教学要求,传达给基础教学单位、教师、学生;协调各个教学单位、部门间的工作联系和交流;为了避免教学活动出现失误,还要协调师生的教学安排;根本文由论文联盟http://收集整理据教学计划的要求和相关教师的实际情况,我们制定出了一套科学、周密的课程表,对科任教师的课程安排等实际情况进行检查协调,以确保教学计划的顺利、有效进行;协助院、系领导对各课程大纲的制定的落实情况。此外,教书秘书还要及时、认真地完成教务处及院、系领导布置的各项任务,协助教务处、院系领导评估好教师的工作量。
1.2 教学信息的管理
具体来说,就是需要教学秘书编制大量教学及教学管理的文件或资料,对其中重要部门还要进行立卷归档,以备未来查考。教学信息都是学校各个教学部门的常年积累下来的重要资料,对稳定教学秩序和深化教学改革等而言,这些教学信息都具有重要的借鉴和继承价值,管理这些教学信息,需要教学秘书负起责任。客观上来说,随着时代的变革,学校教学主体也开始具有流动性等特点,很多影响学校教学的因素也在发生变化,对于在教学有关的政策、文件、规定及操作流程不是很清楚的师生,教学秘书应按照服务的工作宗旨,对相关问题予以正确解答,维护师生的利益。Www.11665.CoM
1.3 日常教学的管理
一般来说包括以下几个方面的管理:一是教学质量的检查,加强教学信息反馈过程管理,具体地说,是教学秘书应积极协助院、系领导经常理解教学,加强教学信息反馈过程管理、准时安排学生作业抽查。检查测试和期中考成绩平时的质量分析和测试完成时,老师和学生们定期举行研讨会,了解教学方法和教学效果;二是,在教务处的指导下,对教师在教学质量和学生学习质量等进行评价,具体地说,是教学秘书协助院、系领导教学工作评价,明确的目标,抓好基础,突出重点,坚持“以评促建,重在建设”的原则,实现教学工作和日常教学管理相结合,教学评价手段与目的的工作制度化。
2 当前教学秘书队伍存在的主要问题
2.1 缺乏专业的知识
在很多人眼里,教学秘书是一种繁杂、琐碎,缺少技术含量的工作,一般人都可以胜任。此外,在实际工作中,教学秘书承担及其庞大的工作量,经常处于超负荷的工作状态,但由于是高校教学管理的最底层,所以地位和实际待遇底下。这就导致了一些高层次、专业人才不愿担任教学秘书工作。
尽管教学秘书经常处于一种超负荷的状态,承担着极其庞大的工作量、但是由于处在高校教学管理的最底层,其社会地位和实际待遇相当低下。在这种情况下,一些高层次、更专业的人才很难自愿担任教学秘书。
由于教学秘书工作量庞大,又处于教学管理工作的最底层,地位和工资待遇底下,这就导致大量高层次和专业人士不愿担此工作。
2.2 缺乏职业培训
从很多教学秘书职业发展的经历来看,他们都经历过一段独自摸索、自学成才的道路。缺乏相应的有效岗前培训和具体的实践指导,这也让教学秘书的自我成长付出了很多不必要的代价。更为关键的是,教学秘书的工作实际上长期以来都是被人误解的,其工作业绩也缺乏很公允的评价,其中工作回报也缺乏合理的评定,很多教学秘书的职业愿景就是想方设法另谋出路,借此来摆脱无穷无尽的工作重担。这就导致基层教学管理队伍很难被落实到位。
2.3 不清晰的工作职责
在当前相对滞后的管理模式下,教学秘书在行政,在行政管理体系下属于两个部门管理,教学秘书一方面要归本院系管理,还要接受教务处各职能部门
直接管理;此外,在当前特殊的人事关系背景下,在很多学校,教学秘书隶属于二级教学主管部门,教学秘书不仅仅要承担本院系的各种日常管理工作,还要承担学校教务处下发的各项工作,一人身兼数职工作上困难重重。很多事情最后都要教学秘书查缺补漏,一手包办,跟保姆差不多。
3 提高教学秘书工作效率改进高校教学管理的途径
3．1 学校要增强对教学秘书工作的重视
首先是从基础上予以重视,从教学秘书的团队建设着手,合理选聘人员,调整现有人员,在聘任新员工的时候,要注意吸收教育管理专业人才和优秀的管理人才,充实教学管理队伍;其次是要从包括年龄、学历、专业、性别等结构上进行优化,确保教学秘书队伍能够优势互补,人尽其才,从整体上提高教学秘书队伍的档次,使其真正成为学校管理队伍中的一大亮点;其次是要从地位上予以重视,要从建立保障机制入手,确保和促进教学秘书队伍的稳定,为教学秘书创造良好的工作环境及施展才华的机会,切实提高教学管理者的地位;最后是要从优化绩效考核机制入手,制定相应的评职、晋职、评奖、学习、培训等方面的政策,适当提高工资待遇,激发教学管理队伍的工作热情,保障教学管理队伍的稳定。
3.2 采取多种有效措施切实提高教学秘书业务素质
主要做好以下四个方面的工作:一是学校要经常组织教学秘书系统学习高等教育管理理论、规律、方法,提高教学秘书的业务、理论水平,增强他们的科学管理的能力;二是要定期加强培训现代化管理手段,尤其要加强对有关教务管理软件运用的培训;三是要不定期组织教学秘书不定期地到其他院校参观学习,借鉴先进的管理经验要,增强本校教学秘书与外校同行之间的沟通和往来;四是要对教学秘书的成长提供重要的引导和指导,具体来说可以充分发挥本校知名教授的带动作用,应聘请教学管理经验丰富的专家教授对教学秘书进行指导,实行导师制培养,确保教学秘书的稳步成长。
3.3 切实加强管理建立合理的目标激励机制
要改变现状,我们只有从根本上解决问题。调整教学秘书队伍配置,明确其工作定位与职责,对他们的工作实际和职业培训加以重视,并鼓励他们提高学历;努力提升教学秘书在工作中的管理地位和经济收入,为他们谋划更好的职业规划和发展前景,并在此过程中不断完善与教学秘书相关的管理制度,使教学秘书岗位富有弹性,能够吸引人才,与此同时更要为留住人才而创造条件,做到人尽其能。
