论秘书岗位职能在企业管理中的作用
企业内部的秘书岗位在企业管理中的作用一直被忽视，本文重点研究了其职能作用的重要性，并提出了发挥这种职能作用的方法和策略。
1.秘书岗位职能在企业管理中的作用
1.1信息沟通中的作用
秘书岗位职能具有全面的信息沟通作用，包括向上级和下级传递信息。这种岗位职能作用首先对企业上级管理十分有利。具体有关数据表明：成功的企业管理者约有80%的时间花在谈话和倾听意见上;在几乎所有管理层次，约有75%的工作是在各类沟通中进行，而在商务沟通中大约70%的沟通没能达到目的。这些都说明，沟通技能对于组织管理具有特殊的重要性。而这种沟通作用多数是要依靠秘书来完成，秘书传递领导的管理要求，并通过自身的和谐处理能力实现工作团队内部的全面融合。其次，秘书能够将基层信息收集起来反馈给领导者，对领导者的管理决策十分有利。总之，这种双向沟通只有秘书的岗位职能作用能够体现。
1.2辅助决策中的作用
面对各种因素复杂多变的局面,企业生产经营战略决策富有更大的挑战性、风险性和灵活性,使领导决策变得更加复杂和困难。因此,企业秘书的参谋助手作用就显得特别重要。企业秘书人员要抱着高度的事业心和强烈的责任感,发挥好参谋助手作用。秘书的辅助决策作用主要体现在信息辅助方面，也就是说企业领导在做出经营决策的过程中要依靠秘书的工作搜集相关资料。
1.3决策实施中的作用
企业做出管理决策的过程中需要秘书的调节能力实现管理手段的有效开展。WWW.11665.COm秘书是为领导提供辅助管理和综合服务的人员，其与领导沟通的好坏直接决定了他的工作绩效。向领导陈述意见、提出建议、报告工作或提出问题，都要向领导传达。在执行管理制度的过程中秘书作为职工与领导者的信息传递人员有着重要的实施调节作用，这种调节作用虽然是微小的，但是仍然能够体现出决策实施的有效处理作用。例如：基础员工对领导决策不满，而具体的不满意见往往不会直接传到领导办公室，而是由秘书做出适当地分析，有组织地传递给领导者，促进领导不断完善管理制度。
2.秘书岗位职能的优势化发挥措施
2.1观念转变
2.1.1服务对象转变
随着市场经济体制逐步完善，市场经济呈现出多元化的格局，并影响和改变秘书由单一为企业领导服务转而成为多层次工作人员服务的格局。本文由论文联盟http://收集整理其服务对象的转变主要从一级向三级方向转变。传统秘书岗位职能只是为单一的领导完成资料收集等文秘工作，而如今的企业发展需要秘书完成这样三级服务：（1）向上级服务。主要是要及时完成领导布置的工作任务，并做好档案（2）下级服务。主要是传达准确信息，并端正态度，以自己良好的人格魅力去打动、影响周围人的心灵；要端庄而不过于矜持，谦逊而不矫饰作伪。（3）社会服务。企业面向社会经营和发展，在秘书的工作职能之中避免不了要应对很多社会人士和社会人员。因此秘书工作要重视社会服务作用，提升协调沟通能力，并随时维护领导尊严和企业形象。
2.1.2自身价值转变
传统的秘书工作多是默默无闻,鲜为人知的,是一项无名可收,无利可图的工作，工作的这种特殊性,决定了秘书人员必须具有自我牺牲的精神，企业领导者也一直要求安心本职工作,要乐在其中,虽苦犹荣。这样的理解往往有两方面的含义：一是以配角为荣耀；一是以服从为意志。但是，现代管理理论证明这种价值认可是单一的，属于秘书价值观的错位和模糊，是对秘书工作本质、秘书工作规律的不正确、不准确的理解和把握。现代企业秘书工作职能要更多地体现其为企业发展做贡献的价值方面，而自身价值的体系要考虑到对企业领导经营工作的影响方面。其实，秘书自身价值的转变要从基本服务向参谋建议方面转变。在参谋活动中，秘书与领导是一种互动关系，通常先由领导向秘书发出参谋需求信息，然后再由秘书向领导者传递参谋建议信息，从而形成双向信息沟通模式。
2.2辅助决策
2.2.1强化信息工作
秘书工作需要有强大的信息网络系统，其信息要做到：（1）秘书给领导者提供信息一定要准确可靠。信息是领导决策的基础和依据，领导者决策，在很大程度上依赖于秘书提供的信息。（2）秘书对重要信息的跟踪与反馈一定要连续不断。例如：对于工程企业而言，秘书提供的工程建设信息必须要与工程建设同步，保证领导者对工程建设的全过程跟踪，当然这种跟踪不是现场化的，而是领导层面的主要方向领导指挥。（3）秘书对重要信息的传输渠道，一定要保持畅通。可以充分利用内部局域网的众多沟通功能，如发布内部文件的网上公告板，及时将那些周知性的事宜加以公布。或将企业内部的一些文件、报告等信息通过内部局域网发往企业各个部门。例如：相关工程管理相关制度和标准变更的各类通知等，都可以发布到局域网内，实现信息的全面公开。
2.2.2强化协调工作
企业秘书工作职能要彰显良好地协调作用，这样才能保证工作环境处于团结合作的氛围之中，其协调工作要做好这样几方面：（1）协调与领导的工作。要了解领导的工作作风和处事风格，然后做好委婉表达建议的语言训练。同时，要坚持秘书工作职能特点，要提供更多的事实材料而不是简单地直接地提出建议。（2）与部门的沟通，要摆正关系,你是代表上级的联络者而非上级；摆正位置,你是信息的正确传达者而非是非传播者；摆正立场,在部门间出现矛盾时要站在公司立场协调解决而非陷入矛盾；改善流程,善于找出问题点并提出解决方案。
2.3促进发展
2.3.1提高领导工作效率
企业秘书的工作必须要更为细致完善，保证全面促进领导的工作效率。例如：在施工工程方案的确定决策或者是招投标工作过程中，秘书应该将有关历史的现实的,国内的国外的,以及同行业的资料,提供给领导阅读,使领导从中得到启示。同时这种资料的提供要更为主动，要在领导没有主动索要的前提下完成资料收集整理工作。当然，这就需要秘书要有较强地整理资料的能力，要重视档案管理，为以后的某些决策备用材料。同时，在领导决策过程中, 秘书应该权衡利弊, 根据调查研究得出的科学结论, 大胆向领导提出公道化建议, 对领导者决策实施过程中可能出现的失误、偏差以及错误等, 应在适当场合适时提醒, 以便及时修正。
2.3.2拓宽自身工作领域
对于秘书工作而言，多数人认为是一项不需要什么能力，只要简单的文件管理常识、有足够耐心即可的职业，根本不需要个人的创新能力等素质。在这种认知影响下，从事这种工作的人员，很容易找不到自己的价值所在，产生自我失落、迷茫，甚至对工作的厌烦。但其实秘书工作直接与经营资料和领导决策相关，应该自觉拓宽自身的工作领域，发挥其工作职能。例如：秘书工作应该协调公司各部门间合作，承担公司的公关、接待和外联事务等。为了更好地开展工作也要记录或牢记有关单位或者所属单位的通讯地址,电话号码等，使得秘书工作有着更为广泛的作用。
综上所述，秘书岗位职能在企业管理中的作用十分重要，能够起到信息沟通、辅助决策、决策实施控制等多方面的职能。而为了彰显这些职能作用必须要转变观念，发挥秘书工作人员的能动性，实现信息传递、协调管理、职能拓展等工作效能。
