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试论油田企业秘书接待能力的培养

试论油田企业秘书接待能力的培养

  1.现代社会对文秘人员的需求状况及油田企业对秘书接待能力的要求
  作为一种新兴的现代科学管理专业,秘书随着科学经济的高速发展、信息传播的急剧膨胀、社会竞争的日趋激烈产生并不断变化。作为一种全球性的职业,随着信息社会、网络社会的高速发展,新的形势要求企业经营管理工作必须科学化、信息化、法制化、民主化,社会分工细化,各领域、各行业的管理工作中的决策活动和辅助性活动相分离,为领导决策及实施提供服务的文秘工作也越来越趋于现代化、科学化、专业化,并在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等发面发挥着越来越重要的作用。据有关调查报道,文秘专业已经成为二十一世纪中国经济发展十大需求专业之一,几乎百分百的民企需要文秘人才,其中大部分企业倾向于复合型的人才,要求秘书一职这个即是极其普通的职位,又要是集多种技能于一身的全才。秘书工作的主要工作职责大致有:辅助参谋、协调沟通、接人待物、文件管理、文书起草、传达信息、会议组织、保守机密及办公室日常事务处理等。但随着各企业间交流活动的不断增加,商务接待工作日益频繁起来,作为企业秘书的重要工作之一——商务接待工作,它的重要性、频繁性客观上对企业秘书接待能力提出了很高的要求。尤其像油田这种资源型国有企业,上级领导的视察、兄弟单位以及合作伙伴之间参观、学习及业务洽谈的人次与日俱增,同行业间、技术、资金的交流频繁,这就使用得接待工作越发重要,对油田企业秘书的接待能力也是一种考验。wwW.11665.cOM
  油田企业对秘书接待能力的要求具体有以下几本文由论文联盟http://收集整理个方面:首先,接待人员要熟悉公司生产经营、财务等状况,对公司有全面了解;第二,接待人员要具备良好的知识结构,熟悉证券、法律、财务等方面的相关基础知识;第三,接待人员应该熟悉石油行业市场,了解各种油气产品和油气市场的运作机制;第四,接待人员要有良好的职业素养,品行端正,诚实守信,具有良好的沟通和协调能力。
  2.提高油田企业秘书接待能力的方法
  2.1切实提高对秘书接待工作的重视
  秘书的接待工作本身就是一门科学,它是架起企业和外界联系的桥梁,有着自身的活动规律和特点,要做好这项工作并不是一件容易的事情。当前我国油田企业在改革发展的道路上既面临难得的机遇,又面临严峻的挑战,为了能够抓住机遇,赢得发展,积累资源,增进合作,业务活动频繁,而频繁的业务活动直接导致秘书接待工作量的提高。企业接待工作水平的高低,能够客观反映一个企业的整体形象,充分展示接待人员的素质和能力。
  2.2加强考核,强化秘书工作激励机制
  要想提升秘书接待水平,制定一系列来访接待管理制度,对油田接待工作遵循的原则、接待人责任、预约登记程序、接待安排、接待职守等方面加以确定,建立一个完善科学的规章体系用于规范秘书接待活动是十分必要的。同时还要强化岗位考核和目标管理,设计科学合理的考核标准和办法,建立优胜劣汰,有奖有惩的动力机制。以此激发秘书人员接待工作的积极性、主动性。
  2.3秘书自身要要树立学习意识,增强服务意识、责任意识
  完美的接待工作离不开秘书人员丰富的知识积累,而知识的积累主要靠学习。作为一个合格的企业秘书,就应该树立良好的学习意识,要象扩大电脑内存一样储存并不断更新自己的知识。接待工作繁杂具体,事务性强,在接待过程中,秘书人员应注意发挥自身特有的接触面广、信息度高和知识丰富的优势,从自身特点出发,树立服务意识,提高服务效能。另外,接待无小事,企业接待工作水平的高低,能够客观反映一个企业的整体形象,充分展示接待人员的素质和能力,接待人员一点小的失误就可能引发不可弥补的损失。接待人员高度的工作责任心决定接待的成功与否,秘书必须认真、细致的面对千头万绪的工作,保质保量的办好每一件事情,切忌粗马虎、敷衍,以保证每一次接待尽可能完美。
  2.4加强理论学习,增加培训,提升秘书接待水平
  知识就是力量,接待工作的进展要靠知识的推进,但目前鉴于整个社会对秘书工作的重视程度不够,对秘书培训类的课程较少,具体到秘书接待类的课程更是少之又少。这样就要求企业组织秘书及接待人员进行理论学习,增加培训机会,以提高企业接待水平。首先是加强有关的国家法律、法规学习,特别是与企业生产经营有关的法律法规知识,更要熟悉掌握,例如《公司法》、《产品质量法》、《合同法》等,还必须掌握与本行业密切相关的法律法规,如《石油天然气管道保护条例》等。二是要学习生产方面的知识,了解生产现场设备和装置的性能,了解生产工艺流程。三是向书本学习,博览群书,锲而不舍,从书本中吸取智慧和知识。四是向实践学习,充分利用深入基层的时间,参加生产劳动,锻炼自己,增长知识。五是向领导学习,学习领导同志的领导艺术和工作能力。六是向群众和同事学习,学习他们的好经验、好作法、好思想、好作风。企业秘书人员要学习、学习、再学习,养成学习的好习惯,不断完善知识结构,拓宽知识面。

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  •  更新时间:2013-04-02 12:57:44  作者:鞠飞 [标签: 能力 秘书 秘书 差异 秘书 商战 世纪 ]
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