试论油田企业秘书接待能力的培养

　　1.现代社会对文秘人员的需求状况及油田企业对秘书接待能力的要求
　　作为一种新兴的现代科学管理专业，秘书随着科学经济的高速发展、信息传播的急剧膨胀、社会竞争的日趋激烈产生并不断变化。作为一种全球性的职业，随着信息社会、网络社会的高速发展，新的形势要求企业经营管理工作必须科学化、信息化、法制化、民主化,社会分工细化，各领域、各行业的管理工作中的决策活动和辅助性活动相分离，为领导决策及实施提供服务的文秘工作也越来越趋于现代化、科学化、专业化，并在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等发面发挥着越来越重要的作用。据有关调查报道，文秘专业已经成为二十一世纪中国经济发展十大需求专业之一，几乎百分百的民企需要文秘人才，其中大部分企业倾向于复合型的人才，要求秘书一职这个即是极其普通的职位，又要是集多种技能于一身的全才。秘书工作的主要工作职责大致有：辅助参谋、协调沟通、接人待物、文件管理、文书起草、传达信息、会议组织、保守机密及办公室日常事务处理等。但随着各企业间交流活动的不断增加，商务接待工作日益频繁起来，作为企业秘书的重要工作之一——商务接待工作，它的重要性、频繁性客观上对企业秘书接待能力提出了很高的要求。尤其像油田这种资源型国有企业，上级领导的视察、兄弟单位以及合作伙伴之间参观、学习及业务洽谈的人次与日俱增，同行业间、技术、资金的交流频繁，这就使用得接待工作越发重要，对油田企业秘书的接待能力也是一种考验。wwW.11665.cOM
　　油田企业对秘书接待能力的要求具体有以下几本文由论文联盟http://收集整理个方面：首先，接待人员要熟悉公司生产经营、财务等状况，对公司有全面了解；第二，接待人员要具备良好的知识结构，熟悉证券、法律、财务等方面的相关基础知识；第三，接待人员应该熟悉石油行业市场，了解各种油气产品和油气市场的运作机制；第四，接待人员要有良好的职业素养，品行端正，诚实守信，具有良好的沟通和协调能力。
　　2.提高油田企业秘书接待能力的方法
　　2.1切实提高对秘书接待工作的重视
　　秘书的接待工作本身就是一门科学，它是架起企业和外界联系的桥梁，有着自身的活动规律和特点，要做好这项工作并不是一件容易的事情。当前我国油田企业在改革发展的道路上既面临难得的机遇，又面临严峻的挑战，为了能够抓住机遇，赢得发展，积累资源，增进合作，业务活动频繁，而频繁的业务活动直接导致秘书接待工作量的提高。企业接待工作水平的高低,能够客观反映一个企业的整体形象,充分展示接待人员的素质和能力。
　　2.2加强考核，强化秘书工作激励机制
　　要想提升秘书接待水平，制定一系列来访接待管理制度，对油田接待工作遵循的原则、接待人责任、预约登记程序、接待安排、接待职守等方面加以确定，建立一个完善科学的规章体系用于规范秘书接待活动是十分必要的。同时还要强化岗位考核和目标管理，设计科学合理的考核标准和办法，建立优胜劣汰，有奖有惩的动力机制。以此激发秘书人员接待工作的积极性、主动性。
　　2.3秘书自身要要树立学习意识，增强服务意识、责任意识
　　完美的接待工作离不开秘书人员丰富的知识积累，而知识的积累主要靠学习。作为一个合格的企业秘书，就应该树立良好的学习意识，要象扩大电脑内存一样储存并不断更新自己的知识。接待工作繁杂具体，事务性强,在接待过程中,秘书人员应注意发挥自身特有的接触面广、信息度高和知识丰富的优势,从自身特点出发,树立服务意识,提高服务效能。另外，接待无小事，企业接待工作水平的高低,能够客观反映一个企业的整体形象,充分展示接待人员的素质和能力，接待人员一点小的失误就可能引发不可弥补的损失。接待人员高度的工作责任心决定接待的成功与否，秘书必须认真、细致的面对千头万绪的工作，保质保量的办好每一件事情，切忌粗马虎、敷衍，以保证每一次接待尽可能完美。
　　2.4加强理论学习，增加培训，提升秘书接待水平
　　知识就是力量，接待工作的进展要靠知识的推进，但目前鉴于整个社会对秘书工作的重视程度不够，对秘书培训类的课程较少，具体到秘书接待类的课程更是少之又少。这样就要求企业组织秘书及接待人员进行理论学习，增加培训机会，以提高企业接待水平。首先是加强有关的国家法律、法规学习，特别是与企业生产经营有关的法律法规知识，更要熟悉掌握，例如《公司法》、《产品质量法》、《合同法》等，还必须掌握与本行业密切相关的法律法规，如《石油天然气管道保护条例》等。二是要学习生产方面的知识，了解生产现场设备和装置的性能，了解生产工艺流程。三是向书本学习，博览群书，锲而不舍，从书本中吸取智慧和知识。四是向实践学习，充分利用深入基层的时间，参加生产劳动，锻炼自己，增长知识。五是向领导学习，学习领导同志的领导艺术和工作能力。六是向群众和同事学习，学习他们的好经验、好作法、好思想、好作风。企业秘书人员要学习、学习、再学习，养成学习的好习惯，不断完善知识结构，拓宽知识面。