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行政秘书的绩效管理

行政秘书的绩效管理

  秘书,是从事办公室程序性工作,协助上司处理政务及日常事务,并为决策及实施提供服务的职务。从行政秘书的定义看出,作为领导的重要辅助者,秘书能够对组织起到很重要的影响,是组织中不可或缺的角色。但是另一个方面,由于秘书工作的复杂性和琐碎性,导致秘书工作又成为不同于其他可量化的工作职位的特殊的存在。若对秘书绩效管理方法不得当,将会挫伤秘书工作的积极性,甚至产生更为恶劣的负面影响。
  一、秘书的工作内容与素质能力模型
  秘书是领导的重要辅助者,能够对组织起到很重要的影响,另一个方面,秘书的工作具有复杂性和琐碎性。参考一些企业秘书的工作说明书可以发现,秘书的主要工作包括日常事务的处理、会议行程的安排、各项文字资料的撰写和辅助领导工作等几个方面。因此对行政秘书的素质要求是相当特殊的。概括起来,应当包括以下几个方面:
  1.职业道德。每个职业都有不同的职业道德要求,具体到秘书来说,无非是忠于职守、忠于领导,讲诚实守信用,兢兢业业、甘当无名英雄,遵纪守法、廉洁奉公等等。
  2.交往协调能力。秘书的工作,很大程度上是需要和人打交道的。领导安排的任务,很多时候都需要良好的沟通能力,协调各个方面才能完成。
  3.筹划能力。秘书需要安排很多琐碎的事情,处理起来相当繁杂,筹划能力是秘书工作有条不紊的保证。
  4.学习能力。长期跟随领导,就要善于从领导身上发现优点,学习领导的长处。
  5.写作能力。同样是秘书处理文字工作的必备技能。Www.11665.Com
  二、秘书的绩效计划
  在进行行政秘书的绩效考核工作之前,上级领导要和秘书人员进行几次沟通,就工作的目标、考核标准等内容达成一致,制定出本文由论文联盟http://收集整理一份完整的绩效计划。在制定绩效计划时要遵循几个原则:要遵循重点突出原则,秘书的工作内容多而杂,这就更要求在进行绩效计划时突出秘书工作的重点和关键点,选择那些与企业价值关联度大,与职位职责联系紧密的绩效指标和工作目标;要坚持可行性原则绩效计划中的设立工作目标是要在秘书的职责和权利范围之内,既要有挑战性又要可实现;要坚持职位特色原则,绩效计划必须针对职位而设定,绩效计划的内容、形式的选择和目标的设定要充分考虑到秘书工作的特别性。
  在秘书的绩效评价考虑的工作内容方面,一般具有代表性的包括会务安排、出行安排、文字资料的撰写、接待访客与协助领导等几个方面,而考核的主要指标,则包括了领导满意度、访客满意度、工作安排流程科学合理性、文字材料的准确及时性等内容。
  三、秘书的绩效考核
  绩效考核主要取决于绩效目标的选择和绩效指标的设置。因此目标与指标是绩效考核的关键环节。不仅应该紧扣秘书工作的重心,还要能够对秘书工作的绩效状况给出一个准确的衡量。
  考虑到秘书工作的特殊性,一些指标具有主观性(如领导满意度),一些指标的考核尽管客观但难度太大(如打字速度等),因此在进行秘书的绩效考核时应采用定性和定量相结合的考核方法,防止考核结果受主观随意性和片面性的影响。在进行秘书人员的绩效考核时候应该注重建立kpi关键业绩指标等定量的绩效考核体系,设定在日常具体工作中可以量化的一些考核标准,例如在录人文件时的错误率、起草打印各种文件的时效性等从关键职责中提取的关键业绩指标,这样才能对具体的工作表现进行评价,也能避免出现由于领导个人主观印象而做出的考核结果。在考核方法的选择上,为了提高考核的信度和效度,应该综合运用等级评定法、强制分布法、目标考核法、关键事件法等方法,采用有效的秘书绩效考核的评估表格等工具,客观公正地进行秘书的绩效考核工作,减少在考核过程中可能存在的误差。
  在注重方法设计的同时,也要重视沟通的作用。良好的绩效沟通能够及时排除工作中的障碍,最大限度地提高工作效率。在绩效考核过程中,领导要不断地与秘书进行沟通,在沟通过程中秘书可以提出自己在工作中的困难以及需要上级提供的资源,而领导也可以在这个过程中指出秘书在工作中的不足之处,帮助秘书人员及时改进,从而提高工作效率。绩效考核中的沟通分为正式沟通和非正式沟通两种,在企业中可以建立起例会制度和定期汇报制度这样的正式的绩效沟通方式,同时也要求领导要在日常工作中通过工作方向引导等非正式沟通方式来指导秘书的工作,从而帮助秘书完成绩效目标。
  四、秘书的绩效反馈
  在绩效考核过程结束以后,必须及时将绩效考核的结果反馈给被考核人员。上级领导在绩效考核后要安排时间与秘书人员进行绩效面谈,一方面要让秘书人员了解自己获得绩效结果的原因,减少不必要的误解和猜忌,另一方面也为秘书人员在接下来的工作中改善绩效获得更好的发展提供建议。而为了形成良好的激励机制,秘书绩效考核的结果不应该仅仅简单地和工资奖金相挂钩,绩效考核结果还应该和秘书的培训、个人的职位晋升等奖励措施相联系,这样不仅能激励秘书人员更加努力地做好本职工作,还可以在绩效考核中发掘秘书队伍中的优秀人才,为企业的管理层储备人才。
  秘书的绩效具有一定的特殊性和复杂性。不合理的绩效管理会伤害秘书的工作积极性,也降低了组织的工作效率。因此在绩效考核时目标需要明确,不能模棱两可,模糊不清,否则会打击优秀员工的工作积极性。同时具体情况具体分析,有针对性的设计本组织的秘书绩效考核指标。在秘书的整个绩效管理流程中都需要进行充分的沟通。只有做到这些,才能使秘书的绩效管理走上科学合理的道路。

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  •  更新时间:2013-01-26 22:55:20  作者:冯子建 [标签: 秘书 秘书 秘书 秘书 秘书 ]
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