教学秘书在高校二级教学管理中的作用

　教学秘书作为高校二级学院最基层的教学管理人员，在教学管理中起着上传下达、联系左右的重要作用，既是二级分院领导的得力助手，也是联系高校教务处和师生的桥梁，同时也是协调部门关系的纽带。因此，二级学院教学秘书的工作至关重要，是高校教务管理的重要组成部分，在教学过程中起着不容忽视的作用。
　　
　　一、教学秘书的职责
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　　如图所示，教学秘书工作从属于高校教务处和二级学院的双重领导，直接参与教学活动的组织、安排。根据教务处的要求，对二级学院的教务工作进行日常管理。其主要任务是：协助二级学院教学主管领导组织制定或修订院内专业教学计划，落实教学任务和教材的征订，按时给教师和学生发放课程表和校历表；协助教务处和二级学院领导检查教学秩序、教学进度并做好教师教学质量评估工作；核实汇总教师工作量；根据学校学籍管理制度，负责学生入学登记注册以及办理试读、退学等手续；做好重修、补考学生的统计、上报和办理工作；统计学生学习成绩，严格审理每个学生的毕业和学位资格，发放毕业证和学位证书；组织各专业的期终考试工作；协助教务处组织英语、计算机等级考试和发放等级证书工作；协助教务处组织学生进行公共选修课的选课工作；参与学生社会实践、毕业实习和毕业论文的组织和管理等工作。所有这些工作都具有时间性强、任务量大、事务繁多和责任重大的特性，一旦工作不到位，二级学院的正常教学秩序将难以得到保障。
　　
　　二、教学秘书的地位
　　
　　二级学院教学秘书的地位，既是从属的地位，又处在相对独立的地位，是高校基层教学管理的重要枢纽。WwW.11665.Com但是，长期以来，人们对教学秘书这一工作往往缺乏正确的认识和评价，认为什么人都可以做，有的还把教学秘书等同于行政秘书，更有甚者还认为教学秘书就是打打字、收发收发文件。由于对教学秘书存在认识上的偏见，因此教学秘书无论在职称、职务、评奖、学习、培训等方面都比其他人员机会少，严重挫伤了教学秘书的工作积极性，造成人心思动，队伍不稳。
　　随着高校教学管理重心的下移，特别是在二级管理新体制的建立和运作中，教学秘书岗位日渐重要，它要求从业人员有较强的责任心和严谨、细致、认真的工作态度，能有效地组织教学工作。要能较好地胜任教学秘书工作，至少应有一到两年的熟悉过程，如果频繁地更换人员，就会使教学管理工作缺乏连续性，处于被动应付状态，教学管理质量就很难保证。因此，有一支相对稳定的教学管理队伍就显得非常重要，一方面从事教学秘书工作的同志首先要尽心尽职，在繁重而又看似平常的工作中兢兢业业，踏踏实实，任劳任怨，全心全意地为教学服务；另一方面，各级领导也要重视、关心这些同志，为其提供培训进修的机会。
　　
　　三、教学秘书的作用
　　
　　教学秘书的主要作用是在教务处和二级学院领导下做好校、院的教学管理和组织工作，保证本院各专业教学计划的正常执行。其具体作用有：
　　 （一）桥梁和纽带作用
　　教学是高校工作的重点，教务处负责对日常教学管理做出各项规定，而大量的日常教学管理工作就由二级学院教学秘书具体承担。教学秘书要充分发挥“上情下达”作用，准确地领会二级学院领导和教务处的要求，及时传达给相关教师和学生，如停、调课通知，英语、计算机等级考试的通知，公共选修课的通知，学籍处理的通知，其他各类考试的通知等等要及时传达给学生。使各项规章制度或决定得以顺利实施执行，使其教学活动有章可循、规范可行。同时要做好“下情上达”，把广大教师和同学的一些建议和意见及时传递给相关领导和部门，以便采取相应的措施和对策，解决师生的实际问题。
　　 （二）沟通协调作用
　　由于工作性质所需，教学秘书要与教务处、学生处、各二级分院、各职能部门之间联系。教学秘书一方面要完成教务处、院领导布置的各项工作，另一方面还要借助有效的沟通手段协调本院与本职能部门、教学单位之间的关系。协调作用主要体现在对教学任务执行的协调，如教师因病、因事等调课的协调；教学活动安排的协调等等。通过教学中及时沟通协调，才能保证教学工作达到预定目标，保证正常的教学秩序。
　　 （三）提高教学质量作用
　　教学管理的最终目的是提高教学质量。作为教学秘书，在整个教学环节的日常管理工作中要树立正确的质量观，提高质量意识，坚持严格的质量标准，积极协助院领导进行教学质量检查，经常了解教学情况，加强教学信息反馈过程的管理。进行定期的教学检查，召开师生座谈会，了解教学方法与教学效果。
　　
　　四、教学秘书的素质要求
　　
　　教学秘书的职责、地位和作用充分说明了教学秘书工作的重要性，要使教学秘书能发挥应有的作用，胜任和保质保量完成工作任务，从事教学秘书的人员必须具备以下几方面的素质。
　　（一）思想素质
　　思想政治素质高，忠诚党的教育事业，具有全心全意为人民服务的思想。教学秘书必须模范地遵守和执行学校的一切规章制度，具有强烈的工作责任心和良好的工作态度。具有爱岗敬业、无私奉献、严于律己、为人师表、团结同志、协调合作、知行统一、教书育人、任劳任怨、甘为人梯的优秀品质。
　　（二）业务素质
　　掌握较为全面的专业知识对教学秘书来说是必需的，但不是目的，能将所获取的知识灵活地运用于实际工作中才是最终目的。随着计算机在管理中的广泛应用，由数据单项处理过渡到数据综合处理，由单机单项向系统化、网络化发展，特别是校园网的建立以及大量管理型软件的研制与应用，高校的教学管理逐步走向现代化、科学化，教学秘书必须不断学习，掌握现代化办公设备的使用技能，才能胜任这一岗位的需要。作为一名合格的教学秘书，应具有以下几种能力：优化工作次序的能力，独立协调与组织能力，语言、文字表达能力，运用现代计算机技术进行辅助管理和工作的能力。
　　（三）心理素质
　　从事教学秘书工作的同志必须具备良好的心理素质，特别是默默奉献、任劳任怨的心理品质素质。第一，优良的性格。具有高度的责任感和自信心，能主动适应环境的变化，应变能力强。第二，良好的情绪状态。情绪稳定、乐观向上，不感情用事，情绪的调适能力强。第三，坚强的意志力。能自觉地克服困难，对挫折、失败有足够的勇气和信心，心理耐挫能力强。第四，正确的认识自己和评价自己，接受他人，悦纳他人，人际关系和谐，协调能力强。
　　（四）创新思维素质
　　教学秘书工作如同其他工作一样，没有创新就没有发展。教学秘书要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上，充分发挥自己的主观能动性，积极开动脑筋，对工作任务、目标和方法等都要有自己独立的思考，要有新观点、新视角，敢于突破已有思维的方框，在实际工作中尽快找到自己的工作特点与规律，提高自己的综合素质能力，提高工作效率。