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教学秘书在高校二级教学管理中的作用

教学秘书在高校二级教学管理中的作用

 教学秘书作为高校二级学院最基层的教学管理人员,在教学管理中起着上传下达、联系左右的重要作用,既是二级分院领导的得力助手,也是联系高校教务处和师生的桥梁,同时也是协调部门关系的纽带。因此,二级学院教学秘书的工作至关重要,是高校教务管理的重要组成部分,在教学过程中起着不容忽视的作用。
  
  一、教学秘书的职责
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  如图所示,教学秘书工作从属于高校教务处和二级学院的双重领导,直接参与教学活动的组织、安排。根据教务处的要求,对二级学院的教务工作进行日常管理。其主要任务是:协助二级学院教学主管领导组织制定或修订院内专业教学计划,落实教学任务和教材的征订,按时给教师和学生发放课程表和校历表;协助教务处和二级学院领导检查教学秩序、教学进度并做好教师教学质量评估工作;核实汇总教师工作量;根据学校学籍管理制度,负责学生入学登记注册以及办理试读、退学等手续;做好重修、补考学生的统计、上报和办理工作;统计学生学习成绩,严格审理每个学生的毕业和学位资格,发放毕业证和学位证书;组织各专业的期终考试工作;协助教务处组织英语、计算机等级考试和发放等级证书工作;协助教务处组织学生进行公共选修课的选课工作;参与学生社会实践、毕业实习和毕业论文的组织和管理等工作。所有这些工作都具有时间性强、任务量大、事务繁多和责任重大的特性,一旦工作不到位,二级学院的正常教学秩序将难以得到保障。
  
  二、教学秘书的地位
  
  二级学院教学秘书的地位,既是从属的地位,又处在相对独立的地位,是高校基层教学管理的重要枢纽。WwW.11665.Com但是,长期以来,人们对教学秘书这一工作往往缺乏正确的认识和评价,认为什么人都可以做,有的还把教学秘书等同于行政秘书,更有甚者还认为教学秘书就是打打字、收发收发文件。由于对教学秘书存在认识上的偏见,因此教学秘书无论在职称、职务、评奖、学习、培训等方面都比其他人员机会少,严重挫伤了教学秘书的工作积极性,造成人心思动,队伍不稳。
  随着高校教学管理重心的下移,特别是在二级管理新体制的建立和运作中,教学秘书岗位日渐重要,它要求从业人员有较强的责任心和严谨、细致、认真的工作态度,能有效地组织教学工作。要能较好地胜任教学秘书工作,至少应有一到两年的熟悉过程,如果频繁地更换人员,就会使教学管理工作缺乏连续性,处于被动应付状态,教学管理质量就很难保证。因此,有一支相对稳定的教学管理队伍就显得非常重要,一方面从事教学秘书工作的同志首先要尽心尽职,在繁重而又看似平常的工作中兢兢业业,踏踏实实,任劳任怨,全心全意地为教学服务;另一方面,各级领导也要重视、关心这些同志,为其提供培训进修的机会。
  
  三、教学秘书的作用
  
  教学秘书的主要作用是在教务处和二级学院领导下做好校、院的教学管理和组织工作,保证本院各专业教学计划的正常执行。其具体作用有:
   (一)桥梁和纽带作用
  教学是高校工作的重点,教务处负责对日常教学管理做出各项规定,而大量的日常教学管理工作就由二级学院教学秘书具体承担。教学秘书要充分发挥“上情下达”作用,准确地领会二级学院领导和教务处的要求,及时传达给相关教师和学生,如停、调课通知,英语、计算机等级考试的通知,公共选修课的通知,学籍处理的通知,其他各类考试的通知等等要及时传达给学生。使各项规章制度或决定得以顺利实施执行,使其教学活动有章可循、规范可行。同时要做好“下情上达”,把广大教师和同学的一些建议和意见及时传递给相关领导和部门,以便采取相应的措施和对策,解决师生的实际问题。
   (二)沟通协调作用
  由于工作性质所需,教学秘书要与教务处、学生处、各二级分院、各职能部门之间联系。教学秘书一方面要完成教务处、院领导布置的各项工作,另一方面还要借助有效的沟通手段协调本院与本职能部门、教学单位之间的关系。协调作用主要体现在对教学任务执行的协调,如教师因病、因事等调课的协调;教学活动安排的协调等等。通过教学中及时沟通协调,才能保证教学工作达到预定目标,保证正常的教学秩序。
   (三)提高教学质量作用
  教学管理的最终目的是提高教学质量。作为教学秘书,在整个教学环节的日常管理工作中要树立正确的质量观,提高质量意识,坚持严格的质量标准,积极协助院领导进行教学质量检查,经常了解教学情况,加强教学信息反馈过程的管理。进行定期的教学检查,召开师生座谈会,了解教学方法与教学效果。
  
  四、教学秘书的素质要求
  
  教学秘书的职责、地位和作用充分说明了教学秘书工作的重要性,要使教学秘书能发挥应有的作用,胜任和保质保量完成工作任务,从事教学秘书的人员必须具备以下几方面的素质。
  (一)思想素质
  思想政治素质高,忠诚党的教育事业,具有全心全意为人民服务的思想。教学秘书必须模范地遵守和执行学校的一切规章制度,具有强烈的工作责任心和良好的工作态度。具有爱岗敬业、无私奉献、严于律己、为人师表、团结同志、协调合作、知行统一、教书育人、任劳任怨、甘为人梯的优秀品质。
  (二)业务素质
  掌握较为全面的专业知识对教学秘书来说是必需的,但不是目的,能将所获取的知识灵活地运用于实际工作中才是最终目的。随着计算机在管理中的广泛应用,由数据单项处理过渡到数据综合处理,由单机单项向系统化、网络化发展,特别是校园网的建立以及大量管理型软件的研制与应用,高校的教学管理逐步走向现代化、科学化,教学秘书必须不断学习,掌握现代化办公设备的使用技能,才能胜任这一岗位的需要。作为一名合格的教学秘书,应具有以下几种能力:优化工作次序的能力,独立协调与组织能力,语言、文字表达能力,运用现代计算机技术进行辅助管理和工作的能力。
  (三)心理素质
  从事教学秘书工作的同志必须具备良好的心理素质,特别是默默奉献、任劳任怨的心理品质素质。第一,优良的性格。具有高度的责任感和自信心,能主动适应环境的变化,应变能力强。第二,良好的情绪状态。情绪稳定、乐观向上,不感情用事,情绪的调适能力强。第三,坚强的意志力。能自觉地克服困难,对挫折、失败有足够的勇气和信心,心理耐挫能力强。第四,正确的认识自己和评价自己,接受他人,悦纳他人,人际关系和谐,协调能力强。
  (四)创新思维素质
  教学秘书工作如同其他工作一样,没有创新就没有发展。教学秘书要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上,充分发挥自己的主观能动性,积极开动脑筋,对工作任务、目标和方法等都要有自己独立的思考,要有新观点、新视角,敢于突破已有思维的方框,在实际工作中尽快找到自己的工作特点与规律,提高自己的综合素质能力,提高工作效率。

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  •  更新时间:2012-10-25 16:28:25  作者:龚秀萍 [标签: 秘书 秘书 秘书 秘书 ]
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