【摘 要】独立学院是我国高等教育改革过程中出现的一种新型办学模式，其特殊的管理体制和运行机制在一定程度上决定了行政秘书工作也带有一定的独立学院特点。本文试图通过对独立学院行政秘书的角色定位、素质要求及能力要求进行初步的探讨，希望对独立学院秘书应该怎样履行自己的工作职责能有所启发，并为独立学院的发展贡献一份自己的力量。
　　【关键词】独立学院 秘书 工作

　　一 独立学院的概念及管理特殊性
　　独立学院，是指实施本科以上学历教育的普通高等学校与国家机构以外的社会组织或者个人合作，利用非国家财政性经费举办的实施本科学历教育的高等学校。独立学院是我国高等教育改革过程中出现的一种新型办学模式，是民办高等教育的重要组成部分，属于公益性事业，其管理体制和运行机制，反映了其与母体学校及投资者之间相互联系、相互作用的性质、职能及其运行状态，由此决定了它不仅与母体高校有着不同的办学模式，也有着不同的运行管理机制。独立学院一般以董事会为最高决策机构，实行董事会领导下的院长负责制。由于独立学院与母体学校、投资方等存在多重交叉关系，需要合理协调各方的利益关系，在客观上决定了独立学院在日常的管理中不能完成按照公办高校的管理模式或企业的运作模式。作为独立学院的行政秘书，在履行岗位职责时更要遵循独立学院这种独特的管理机制及管理程序，从而带有一定的独立学院特点。
　　二 独立学院行政秘书的角色定位
　　独立学院行政秘书作为高等学校行政秘书的一部分，其在独立学院的行政管理、教学管理等工作中起着非常重要的作用。wwW.11665.cOm合理的角色定位是做好行政秘书工作的关键。行政秘书是独立学院领导的参谋和助手，又是独立学院领导与师生员工的桥梁和纽带，其服务于整个独立学院的日常管理，对独立学院的管理具有重大作用。行政秘书要真正发挥好助手和参谋作用，就必须与时俱进，素质与形象并列；必须熟悉国家对独立学院的相关政策法规，熟悉母体学校及投资方的相关管理制度，以及整个学院的行政管理、教学管理及学生管理的规则和程序，具备一定的管理能力。
　　为领导服务是任何一个秘书的基本职能，独立学院的行政秘书也不例外。秘书的工作性质始终带有辅助性、参与性与支持性的性质，秘书必须做到领会领导的意图，积极主动地执行领导的任何安排，保证做到不越位、不错位、不出位。同时独立学院虽然属于民办性质，但是在工作上行政秘书要淡化自己与学院的雇佣关系，增进主人翁意识和责任感，这样才能在日常工作中真正融入自己的角色，为学院的发展考虑，辅助领导做好学院的管理工作，为独立学院的科学管理及发展贡献自己的一份力量。
　　三 独立学院行政秘书的素质要求
　　1．思想政治素质
　　高等教育行政管理工作是为一定的政治服务的，具有一定的方向性，必须坚持党的领导，较好地贯彻党的路线、方针、政策，遵循高校的规章制度。独立学院作为具有民办性质的高等教育院校，涉及多方面的利益关系，相对公立的母体学校其社会成分更复杂，加强政治思想的教育与管理是其性质的客观要求。作为独立学院的行政秘书更要加强对马列
　　主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的学习，同时认真学习党和国家的政策方针，遵循国家高等教育发展规律。只有具备较高的政策理论水平，才能正确理解党和国家的各项政策方针，并把它们贯彻落实到各项具体的工作实践中，为领导的决策提供政策上的依据，才能真正成为合格的行政秘书。另外，行政秘书工作杂、多、累，这就要求行政秘书要有一定的无私奉献精神，有甘于为他人作嫁衣的心态。要做好本职工作，更需要具有强烈的事业心和高度的工作责任感，作风正派，为人正直，忠于职守，拥有良好的精神风貌和思想境界。
　　2．文化知识素质
　　行政管理是一门科学，也是一门艺术。独立学院行政秘书应与时俱进，不断学习各种文化知识，努力提高自身的综合素质。（1）独立学院行政秘书工作与高等教育教学紧密相关，因此，独立学院行政秘书同时还要学习教育学、心理学的知识，掌握较高的教育教学理论，很好地理解本独立学院的办学定位和人才培养模式，从而保证自身工作质量，提高工作效率；（2）行政秘书工作是辅助管理性质的工作，只有掌握现代管理学知识，不断更新管理理念，才能自觉运用管理工作的规律，协助领导者实施管理，提高管理效率；（3）行政秘书工作在许多方面带有公关性质，如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布信息等都涉及公共性质。掌握公关知识，有助于行政秘书运用公关这一手段塑造良好的组织形象。
　　3．心理素质
　　心理素质的好坏直接影响着行政秘书的辅助行为、人际关系和自我修养，对行政秘书工作的效能也发挥着重要作用。面对错综复杂的人际关系、繁杂琐碎的工作事务，独立学院的行政秘书必须具备良好的心理素质。善于调节和控制自己的情绪和行为，是独立学院行政秘书具有良好心理素质的表现。行政秘书要掌控情绪，做情绪的真正主人，并不是一件容易的事。（1）行政秘书要有乐观、积极的人生态度，这样才能在日常工作和生活中坦然面对种种失意和挫折，并一直保持良好的精神状态。（2）行政秘书还要不断提高自我情感修养，学习各种适合自己的自我调节的方法，结合自己日常生活经验来调节，达到不良情绪转移或消除的目的。
　　四 独立学院行政秘书的能力要求
　　1．沟通协调能力要求
　　独立学院是公立高校与投资方共同合作设立的，它具有一定的公立高校的管理模式，同时又带有企业的色彩。其管理模式和运行机制相对复杂，要想充分协调好各方面的利益需要，这就要求行政秘书在学院与母体学校、投资方之间，领导和师生员工之间充分发挥协调作用，理顺工作通道，解决分歧，凝聚人心，形成合力的纽带作用。而且，独立学院是新型高等院校，大部分都只有几年的发展历史，校内部门工作往往造成职责不明确，相关职能部门工作中互相扯皮推诿的现象，这就要求独立学院行政秘书要有良好的沟通协调能力。

　　行政秘书在协调沟通各方关系时，要采取有效的沟通方式和协调艺术，针对不同的沟通对象，把握好沟通的方式、方法，领会协调的艺术、技巧，从而提高沟通的实效。（1）要建立良好的人际关系，利用岗位的优势在不违背工作的原则下充分团结同事，对人热情友好。（2）要顾全大局。工作中遇到一些冲突要及时化解，解除阻力，积极推进相关工作进度。（3）要把坚持原则的坚定性和策略方法的灵活性统一起来，遇事多沟通、多采用换位思考，努力提高协调沟通和把握全局的能力，积极促进学校各项工作的顺利开展。
　　2．信息能力要求
　　信息能力是人们获取信息、处理信息、利用信息的能力。信息能力的高低取决于人的综合素质的高低，反之，行政秘书信息能力的提高也能够促进行政秘书综合素质的提高，能促使行政秘书快捷、准确、有效地开发和利用信息资源。在当今信息社会，独立学院行政秘书工作，已不仅仅停留在打字、接电话、整理文件等基本工作上，还应当好领导的“外脑”，辅助领导作出正确的决策。同时，信息技术和网路技术的迅猛发展，也决定了行政秘书只有不断学习信息科学知识，不断提高计算机操作水平和网络技术能力，才能在适当的时间把适当的信息提供给相应的领导的可能性。具有良好信息能力的独立学院行政秘书，可以充分利用上级相关文件、日常工作和其他部门的接触，同时通过利用现代信息设备，发掘、分析、过滤有价值的信息，对获取的粗糙、杂乱的信息进行深加工，整理成有条理、有价值的信息，提供给上级领导和组织作参考，使信息真正成为领导管理和决策的重要参考依据。
　　3．自主学习能力要求
　　独立学院行政秘书作为存在于学校管理活动中的一个特殊角色，发挥着重要的枢纽作用。随着我国教育改革的不断深化与拓展，特别是独立学院作为新型的高等教育模式，其管理体制和运行机制仍需要不停地探索和创新。因此，独立学院行政秘书更需要坚持自主学习，不断“充电”。
　　在日常工作中，独立学院秘书要主动学习各种新的政策和理论，从全局出发，改革旧的、不合时宜的工作模式和管理方法，努力学习新的管理理论和方法；积极吸取其他高等院校，特别是取得一定成就的独立学院的相关管理经验，积极探索独立学院教育教学的理论与实践，在实事求是的基础上不断追求创新；不但要主动提高自己的业务水平，更要逐步培养和提高自己的综合全面的能力。只有这样，才能成为一名合格的、优秀的独立学院行政秘书，也才能拥有更大、更广阔的发展空间。
　　五 结束语
　　独立学院在管理体制和运行机制上的实践，离不开行政秘书的参与管理。作为独立学院的行政秘书，只有遵循独立学院与生俱来的、不同于公立高等院校的特点，才能真正把握自己的工作特性，理解实际工作的需要，恰当地做好角色定位，完善自身的素质修养，有针对性地培养各方面的能力，从而很好地履行行政秘书的职责，在自己的工作岗位上为独立学院的发展贡献一份力量。
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