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浅析如何利用网络技术加强高校财务预算管理
【论文关键词】 网络技术 加强 财务预算管理
  【论文摘要】 随着高校经济业务的不断发展,财务预算显得越来越重要。科学地安排和执行预算,是做好财务管理的前提。文章从内部控制预算要与账套设置吻合,预算设置要完整、录入要准确,项目编码要科学,以便于进行预算管理,预算下达和调整要执行清晰性原则,要充分利用预算管理技术,实现科研预算管理等几个方面阐述了如何利用网络技术加强高校财务预算管理。  
   
  预算是合理分配资金、提高资金使用效益、加强财务管理的重要手段。随着高校经济业务的不断发展,财务预算显得越来越重要。能否科学地安排和执行预算,能否有效地实现预算管理,是衡量财务管理水平的一个重要标志,是财务管理成败的关键。 
  高校规模的扩张带来了资金的扩张,给预算管理提出了一个又一个新的问题,急需要利用网络技术平台加以解决。会计电算化是一个老话题,但是电算化管理要适应管理的需要不断更新,又带来了许多新话题。如何利用网络技术加强高校财务预算管理是笔者在这里要和大家探讨的问题。 
  内蒙古科技大学早在2002年就实行了经费承包,在2006年正式下达预算管理。基本的预算管理方式是:根据《中华人民共和国预算法》和《中华人民共和国预算法实施条例》及内蒙古科技大学的具体情况,实行全面统一的预算管理,编制统一的收支预算。所有收支均按经学校批准的统一预算的标准执行。学校预算分为:上报财政预算和内部控制预算。由校属各二级单位根据本单位(处、室)的工作任务和负责管理的经费部分向计财处提出下年度支出预算建议数,计财处负责审核、编制全校上报财政预算(建议数),经校长批准后上报财政。wWW.11665.cOm财政批复后,计财处根据财政下达指标编制事业收支预算。实行经费承包的单位,根据计财处下达的年度经费预算指标及学校承包经费使用管理办法,按财务规定的开支内容编制本部门详细的经费支出预算。 
  1995年,内蒙古科技大学引进上海财大科发公司财务软件,在全国较早地实现了电算化管理。2002年实行经费承包时,已经开始探索利用网络技术实现预算管理。经过逐步完善,到2006年已探索出一套较为成熟的网络预算管理技术。2008年网络实现升级,预算管理模式经过较大的调整,更加符合财务管理的要求。在这里,笔者就网络技术下预算管理模式和一些预算管理中的体会和大家作一探讨。 
   
  一、网络预算管理模式 
   
  要实现网络技术的预算管理,首先要熟悉预算管理模块。预算管理模块是针对财务部门,专门指派人员对科研项目、包干经费、预算数管理,指标执行情况的查询和分析。软件系统的预算一般有以下四种模式供用户选择: 
  (一)直接输入法:即直接输入预算数和调整数 
  首先要在参数管理模块中,将参数定义设定预算输入方式为:手工输入;然后进入财务长模块,点击“建账”,在“部门/项目初始余额设置”中,直接录入摘要、预算数、预算调整数。这种方法比较简便易行,但要注意进行结转动态初始的操作,数据才准确。 
  (二)成批输入法:即可按摘要成批输入,日后可查询 
  同样要在参数管理模块中,将参数定义设定预算输入方式为:手工输入;然后进入指标管理模块。在部门指标设置中,选择成批录入。比如录入所有部门办公费指标,录入摘要:下达办公费预算;然后录入所有部门或项目的办公费预算数。这样避免了逐项录入的繁琐,一定程度上简化了预算下达程序。这种方法必须经过统计有效,统计后的数据不能修改。 
  (三)特殊凭证法:即可在凭证中输入预算凭证,但预算凭证不进入账务体系 
  首先要在参数管理模块中,将参数定义设定预算输入方式为:凭证输入。 
  实际操作时,可进入指标管理模块,点击“部门指标管理”,在预算凭证输入中,录入预算凭证:借记:预算分配,贷记:预算收入。这里所谓的“预算凭证”并不是会计核算上的记账凭证,只是为了留下每一次预算数下达后,对其说明和痕迹。 
  (四)标准预算凭证输入法:即同其他凭证一样输入,并可进入账务体系 
  同样要在参数管理模块中,将参数定义设定预算输入方式为:凭证输入。 
  这里所说的“预算凭证”是会计核算上的记账凭证,进入账务体系,与日常核算业务凭证一起排号。核算时,可以设置三个会计科目:601预算收入,602预算分配,603预算结余。下达预算指标时,进入凭证处理模块的凭证编辑,借记:预算分配,贷记:预算收入。年末对冲时,借记:预算收入,贷记:预算分配,差额贷记:预算结余。 
  预算管理的四种模式各有优点,高校可根据各自不同的要求进行预算控制和管理。预算模型一经确定,要具有延续性和可比性,不能轻易更改。 
   
  二、预算管理中要注意的问题 
   
  利用网络技术实现财务预算管理,极大地简化了会计核算,为财务管理提供了便利。但是,在利用软件进行管理时,一定要注意预算设置的科学性、合理性与会计核算管理的适应性。毕竟预算管理是会计管理的一个分支,它并不是独立存在的。好的网络设置会给财务管理提供极大的方便,相反,如果设置不合理的话,会给财务管理造成巨大的困难,反而成了障碍。因此要求财务管理人员一方面具备会计专业知识;另一方面还要具备很高的计算机水平,要能将二者有机地结合起来,运用自如。 
  一般来说,运用网络技术进行财务预算管理,要注意以下几个方面。 
  (一)内部控制预算要与账套设置吻合 
  内部控制预算是财政上报批复预算的分解和落实,是对财政预算进行的会计解释。内部控制预算项目要根据会计科目进行设置。也就是说,会计核算中有的科目,内部控制预算中才有相应的条目,会计科目中没有的科目,就不应在内部控制预算条目中出现。内部控制预算是高校各部门和财务处联系的纽带,所以,它的编制要与会计账套相关设置吻合。一方面要让各部门了解和读懂核算内容;另一方面要让预算人员能够顺利下达预算,让会计人员能够执行下达的预算。 
  例如,在建立会计明细科目时,二级学院核算科目为:实验费、实习费、资料讲义印刷费、毕业论文设计费、教学差旅费、教学办公费、教学邮电费、教学交通费、学生活动费、教学设备维修费等,内部控制预算条目也应该设置为以上项目。会计核算中,要在网络中建立内部控制预算项目和会计核算科目的控制模型,这样,预算下达到内部控制预算项目,会计人员就在做会计凭证录入会计科目时,获得各项指标余额,并根据指标余额进行控制和管理。 
  (二)预算设置完整,录入准确 
  科学的财务预算应该具有完整性。项目编码应涵盖内部控制的总体经费。例如,内部控制总经费包括:人员经费、教学经费、行政经费、后勤经费、设备费、专项经费、机动费等,则项目编码应涵盖上面所有经费,不应有缺失。一个完整的预算项目编码体系,可以完整地反映学校的整体经费盘子,真正实现内部控制目标。很多高校在实际管理中往往只对承包单位进行了详细预算项目设置,而对人员经费、后勤经费、学生经费、全校性经费、机动费不单独分块编码,在一个大锅项目中反映,不下达分块预算,这样就丧失了对这一部分经费的监督管理,没有真正实现预算管理的目标。 
  此外,预算下达应具有足够的严谨性,保证录入预算数据准确,尽量避免更改和修正。预算的准确性是部门经费收支准确的前提,是核算支出准确的前提。虚增预算和遗漏预算都是预算管理和下达的大忌,在管理中要尽量杜绝这一现象。 

  (三)项目编码科学,便于进行预算管理 
  项目编码是财务预算网络技术管理的关键。项目码要根据管理的需要设置。科学的项目码可以为预算管理提供便捷,为会计核算提供方便。如果管理上只要求控制到行政部门一级,则项目编码只需要编到部门,此时项目码即部门码。例如:编码为:00010100材料学院,00010200机械学院,00010300信息学院。如果管理上要求控制到部门的各项经费,比如,人员经费下的津贴、酬金、福利费等,公用经费下的水电费、取暖费、办公费等,教学部门的各项日常经费如实验费、实习费、图书费等,专项经费的设备费、维修费等,那么,必须编码到各项经费,而且是底层。也就是说,一项经费,一个项目号。在按部门控制编码时,预算数要录入到底层和总账科目,而在按经费控制编码时,预算数只需要录入到总账科目。例如:录入材料学院的实验费预算,在按部门控制时,需要录入到实验费和教育事业支出两个科目下,而在按经费项目控制时,只需录入到教育事业支出科目下。
  项目编码要有规律、规范、清楚,要为会计核算提供方便。一个部门管理下的代管经费、专用基金、教育经费、专项经费、办班等特殊经费、科研经费应纳入编码范畴,以部门码进行查询识别。编码的一般规则为xxx经费、xx笔、xxx部门。例如:科研经费编码为:00101101,00101102, 
  00101103,分别表示为:国家课题第一笔材料学院,国家课题第一笔机械学院,国家课题第一笔信息学院。代管经费编码为:23001101,23001102,23001103,分别表示为:代管经费第一笔材料学院,代管经费第一笔机械学院,代管经费第一笔信息学院。专用基金编码为:32001101, 
  32001102,32001103,分别表示为:专用经费第一笔材料学院,专用经费第一笔机械学院,专用经费第一笔信息学院。教育经费编码为:52101101,52101102, 
  52101103,分别表示为:教育经费第一笔材料学院,教育经费第一笔机械学院,教育经费第一笔信息学院。当按部门码101,102,103进行查询时,就可以分别得到材料学院、机械学院和信息学院的指标账或明细账。部门特殊业务,如办班经费、非税收入,学校的专项经费,要特殊编号。因为根据重要性原则,这类特殊业务往往不需要预算管理,所以可以参照部门码编制原则,在部门码后依次编制特殊业务码。例如:在00010100后,编码00010101, 
  表示材料学院办班收入;编码00010102,表示材料学院专项经费;编码00010103,表示材料学院捐赠收入等。 
  (四)预算下达和调整要执行清晰性原则 
   会计原则讲究清晰性,实际上在下预算时也要执行清晰性原则。日常预算摘要录入可简略,显示出预算进度就可以。例如:摘要录入为:3月5日,第一批预算;6月30日,第二批预算。但是,对于会计工作中很多特殊业务,象联合办班业务、非税收入业务、专项业务等,预算下达时摘要一定要清楚,以便日后查询和核算。捐赠收入预算摘要要注明入账凭证号,办班收入要注明入账凭证号、收入金额、分成比例。例如:矿业学院办班收入200 000元,学院分成20%,摘要录入为:201101240#凭证收入200 000*20%,预算数录入为:40 000元。同样在预算数调整时,要在摘要中写明调出和调入经费项目名称。例如:将材料学院实验费50 000元调往实习费,则在实验费调整摘要录入:调到实习费50 000元,在实习费调整摘要录入:从实验费调入50 000元。所有录入过程包括摘要和金额都要在账务查询明细表中出现,因此,查询时可一目了然地知道部门经费的收入支出情况。 
  (五)充分利用预算管理技术,实现科研预算管理 
  网络技术还可以运用到科研经费的管理中。随着高校的发展,科研项目和科研经费越来越多。以内蒙古科技大学为例,2005年到2010年的5年间,科研项目和科研经费同比翻了5倍,而且,科研项目的级别越来越高,单项科研经费的拨款越来越多。管理的难度增加了,尤其是预算的控制难度增加了。过去参照纸质的合同预算执行科研经费控制,现在人工控制已不再现实,落后的管理方式已不能满足科研发展的需要。当课题中期检查或结题的时候,当项目负责人拿着科研决算报表要求财务人员签字盖章的时候,矛盾出现了。项目组没有按照预算支出经费,却按照合同预算填写了资产负债表和收支情况表。不签字盖章,影响了课题结题,签字盖章又违反了会计真实性原则。 
  科学的管理办法是实行科研预算管理,尤其是对重大金额的纵向科研,一定要实行预算管理,加强监督力度。以上海财大科发公司财务软件为例,可以通过建立分类账,实行分类管理。按预算项目,建分类字典,同时在“账务设置”中建分类科目,以分类项目控制分类科目建立分类控制模型;然后在设置分类余额中录入合同预算数。在实际工作中,科研经费是分次到账的,而合同预算是完整科研经费预算,无法分解出各次到款经费的预算。因此,可以按照逐次科研到款做科研收入分录,而按完整的合同预算在分类余额设置中下达预算指标。在凭证处理时,窗口同时弹出预算指标和科研项目余额两项数据,这样就保证了科研经费支出既不超分类预算,又不超现有项目余额。 
  例如,某科研项目经费15万元,合同预算为:设备费5万元,材料费3万元,分析测试费3万元,会议差旅费2万元,技术宣传费1万,劳务费1万元。在建账的科目设置中按以上合同预算项目设置科目,同时在分类字典中同样设置类项目,并建立二者的控制模型。第一次到款5万元时,做分录收入8万元,同时在分类管理余额设置中按合同录入预算:设备费5万元,材料费3万元,分析测试费3万元,会议差旅费2万元,技术宣传费1万元,劳务费1万元。假如某日支出设备费1万元,这时,在凭证处理窗口看到的信息有两条:余额7万元,设备费4万元,当现有科研经费余额不够经费支出时,系统就会自动提示不允许超支,报销无法进行,这样就达到了预算管理的目的。 
  在实际工作中,利用网络技术进行财务预算管理不只是上面提到的几个方面,它们的结合与运用体现在预算工作的各个角落。如何利用网络技术更好地加强预算管理,提高财务工作水平,还需要我们不断进行学习,不断提高软件运用水平,使专业技术更好地与网络技术结合,为财务管理提供更多便利,为经济业务分析、预测和决策提供更大的帮助。 
   
  【参考文献】 
  [1] 财政部,教育部.高等学校会计制度[s].1998:10-30. 
  [2] 财政部.财会便[2009]62号. 《高等学校会计制度》(征求意见稿)[s]. 2009:9-15. 
  [3] 全国人大(第21号).中华人民共和国预算法[s]. 1995. 
  [4] 国务院(第186号).中华人民共和国预算法实施条例[s].1995. 
  [5] 内科大发[2009]8号.内蒙古科技大学预算管理办法[s].2009. 
  [6] 内科大发[2007]12号《内蒙古科技大学科研经费管理办法》[s].2007:1-17. 
  [7] 新科发财务软件使用手册[g].上海:上海财大科技发展有限公司,1995. 
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  •  更新时间:2012-12-04 12:19:21  作者:弓秀玲 [标签: 财务预算 财务预算 企业 财务风险 财务预算 ]
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