论文网首页|会计论文|管理论文|计算机论文|医药学|经济学论文|法学论文|社会学论文|文学论文|教育论文|理学论文|工学论文|艺术论文|哲学论文|文化论文|外语论文|论文格式
中国论文网

用户注册

设为首页

您现在的位置: 中国论文网 >> 外语论文 >> 其他相关论文 >> 正文 会员中心
 外语翻译论文   语言文化论文   英美文学论文   其他相关论文   学术英语   商务英语   英语教学
浅析企业科技档案的鉴定工作
【摘 要】 本文结合作者从事科技档案管理多年的实践经验,分析了企业档案鉴定工作中存在的主观、客观方面的诸多症结,并针对症结,提出做好企业档案鉴定工作的应对策略。
  【关键词】 企业档案 鉴定
  企业科技档案鉴定工作是一项必不可缺少的,也是不能回避的一个重要环节,但由于方方面面的因素,始终未得到应有的重视。长期以来,其与收集、整理、编目等具体业务相比,一直是个“老大难”的薄弱环节,且处于最为滞后,且总被忽略的劣势地位。
  目前,不少企业的现状仍令人堪忧。科技档案鉴定工作尚停留在法规和制度层面,普遍存在“存而不鉴”、“鉴而不销”的现象。对过期档案的鉴定销毁,基本上处于静止状态,形成了“只进不出、只增不减”的局面,现已成为严重制约企业推进科技档案信息规范化进程的瓶颈,困扰着企业难以实现科技档案规范化管理。
  1 诸多症结
  1.1 主观方面
  (1)保守思想的影响:档案安全是档案工作的生命线。多数企业人员因“保管保险,销毁危险”的求稳怕误、消极保守的思想的影响,认为把档案都保存在库房中,相安无事,心里就踏实。部分企业领导也认为只要能查到就行,无需鉴定。一些企业虽制定了到期鉴定销毁制度,但缺乏相应的执行力,导致到期档案仍继续存放。由于历史原因,丰富馆藏早就成为不少企业追求的目标,“有文必档”的思路已很普遍。企业科技档案管理把主要精力均放在丰富馆藏、收集整理、保管利用上,致使一些本不具有查考价值的文件材料也归档了。因此,档案部门需要鉴定的已不仅是到期档案,还有部分冠以永久、长期之名,却早已失去实际保存价值的档案。wWW.11665.coM(2)畏难情绪的顾虑:企业科技档案多为孤本,属于不可再生的资源。与其它业务工作的区别在于,鉴定工作结果往往不是科技档案的移位或保管体系的变化,而是“决定科技档案的生死存亡的命运”。部分企业档案员唯恐对档案价值判定不够,略有不慎,发生有保存价值的档案的不当销毁,造成难以弥补、无可挽回的损失,顾虑承担历史责任。畏难情绪严重,而放宽了鉴定的尺度,对无保存价值的档案不予鉴定。加之,部分企业档案员岗位编制较少、平日工作任务重,无能力对载体多样、种类繁多的档案进行再鉴定,在大量积压的科技档案中,要逐一进行直接鉴定,毕竟令人望而生畏,致使鉴定工作迟迟无法开展。鉴定在科技档案管理的各个环节中,程序最复杂,要求最高。是困惑性和疑难性最大的一项工作。它是结合收集、整理、编目等各个环节进行,是牵一发而动全身的关键。倘若得以顺利地开展,在一定程度上,就意味着对以前整理成果的否定、推翻,会给整个科技档案的管理流程,带来了一系列的连锁反应。另外,鉴定工作使得原整理好的归档案卷中,会产生一些需要销毁的文件,处理的手续也会特繁:(a)拆卷:要从已归档的案卷中,将其剔除,并在《卷内文件目录》、《备考表》中,加以注明。(b)调整检索工具:对各种检索工具,需作相应地调整、更改。(c)更改机读目录:利用档案管理软件,对销毁档案进行条目删除。(3)浮噪心态的驱动:若库房不紧张,鉴定并不显得十分迫切。倘若实质性地操作,难度大、责任重且又特繁琐,费时耗力,劳而无功,难见成效,且显不出政绩。只要库房储存容量允许,谁也就不会轻易提出鉴定、销毁意见了。急功近利的浮噪心态的驱动,使档案进馆前价值的鉴定工作受到忽视,周而复始,鉴定工作愈加被动,负担会越来越重,逐渐导致恶性循环,也使原本就复杂的进馆后档案的鉴定工作,更日趋复杂化,压力更与日倍增。(4)效益观念的缺乏:随着每年有大量的档案接收进库,保管需要多方面的费用投入,如保存空间、装具、人力等。而到期待鉴定的档案也有增无减,库容日趋饱和,促使企业不得不增加投资,以满足存放需求。由于部分企业缺乏效益观念,未从长计议,而不计较投入成本,仍认为尽管企业面临再多的矛盾、困难,但与鉴定失误相比,责任还是要小很多。鉴定工作停滞不前,只进不出,存而不鉴,鉴而不毁,使大量的有价值、无价值的档案鱼龙混杂,库存量急剧膨胀。档案数量无限增长,内容繁杂,出现馆藏全而不清、库存过量,质量低下的现象。不仅降低了档案工作的效益产出,对人力、物力、财力形成了极大的浪费。也使档案员和库房的负担沉重。终将会导致企业科技档案慢慢由企业财富,而逐渐地变成了企业的负担

而拖累着企业的发展。
  1.2 客观方面
  (1)需鉴定的档案量急剧膨胀:伴随着企业新产品的不断研发和更新换代,产生的科技文件不断补充和修改、完善。研发活动的各种变动,而图纸和文件却未得到充分、及时、准确地体现。还由于多种原因,使本该鉴定和销毁的档案,未得到及时地实施。又因科技档案随企业生产经营的变化而变化,不同比例、版本、年代的更新替换后,许多档案早已无任何保存价值。存档文件质量不高,形成了库存量愈加增大,而准确性却愈来愈低的怪圈。且徒增人力、物力和财力的损耗,并将真正有价值的科技档案淹没其中,有害无益。(2)标准缺乏具体的可操作性 :《科技档案保管期限表》虽是鉴定的标准和依据,但由于受到档案内容的重要性和独特性的制约,部分企业划分得不太科学,许多条款的概括性很强,具有一定的局限性,使档案员的理解随意性加大,可操任性减少。在工作实践中,往往感到现行标准无从下手。(3)法规制度不健全:在我国现行档案管理法律规章中,没有关于过期档案不开展鉴定销毁应追究责任的条文,致使对档案鉴定工作指导力度不大,缺乏监管,无制度约束,故部分企业一直未将其纳入到档案管理的计划之中。少数企业虽有科技档案鉴定工作制度,但从未曾实施过销毁,使鉴定工作名存实亡,没有真正落实下去。甚至有的单位在制度中,还明确地规定了无须鉴定和销毁。(4)鉴定人员素质不尽如人意:鉴定人员不仅要求有较高的专业知识,具备对企业过去、现在均有较全面的综合了解,还要对被鉴定文件的性质、背景情况有较充分的了解,才能对文件的现行效用和历史价值做出比较准确的评估。多数企业档案员的主要精力均放在科技档案的收集、整理、提供利用上,而对鉴定工作研究得不深,实践经验也不足。鉴定人员的素质参差不齐,缺乏系统的专业性知识,心有余而力不足,苦于无法独立完成鉴定工作。这不仅影响着鉴定工作的质量,还制约着档案的现代化化管理的水平。(5)临时性的鉴定机构难以健全:因企业档案涉及的内容和专业众多,时间跨度长,临时性的鉴定小组虽已成立,但组织结构较松散,难以适应工作要求。加之,部分人员流动频繁,随着时间推移,使某些项目往往找不到熟悉情况的人员,在机构和人力上均无法保证针对档案的准确性,进行有效地鉴定,鉴定工作自然也就无法正常开展。部分企业虽有鉴定小组,但从未曾开展过实质性的工作。甚至有个别企业本来就无鉴定小组的存在。 2 应对策略
  2.1 消除顾虑,更新观念
  (1)要更新观念,与时俱进。不断强化优化意识、价值意识,转变“只进不出,多多益善”的思想。要充分认识到:丰富馆藏不仅要求数量丰富,更要求的是质量优良。在最低馆藏量情况下,保存最大限度的信息量,精炼的档案,反映全面的真实面貌。(2)应突出重点。集中精力管理和保存最有价值的档案,树精品意识,建精品档案。摈弃“宁多勿滥,宁滥而勿缺”的保守思想,打消不必要的顾虑,因地制宜地开展本企业的科技档案的鉴定工作。(3)应尽力争取企业投入。把档案的鉴定销毁工作纳入企业内控制度,每年按内控流程定期开展对过期档案的鉴定销毁工作。在流程中,明确规定各环节人员的工作职责。将鉴定工作纳入企业领导的议事日程 ,纳入到相关人员的岗位责任制中。逐步完善考核指标,和应承担的权利和义务,通过程序的合理性、科学性,尽可能地减少人为因素对档案鉴定销毁工作产生的风险,促使鉴定工作有序、稳妥地开展。
  2.2 制定出台切实可行的规章制度
  为确保有法可依、有据可凭,使科技档案的鉴定和销毁有组织、有监督地进行,须逐步建立、健全科技档案管理鉴定工作制度。要充分依据相关法律法规,科学制定企业档案鉴定工作制度,并将其纳入日常工作程序,作为一项常规性工作来抓,才能做到有章必循,还应根据企业发展和变化,不断补充和改进。
  企业档案部门应制定出详细的咨询表,发放到领导、管理人员和专业技术人员手中,集思广益,最后制定出操作性比较强的一系列标准,标准应尽可能做到:简单、明了、可行、稳定。
  鉴定工作制度的基本内容应包括三个方面:一是制发科技档案鉴定的标准文件;二是科技档案鉴定工作的组织领导;三是销毁档案的批准手续和监督销毁的措施。
  2.3 成立精干高效的鉴定小组
  鉴定工作小组是承担科技档案鉴定工作的临

时机构。在企业领导的支持和组织协调下,建立起一支由各级领导、档案员、专业技术人员组成的科技档案的鉴定小组。在人选安排上要按照这“三结合”的要求,经过认真的酝酿和挑选,必要时可选聘课题项目上骨干参加,在征得本人同意后,报请企业领导批准。
  其任务是:研究、编制本企业科技档案保管期限表;定期进行鉴定工作;负责处理已失去保存价值档案的销毁。档案员一定要做好销毁记录,填写《销毁清单》,鉴定小组负责人签字后,方可按规定销毁。
  鉴定小组力争做到层层负责,逐级把关、相互协作,有组织、有计划、有步骤地定期开展工作,有效地避免鉴定工作的主观性、随意性,确保科技档案鉴定工作准确、无误地进行。
  2.4 加大培训力度,提升鉴定人员的业务水平
  制定针对性较强的教育培训规划,组织鉴定人员学习科技档案鉴定工作的有关规定、主管机关制订的保管期限表,以及有关科技档案鉴定的经验材料,提高理论素质。同时,通过学术会议、专题研讨和有计划地组织课题研究等形式,开展理论与方法的研究,并尽快使研究成果推广应用。
  鉴定人员不仅要求有较高的专业知识,还要具备对企业过去、现在较全面的综合了解。且要对被鉴定文件的性质、背景情况有比较充分的了解,还要树立应边干边学,在干中学,终身学习的理念,多方涉猎,通过多种渠道吸收多方面的知识,提高自身的综合素质。掌握专业所需的信息与知识,专业技能和方法,不断创新工作模式,开拓进取,提高对档案的鉴赏能力,才能面对纷繁复杂的库存档案,对文件的现行效用和历史价值作比较准确的评估,做出全面、准确的识别和判断。
  2.5 制定出切实可行的归档范围和保管期限表
  企业在制定科技档案的归档范围时,要广泛征求意见,切忌“一言堂”,防止有文必档,才能正确地划分出归档范围。首先要掌握鉴定标准和原则,明确出哪些文件不必归档,分别审查全部待鉴定档案材料。
  企业若无《科技档案保管期限表》,在鉴定前,应以国家规定和有关要求为准则,以本企业的实际工作性质为内容,考虑长远性和阶段性,制定出适合本企业的标准和细则,作为鉴定的主要依据性文件。
  部分企业虽已确定《科技档案保管期限表》,但不够准确,只能作为参考。则要对其进行认真的研究与审核,以便掌握鉴定标准。对其中不合适的内容,还应按照一定的手续进行修订和补充,务必使之科学、适用,更加完善,以保证鉴定工作的质量,而不能片面、教条地按照既有规定执行。
  在具体工作过程中,对部分利用价值不高的档案,不能机械地套用《科技档案保管期限表》。而是根据企业的具体情况和特点灵活掌握,应短则短,降低这部分档案的保管期限。最后由业务部门主管领导和档案员共同划定,才能收到较好的效果。
  2.6 统筹协调,密切配合
  鉴定工作需占用一定的人力和较多的时间,且要牵涉到各有关业务部门。为既不影响各业务部门的日常工作,又不影响科技档案的日常管理和利用,在鉴定工作之前,应由档案部门牵头。相关部门协助制定计划:包括需要鉴定的档案数量、种类、分管部门、工作进度,以及工作中需要解决的困难和问题等。
  鉴定小组根据计划和标准,采用直接鉴定法鉴定科技档案的完整、准确及系统性,要经过初鉴、互鉴、复鉴过程,对鉴定中有争议的档案材料可转作资料保存,或暂存处理。对通过鉴定,需要剔除的档案要编制《销毁清单》,办理审核、批准手续。
  在具体做法上,不能简单地根据档案目录和案卷题名来确定保存价值,而要对卷内的每一份文件进行阅审,且要全面地了解立档单位的历史情况和职能活动。若仅凭感觉和经验,进行判断和处置,很可能产生误鉴和错销,从而无法鉴定出档案的真正价值。
  总之,为实现企业科技档案管理的全盘工作规范化任重而道远。做好鉴定工作,非常重要且又十分必要。需统筹规划,科学安排,创建良好的内部和外部环境,才能开展实质性的鉴定工作。只有真抓实干,形成全员参与、上下联动、齐抓共管的局面,且常抓不懈,从而全面提升企业的综合实力,才能取得事半功倍的成效。
  参考文献:
  [1]王学英.浅谈企业档案的鉴定工作.机电兵船档案,2002(1).
  [2]刘丽萍.企业档案鉴定工作难以开展的原因及对策.兰台世界,2009(1).
  [3]李丽萍.做好企

业档案鉴定工作的思考与建议.山东档案,2007(3).
  [4]龚宗仁.浅谈企业档案的鉴定、销毁工作.云南档案,2008(5).
  • 上一篇外语论文:
  • 下一篇外语论文:
  •  更新时间:2014-04-16 21:26:21  作者:佚名 [标签: 企业 档案 鉴定 ]
    姓 名: *
    E-mail:
    评 分: 1分 2分 3分 4分 5分
    评论内容:
    发表评论请遵守中国各项有关法律法规,评论内容只代表网友个人观点,与本网站立场无关。
    国有企业的经营管理与市场开发研究
    浅析建筑火灾防控存在的问题及对策
    浅析在初中英语教学中培养学生的交际能力
    寻找光明的蝙蝠:浅析电影《蝙蝠侠:黑暗骑…
    浅析成套大众健美操的编排方法
    我国中小企业内部会计控制的若干问题与对策…
    加强企业会计档案管理提高档案管理水平
    责任成本会计在企业中的运用与发展
    论市场经济环境下企业的财务管理
    谈谈企业的会计信息化问题
    基于内控管理视角的企业财务管理能力提升策…
    企业战略导向审计相关问题研究
    | 设为首页 | 加入收藏 | 联系我们 | 网站地图 | 手机版 | 论文发表

    Copyright 2006-2013 © 毕业论文网 All rights reserved 

     [中国免费论文网]  版权所有