【摘要】文章根据作者讲授外贸函电的经历，探讨了外贸函电的文体特点。外贸函电应准确，简明，扼要。礼貌和体谅也是商务信函书写的重要原则。同时应用主动句，少用被动句，信要写的自然，避免使用陈旧的语言。

   【关键词】英语信函；文体特点；礼貌体谅；主动语态

外贸英语信函作为外贸英语的一个重要组成部分,受其行业特点的影响,具有其特有的文体风格。
在外贸业务中，每笔交易的达成，多与买卖双方的共同努力，相互协作密不可分。同时，为了搁置各自利益，买卖双方存在激烈的竞争。这种竞争中要有合作，合作中竞争的行业特点必然给外贸英语信函赋予鲜明的行业特点。
外贸英语最显著的文体风格之一是用语礼貌。礼貌的用语会给买卖双方的合作创造一个良好的氛围。友好的气氛是顺利进行业务交往的前提，即使交易不成，也会起到“买卖不成人情在”的效果，为以后再次交往打下良好的基础。
一、措词用语礼貌客气
言语是表达情感的重要手段。礼貌客气的措词用语首先就在买卖双方之间创造一个友好的气氛。
1．对对方的一切友好表示，如询盘、报盘、订货等不管接受与否多要表示感谢
we thank you for your letter of oct. 27 and should like to discuss the possibility of expanding the trade with you.
感谢你方10月27日来函，并希望同你方讨论扩大贸易合作的可能性。wWW.11665.CoM
we are pleased to receive your inquiry of january 10th and enclose our illustrated catalog and price list giving the details you ask for.
很高兴受到你方1月10日的询价。根据你方要求，现寄上带插图的目录及明细价格单。
we thank for your quotation of march 3rd and the samples of socks sent to us.
谨对3月3日的报价及寄来的袜子样品表示感谢。
2．提供令人满意信息时，要用语客气
we have the pleasure to inform you that the shipment per s.s “nan fang” has gone forward and hope that it will arrive at the destination in perfect condition.
欣告你方“南方”轮已顺利装载，希望到达目的港时货物良好。
much to our delight, our manufacturers are prepared to rearrange their production for you.
令我十分高兴的是，厂家为您重新安排生产。
3．提供令人不满意的信息或向对方表示不满时， 更要注意措辞
please accept our apologies for being unable to entertain your counter-offer.
不能考虑你方还盘，甚歉。
much to our regret, the l/c for your order no 105 has not reached us up to now.
令我非常遗憾的是，贵方105号订单直至目前尚未到达我处。
it is regrettable to see an order dropped owning to no agreement on price; however, we wish to recommend you another quality at a lower price for your consideration.
很遗憾，因为无法就价格达成协议，失去了一个订单。但我们仍建议你们考虑较低价格的另一品级。
4．向对方提出要求，也要讲究礼貌客气
your early reply to our request will be highly appreciated.
如蒙早日答复我方要求，我将不胜感激。
we look forward with keen interest to your punctual shipment.
我殷切希望贵方准时交货。
二、避免消极否定的语气
1．尽量避免使用具有否定含义的词语
the shipment will not arrive in boston until the end of august.
这句话强调了装载的货不能早来这样一个不祥的事实，如反过来用积极肯定的语气表达，效果就不同了，看了令人鼓舞。
the shipment will arrive in boston at the end of august.
再看下面这个句子：
your order can not be filled unless you request a minimum quantity of 1,200 pieces.
这句话不仅强调了什么不能做，而且还有指责对方的口气，不易为人所接受。最好改为：
your order can be filled if you request a minimum quantity of 1,200 pieces.
再如：we are holding back your shipment until we receive your payment. 应改为：
we will forward your order to you as soon as payment is received.
2．防止“冷漠” 和“不必要条件”
your car will be picked up on tuesday at noon.
本句并无语意毛病，但如采用较积极说法，效果则更好。
your car will be waiting for you on tuesday at noon.
下面再看“不必要条件”措词的不足之处。
a. if you send us a check for $1,200 right away, you will be able to---
b. by send us a check for $1,200 right away, you will be able to---
a句中含有对方可能不会寄交支票来的言外之意。把“if”至于句首，则更强调了条件限制。而b句虽表达同样意思，却无上述否定可能性的言外之意。
3．要采取对方立场
作为一个交际者，面临的最大挑战是如何使对方感到自己的重要性受到尊重。对方会原谅你的无意疏忽或模棱两可的态度，却受不了你的轻视鄙薄。

高明的交际者采取对方的立场，使对方感到自己的重要性受到尊重。他们在书面交际中，推敲词句，尤为注意采取对方的立场。请看下例：
we have a very good selection of winter clothes in the spring at the hua liang clothing store.
上面这句话本身没有什么问题，但写的角度侧重了发信人而不是收信人。如将上述句子改写如下，则效果更佳：
you can choose from a very good selection of winter clothes in the spring at the hua liang clothing store.
这个句子强调了有各种各样的冬季服装可供收信人挑选，强调了收信人的利益。同时，用“you can choose”更显得亲切、直接。
在撰写说服性信件时，采取对方立场尤为重要。因为如要说服对方购买一件商品或采取一项行动，对方必然先考虑是否对自己有利。请看下面两例：
we advise you to order at once as our stock will soon be sold out.
to have a good supply of shoes, please order at once as our stock will soon be sold out.
第一句只表明“你的需要”，而第二句则把读者的需要和利益考虑进去了。
以下两例因考虑了对方的立场，句子得到明显改进：
（1）we will deliver the order by february 10.
you will receive your order by february 10.
（2）we can allow you half of the invoiced amount for packing if you return the empty crates.
you can pay only half of the invoiced amount for packing if you return the empty crates.
以礼貌客气求合作只是问题的一个方面，问题的另一个方面则是激烈的竞争。常言道：no bargaining, no business. 在激烈的竞争和讨价还价中，还必须讲求策略。讲究谋略的手段之一就是巧用委婉模糊表达。因此，委婉模糊的表述也是外贸英语的重要文体之一。所谓委婉模糊表述，就是把有些词汇的有限外延巧妙结合起来，使其内涵的可塑性和外延的模糊性有机地融为一体，隐其真情于字里行间，寓其实于“弦外之音”, 把自己真正的意图用委婉模糊的方法表达出来。常见的方法有以下几种：
1．迂回表达，声东击西
we have concluded substantial business with many other clients at a lower price than yours.
我方已与其他许多客户以低于贵方的价格大量成交。
这里并未直接指出对方价格偏高，只是委婉地用“其他许多”这种言彼指此的迂回方法把自己的态度明确地暗示出来。“其他”指谁？“许多”是多少？单从语义上看很不明确，但是，言者的明朗态度正是寓于这种模糊之中。
2．讲究分寸，留有余地
we shall see our way clear to make shipment as early as possible. 我方将设法尽早交运。
“设法”并非承诺，尽早亦无时限，只是一种意向，既不卑也不亢，这就给自己恰当处理问题留有余地而争取主动。
3．措词模糊，亦此亦彼
what you said yesterday in connection with the question of agency has had our attention.
你昨天所说与代理有关的问题我已予注意。
“已予注意”并没有明确的概念，进可攻—同意，退可守—拒绝。内涵可塑，需对方揣摩，外延无限，便于回旋。
4．笼统委婉，推诿搪塞
we had better put the matter aside for further discussion sometime later.
最好把此事留待以后进一步讨论。
用“留待以后”这种回避目前，着眼未来，表面肯定，实际否定的委婉方式，来推托一时难以回答的问题，不仅能照顾对方的感情，还能维护双方的业务关系。
总之，在实际对外贸易业务活动中，只要根据其行业特性充分考虑外贸英语信函的文体风格，是会达到预期效果的。
　　
【参考文献】
[1]戚云方.外贸英语函电与谈判[m].杭州:浙江大学出版社, 1998.
[2]holt,r.international business correspondence handbook[m].foreign language teaching and research press,1999.
[3]shirley taylor. model business letters-mails [m].pearson education publications, 2004.