【摘 要】 高等学校教学质量的好坏与教学管理工作的好坏密切相关。建立各项教学档案具备了教学工作中查考、总结和利用的价值，是教学管理工作中重要的一环，也是教学研究工作的基础工作。对教学资料进行收集、整理、分类、归档、保管就是进行教学建档工作。本文就系级教务员怎样才能做好基层建档工作，发挥好基层档案员的作用，建立起必需的、实用而简洁的教学档案，浅谈一些个人的体会。
【关键词】 教学管理；教学档案；电子档案
【中图分类号】g642.47 【文献标识码】a 【文章编号】2095-3089（2013）9-0-02
高等教育应该坚持稳步发展和提高教学质量相结合，把提高教学质量作为高等教育发展的核心任务来抓，这就要求高校要坚持教学改革，以教学为中心，把主要精力放在搞好教学和培养好学生上。
要搞好教学，需要高校全体教职工及广大学生们的共同努力。学校要办出特色，办出水平，首先需要学校领导能高瞻远瞩，具有正确的办学理念，确立学校适应现代化发展和社会进步的办学方针及目标；其次要求教师们具有较高的素质，能与教育现代化相适应，能教好书，育好人。而要实现这个目标，使教书育人工作能有条不紊的进行，就需要有教学管理工作的支撑。教学管理工作是学校管理中最基本的管理工作之一，教学管理工作的好坏直接影响到教学工作的有序进行，在整个教学工作中起到了很关键的作用。特别是处于教学管理工作最基层的各教学系的教务员，他们直接面对院、系级领导教学理念的贯彻执行，直接面对课程的设置、安排，直接面对教师的聘任、联系和沟通，还直接面对各教学班学生的各项教学活动、考试安排，学习成绩的核实、管理等诸多方面的工作。wWW.11665.cOm可见，教务员的工作涉及面广，对工作能力及责任心等要求都较高。作为一个教学秘书，怎么样才能使如此繁杂的本职工作能有张有法、有条不紊的进行，我认为，为各项教学活动建立适用的档案是个很好的方法。
教学档案的建设和管理工作是各高校教学工作中都会重点抓好的一项工作，这一工作也得到了各高校及其院系教务员的重视，有不少的论述和报道 [1，2，3，]。系级教务员的建档工作是学校档案工作的基础，怎样才能做好系级教务员工作呢？首先要充分认识建立系级教学档案的重要性，其次要分析和掌握建立系级档案工作的特点和规律。就我们计科系而言，我们在充分认识系级档案工作重要性的同时，认真进行总结归纳和创新，很好地完成了教学管理工作，建立起各种具备查考、总结和利用价值的、符合实际情况、实用而简洁的档案，它们在教学活动中发挥了很重要的作用。本文就系级教务员怎样才能做好基层建档工作，发挥好基层档案员的作用，建立起必需的、实用而简洁的教学档案，浅谈一些个人的体会。
一、档案工作的重要性
要做好系级教务员的建档工作，首先要认识到这项工作的重要性。档案是历史的原始记录。档案记录着人们改造客观世界和主观世界的实践活动的过程，在这一活动中人们需要查过去工作和生产的情况，研究事物发展规律，继承已有的成果。因此档案具备查考、总结和利用的价值。高校教学档案是指高校教师、学生、教学管理人员在日常教学活动、教学建设、教学管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图片、录音和录像等文件资料。高校的社会活动主要是围绕教学展开的，各项教学档案的建立会客观的记录教学活动的历史情况，保留各教学进程、各个教学方面和环节的真实情况。教学工作中的各项档案是教学规律研究的可靠资料，人们可以通过它继承前人的研究成果，吸取经验教训。因此在教学管理工作中，建档工作是非常重要的。档案工作是教学管理各个环节中最重要的环节之一，不建立完善的档案收集，整理，归档体系，将会给教学管理带来难以估计的困难，系部将无法了解教学活动的整体情况，不能宏观地对教学管理进行长期计划，也无法对短期教学活动进行细致的分析和了解，难以掌握教学主体，教师和学生以及教学的情况。因此，档案工作对于教学管理起着举足轻重的作用。可以说，基层建档工作的好坏与整个学校教学工作的好坏息息相关，是做好学校教学工作的保障。
二、系部档案的特点
高校系部的教学档案工作是学校最基层的档案工作。对于记录系部教学活动有着极为重要的意义，相对其他部门，系部教学档案有着以下特点：
1、多样性：教学档案作
系部教学管理的重要组成部分，涉及到教学管理的方方面面，因此，档案也是多种多样的，整理档案需要根据不同类型档案的特点分门别类的进行整理和归档；
2、复杂性：教学档案由于涉及的内容很多，各种不同的教学活动所需要的资料也有所区别，因此，教学档案有其复杂性；
3、时效性：教学档案是学校进行教学活动的记录，通过教学档案能够了解学校的整体教学活动的发展，但教学资料也和其他资料一样有着时效性，相对来说如课堂情况的反馈等可列为短期保管，因为它仅反映当期的课堂教学情况，对宏观管理没有太大作用，而学生的论文，试卷等资料等则根据其性质需列为长期保管。
三、系部档案的分类
将看似繁杂的档案进行分门别类，以便于存档和查找。
首先根据类别分为行政档案和教学档案，再根据两个大的类别进行细分。如行政档案可根据具体形式分为报告、申请、财务预算等等；而教学档案则可以根据不同时段分为：开学、期中、期末考试（试卷，成绩登记表，成绩分析，考场记录表等等）；各时间段又可按工作要点分类，如：教学检查、教师教学资料（教学大纲、教案、教学日历等），毕业设计（答辩安排表，毕业论文，其他资料等等）。
四、系部档案的收集
档案的收集是档案工作的重中之重。而系部档案的收集看起来很琐碎和繁杂，如何将档案收集工作做好是一个问题。根据我多年档案工作的经验，我总结出以下几点：
1、日积月累
档案工作看似繁杂，其实只要每时每刻都注意收集，整理，档案工作可以变的很轻松。准备一些夹子和公文袋，开始的时候，需要不断提醒自己，凡是重要的资料都进行集中收藏，同一类别的文件，依照时间顺序统一用文件袋或者夹子保管在固定的地点，一旦发生新的资料，用完后立刻放入同类文件资料袋或用夹子夹好，并做好登记表格。教务员通过表格进行管理，经过一段时间的锻炼后，便能够很自然的将文件分门别类的收集、整理了，之后，无论是查找还是后续整理都会非常方便，久而久之，日积月累，档案自然而然的就形成规模了。
2、耐心细致
档案的收集工作由于其重要性，档案工作人员必须认真筛查，档案的整理要耐心，细致。
3、档案整理
档案作为教学活动的记录，有着及其重要的作用，但并非是所有的东西都要归入档案中，档案人员要通过自身的业务学习和平时工作的积累，摸清教学档案究竟包括哪些内容，才能更好的从千头万绪的原始资料中甄别出应该归档的资料。
4、要不断学习，提高档案管理水平。
要自觉学习一些档案管理的基础理论和相关的法律知识，特别是针对各种文件资料的收集、整理、立卷、归档等具体操作环节进行规范性学习，以提高自身的建档和档案的管理水平。
5、建立电子档案
随着社会现代化的逐步深入，档案工作也需要与时俱进，在传统的纸质档案基础上，必须建立起相应的电子档案，我们可以将档案资料通过电脑编写目录，并将所有资料的电子版通过刻录光盘的形式加以保存，电子档案的优势相对于纸质档案更便于查找、阅览和传发。保存也较传统的纸质档案更为便利和节省空间。
电子档案也存在问题，一旦保存资料的载体出现问题，所有的资料档案便可能丢失，因此电子档案要做备份，还可以采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行档案管理。
多年来我们通过对各项教学活动档案的建立和改进的实践，提高了对建立实用而简便的教学档案重要性的认识，也给后续的教学工作带来了方便。我们的实践说明教学档案的建立是没有固定模式的，可以是表格式的，可以是电子版，只要能方便的发挥其各项功能即可。由于我们的努力，学校在每个学期要求进行归档处理的档案材料，我系都能够及时上缴归档。我们在建档工作中探索了一些模式，也积累了一些经验，但还需要进一步的提高，期望能对学校的教学管理和教学质量的提高贡献一份力量。
参考文献
[1]刘姝虹.加强教学档案管理的建设与利用.吉林省经济管理干部学院学报[j]2012.6.26卷（3）.
[2]曾秀梅.浅谈高校院系教学档案管理.赤峰学院学报（自然科学版）[j]2011.3.27卷（5）.
[3]谭建敏.高校院系教务档案管理现状研究.潍坊学院学报[j].2009（2）.
